Акт приёма‑передачи дел архива – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов
от одного подразделения (или физического лица) к другому (обычно – в архивное учреждение). Данный акт
является основанием для последующего учёта, хранения и использования архивных документов.
Правовое основание
Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и
приказам Министерства культуры, организация обязана оформлять передачу архивных дел в письменной форме.
На сегодняшний день учреждение вправе самостоятельно определять, какой формы акт будет применяться:
- Форма 0504101 – стандартный акт приёма‑передачи нефинансовых активов;
- Форма 0510448 – используется, когда передаются документы, требующие особого контроля (например,
документы с ограниченным доступом).
Содержание акта
В акте обязательно указываются следующие сведения:
- Наименование передающей и принимающей сторон;
- Дата и место составления акта;
- Перечень передаваемых дел (указывается инвентарный номер, наименование, срок хранения, уровень доступа);
- Состояние документов (целостность, наличие повреждений);
- Подписи уполномоченных лиц и печати;
- Примечания (особые условия, ограничения и т.п.).
Порядок оформления
Процедура оформления акта состоит из нескольких этапов:
- Подготовка перечня дел. Ответственное лицо формирует инвентарный список и проверяет
соответствие требованиям (сохранность, классификация). - Согласование формы акта. Выбирается форма 0504101 или 0510448 в зависимости от характера
передаваемых материалов. - Заполнение акта. Заполняются все обязательные реквизиты, при необходимости добавляются
приложения (копии документов, фотографии). - Подписание. Подписывают уполномоченные представители обеих сторон; при необходимости ставятся
печати организаций. - Регистрация в архиве. Принимающая сторона вносит запись в реестр архивных дел и
формирует акт в качестве первичного документа.
Пример заполнения формы 0504101
| Реквизит | Содержание |
|---|---|
| Наименование передающей организации | ООО «ТехноИнвест» |
| Наименование принимающей организации | Государственный архив г. Москвы |
| Дата составления акта | |
| Перечень дел | Инв. № 2025‑001 – Договоры 2010‑2015 гг. 2. Инв. № 2025‑002 – Техническая документация проекта «Альфа» |
| Состояние документов | Целостные, без повреждений |
| Подписи | _________________/Иванов И.И. (передающая сторона) __________________/Петров П;П. (принимающая сторона) |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие документы необходимо приложить к акту?
К акту следует приложить:
- Инвентарный лист;
- Копии оригинальных документов (если оригиналы передаются в архив);
- Согласие руководства (при необходимости).
Можно ли передать документы в электронном виде?
Да, но только если обе стороны согласовали порядок оцифровки и подтверждения подлинности
электронных копий. В этом случае в акте указывается ссылка на электронный архив и
приложение‑отчет о проведённой оцифровке.
Что происходит, если в акте обнаружены ошибки?
Документ считается недействительным до исправления ошибок. Стороны вносят поправки
и подписывают дополнения (протокол исправления).
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие подписи уполномоченного лица – акт считается недействительным.
- Неполный перечень дел – может привести к утрате ответственности за часть материалов.
- Неуказание уровня доступа – затрудняет последующее использование и охрану документов.
Отзывы и рекомендации
Согласно отзывам организаций, успешно прошедших процедуру передачи дел, ключевыми факторами
являются:
- Тщательная подготовка инвентарного списка;
- Своевременное согласование формы акта с архивом;
- Контроль за состоянием документов до передачи.
Контактная информация для обращения
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.moscow.gov.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | archive@moscow.gov.ru |
| Личный кабинет | Перейти в личный кабинет |
| Личный приём (приёмные часы) | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| График приёма |
|
| Отделы |
|
| Руководство | Главный архивариус: Алексей Сергеевич Кузнецов Заместитель директора по юридическим вопросам: Марина Владимировна Петрова |
| Отзывы | «Профессиональное оформление акта позволило быстро передать более 2000 документов без задержек» – ООО «СтройТех». «Благодарим за оперативный приём и качественное сканирование материалов» – ФГБУ «Научный архив». |
Оформление акта приёма‑передачи дел архива – важный юридический процесс,
который обеспечивает законность, сохранность и доступность архивных материалов. Соблюдая
правила заполнения, выбирая правильную форму (0504101 или 0510448) и используя указанные выше
контактные данные, вы сможете быстро и без проблем передать документы в архив.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в Отдел приёма‑передачи дел архива
по указанным контактам – специалисты помогут подготовить все необходимые документы и
сопроводительные материалы.