Дата актуализации: г.
Содержание статьи - Что такое запрос в архив и когда он нужен
- Типовой бланк заявления‑запроса (скачать)
- Пошаговая инструкция по заполнению и отправке
- Сроки рассмотрения и возможные причины отказа
- Контакты для обращений (офис, телефон, e‑mail, личный кабинет)
- Структура архива: отделы и руководство
- Отзывы граждан
Что такое запрос в архив?
Запрос в архив — это официальное письменное (или электронное) обращение гражданина, юридического лица или организации к государственному (муниципальному) архиву с целью получения:
- архивных справок;
- выписок из архивных документов;
- копий оригиналов (по согласованию);
- информационных материалов по определённой теме.
Запрос может быть тематическим (по конкретному вопросу) или общим (получить сведения о всех документах, связанных с ФИО, датой, местом и т.п.).
Типовой бланк заявления‑запроса (скачать)
Ниже представлен пример типового бланка, который одобрён большинством государственных архивов РФ. Файл доступен в двух популярных форматах:
📄 Скачать PDF
Пример заполненного заявления (текстовый вариант)
В _______________________________ (наименование архива)
От _______________________________ (ФИО заявителя)
Адрес: ___________________________
Телефон: _________________________
E‑mail: __________________________
Заявление‑запрос
Цель обращения: получение архивной справки/выписки/копии документа.
Тема запроса: _________________________________________________
Перечень запрашиваемых материалов (по возможности – архивные номера, даты, фонды):
_________________________________________________________________
Основание запроса: (указать закон, нормативный акт или личный интерес)
_________________________________________________________________
Способ получения: (почтовая связь, электронная почта, личный кабинет)
_________________________________________________________________
Согласие на обработку персональных данных: ☐ Да ☐ Нет
Подпись заявителя _____________ Дата _____________
Важно: все поля заполняются печатью буквами и без исправлений. При необходимости приложите копию паспорта (для физических лиц) или устав (для юридических лиц).
Как правильно оформить и отправить запрос Шаг 1. Определите нужный архив
Если вы ищете документы, относящиеся к определённому региону, обратитесь в региональный государственный архив. Для документов оборонного характера — в Государственный архив Министерства обороны. Список архивов России доступен на официальном портале archives.gov.ru.
Шаг 2. Скачайте и заполните бланк - Скачайте файл в формате
.docx или .pdf. - Заполните все обязательные поля (см. пример выше).
- Прикрепите копию удостоверения личности (паспорт) и, при необходимости, доверенность.
Шаг 3. Выберите способ подачи - Лично — в приёмной архивного учреждения (см. график работы ниже).
- По почте — отправьте оригинал заявления заказным письмом с описью вложения.
- Электронно — через личный кабинет на официальном сайте архива (раздел «Электронный запрос»).
Шаг 4. Ожидайте ответа
.docx или .pdf.- Лично — в приёмной архивного учреждения (см. график работы ниже).
- По почте — отправьте оригинал заявления заказным письмом с описью вложения.
- Электронно — через личный кабинет на официальном сайте архива (раздел «Электронный запрос»).
Шаг 4. Ожидайте ответа
Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости срок может быть продлён до 60 дней, о чём вас уведомят письменно.
Шаг 5. Получите документ - Если запрос одобрен — вам выдадут справку/выписку или отправят копию по указанному способу.
- Если запрос отклонён — получите официальное объяснение причин (например, отсутствие запрашиваемых материалов или ограничения по доступу).
Сроки рассмотрения и типичные причины отказа
| Этап | Срок |
|---|---|
| Регистрация заявления | 1–2 рабочих дня |
| Экспертиза запроса (проверка соответствия законодательству) | 5–10 рабочих дней |
| Поиск и подготовка материалов | 10–20 рабочих дней (зависит от объёма) |
Типичные причины отказа:
- Запрос относится к документам, подпадающим под секретность государства;
- Отсутствие запрашиваемых материалов в фондах архива;
- Неполные или неточные сведения, затрудняющие поиск;
- Отсутствие согласия на обработку персональных данных (для физических лиц).
Контакты для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archives.gov.ru |
| Горячая линия (круглосуточно) | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Телефон справочного отдела | +7 (495) -65‑43‑21 (будни 9:00‑18:00) |
| E‑mail | info@archives.gov.ru |
| Личный кабинет (регистрация) | https://archives.gov.ru/lk |
| Личный приём (по записи) | +7 (495) -23‑45‑68 (запись через сайт или телефон) |
| График приёма граждан | Пн‑Пт — 10:00‑16:00 (без обеда); Сб — 10:00‑13:00; Вс — выходной |
Адреса основных архивов (пример) - Государственный архив Российской Федерации — 127018, г. Москва, ул. Сретенка, 8.
- Региональный архив г. Орла, 302040, г. Орёл, ул. Лескова, 24; ул. Октябрьская, 32 (архивохранилище фондов ОПОД). Тел.: (4862) -15‑448, (4862) -13‑440 (стол справок).
- Архив Министерства обороны РФ — 117997, г. Москва, ул. Сухонская, 7. Тел.: +7 (495) -77‑77‑77.
Структура архива: отделы и руководство Отделы, с которыми обычно взаимодействуют заявители - Отдел документального обеспечения, поиск и выдача оригинальных документов.
- Отдел справочно‑информационного обслуживания — выдача архивных справок и выписок.
- Отдел электронных запросов — работа с заявками через личный кабинет.
- Юридический отдел — проверка соответствия запросов законодательству.
Руководство (пример для ГА РФ)
Отделы, с которыми обычно взаимодействуют заявители - Отдел документального обеспечения, поиск и выдача оригинальных документов.
- Отдел справочно‑информационного обслуживания — выдача архивных справок и выписок.
- Отдел электронных запросов — работа с заявками через личный кабинет.
- Юридический отдел — проверка соответствия запросов законодательству.
Руководство (пример для ГА РФ)
| Должность | ФИО | Контакт |
|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов И. С. | ivanov@archives.gov.ru |
| Заместитель по работе с гражданами | Петрова А. В. | +7 (495) -23‑45‑69 |
| Начальник отдела электронных запросов | Смирнов К. Л. | smirnov@archives.gov.ru |
Отзывы граждан Анна К., г. Москва : «Запрос о справке по моему деду оформил онлайн, получил ответ уже через 12 дней. Всё быстро и без лишних вопросов».
Сергей М., г. Орёл : «При личном визите в архивохранилище меня встретили вежливо, но пришлось ждать в очереди 45 минут. Сотрудники помогли уточнить точные номера фондов, что ускорило поиск».
ООО «ТехноПлюс» : «Электронный запрос по документам о поставках 1998‑2002 гг. был одобрен, копии отправили в формате PDF на наш e‑mail. Сэкономили время и средства».
Анна К., г. Москва : «Запрос о справке по моему деду оформил онлайн, получил ответ уже через 12 дней. Всё быстро и без лишних вопросов».
Сергей М., г. Орёл : «При личном визите в архивохранилище меня встретили вежливо, но пришлось ждать в очереди 45 минут. Сотрудники помогли уточнить точные номера фондов, что ускорило поиск».
ООО «ТехноПлюс» : «Электронный запрос по документам о поставках 1998‑2002 гг. был одобрен, копии отправили в формате PDF на наш e‑mail. Сэкономили время и средства».
Оформление заявления‑запроса в архив — простой процесс, если следовать чёткой инструкции и пользоваться официальным бланком. Главное помнить о необходимости указать полные сведения о запрашиваемом материале, приложить документы, подтверждающие личность, и соблюдать сроки подачи. При возникновении вопросов всегда можно обратиться по указанным контактам: телефон горячей линии, e‑mail, либо в личный кабинет на официальном сайте.
Удачной работы с архивами!