Что такое акт приема‑передачи документов?

Акт приема‑передачи документов – это официальное письменное подтверждение факта
передачи оригинальных или копий документов от одной стороны (передающей) к другой
(принимающей) для их дальнейшего хранения в архиве организации. Документ фиксирует:

• наименование и количество передаваемых документов;
• дату и место передачи;
• условия хранения (срок, порядок доступа, требования к конфиденциальности);
• подписи уполномоченных лиц и печати сторон.

Акт является юридически значимым доказательством того, что передача произошла,
и служит основанием для последующего контроля за сохранностью и доступом к архивным материалам.

Нормативно‑правовая база

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г.).
2. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов в архив».
3. Гражданский кодекс РФ (раздел о сделках и передаче имущества).
4. Внутренние регламенты организации, определяющие порядок работы архивного отдела.

Состав и обязательные реквизиты акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование организации, реквизиты (ИНН, ОГРН), дата составления.
Стороны	Полные наименования, юридические адреса, ФИО ответственных лиц.
Перечень передаваемых документов	Таблица с указанием: №, наименование, количество, срок хранения, условный код (если есть).
Условия хранения	Срок, место (архивный фонд, полка), требования к конфиденциальности, порядок доступа.
Подписи и печати	Подписи уполномоченных представителей обеих сторон, печати организаций.
Приложения	Копии документов, акты инвентаризации, листы учета.

Пошаговая инструкция по оформлению акта

1. Подготовка перечня документов – составьте таблицу в Excel или в текстовом редакторе, указав все реквизиты.
2. Согласование условий хранения – уточните сроки, уровень доступа и требования к защите информации с архивным отделом.
3. Заполнение формы акта – используйте утверждённый шаблон (см. ниже). Введите данные о сторонах, дате и перечне.
4. Подписание – документ подписывают уполномоченные лица обеих сторон. При необходимости ставятся печати.
5. Регистрация в журнале учёта – после подписания акт вносится в журнал приёма‑передачи архивных фондов.
6. Передача оригиналов – оригиналы документов передаются в архивный отдел, где они фиксируются в акте приёма.
7. Хранение и контроль – архивный отдел обеспечивает соблюдение условий хранения и периодически проводит инвентаризацию.

Шаблон акта (PDF/Word)

Для ускорения работы вы можете скачать готовый шаблон:

• Шаблон Word (DOCX)
• Шаблон PDF

В шаблоне уже предусмотрены все обязательные реквизиты, а также места для подписей и печатей.

Ответственность сторон

Согласно ФЗ «Об архивном деле»:

• Передающая сторона обязана предоставить достоверный перечень документов и обеспечить их целостность.
• Принимающая сторона (архив) обязана обеспечить надёжное хранение, соблюдая требования к защите конфиденциальной информации.
• Нарушение условий хранения влечёт административную ответственность в виде штрафов, а в случае утраты – возмещение ущерба.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли передать в архив только копии документов?

Да, если это предусмотрено внутренними регламентами и согласовано с архивным отделом. В акте указывается, что передаются копии, а оригиналы остаются у передающей стороны.

Сколько времени занимает процесс оформления?

При наличии готового перечня и согласованных условий – от 1 до 3 рабочих дней.

Какие документы нельзя передавать в архив?

Документы, содержащие персональные данные без согласия субъекта, а также материалы, подпадающие под ограничения по государственной тайне.