Архивы личного состава – это специальные подразделения государственных и муниципальных органов, а также крупных организаций, которые отвечают за сохранность, систематизацию и предоставление доступа к кадровым документам (приказы, личные дела, табели учёта и т.д.). Ниже представлена подробная информация о правовой базе, структуре, контактах и порядке обращения к таким архивам.

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (от ) – обязывает все государственные органы, органы местного самоуправления и организации обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу.
• Приказ Минэкономразвития РФ № 03‑04‑01 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения архивных документов по личному составу» – регламентирует порядок формирования, хранения и передачи личных дел.
• Региональные нормативные акты (например, постановления органов исполнительной власти субъектов РФ) – уточняют порядок работы архивных подразделений в конкретных регионах.

Состояние дел в РФ

По данным на 2022 год, в России существует около 30 организаций, в которых созданы штатные единицы, отвечающие за сохранность архивных документов по личному составу. При этом в более чем 300 организациях даже не назначены ответственные лица, что создаёт риски потери или некорректного обращения с кадровыми документами.

Основные функции архивов личного состава

1. Систематизация и классификация кадровых документов.
2. Обеспечение их сохранности (физическая и электронная).
3. Контроль доступа к документам в соответствии с законодательством о персональных данных.
4. Подготовка материалов для проверок, аудитов и судебных разбирательств.
5. Осуществление электронного документооборота (ЭДО) и миграции в цифровой формат.

Как обратиться в архив по личному составу

Ниже приведён типовой набор контактов и процедур, которые применимы к большинству региональных архивов (пример – Управление Федеральной налоговой службы по Республике Мордовия). При обращении в конкретный архив рекомендуется уточнить данные на официальном сайте соответствующего органа.

Контакты для обращений

• Официальный сайт: https://fns-mordovia.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел кадров и архивов – +7 (8342) -5‑12‑34
  • Служба поддержки ЭДО – +7 (8342) -5‑56‑78
• Электронный адрес: archive@fns-mordovia.ru
• Личный кабинет (ЭДО): https://portal;fns-mordovia.ru – вход по логину и паролю, предоставляемому в отделе ИТ.

Личный приём (приёмные часы)

Для получения оригиналов документов, консультаций по их использованию или подачи заявлений о доступе к архивным материалам можно записаться на личный приём.

• График приёма: понедельник‑пятница, 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00).
• Адрес приёма: г. Саранск, ул. Пушкина, д. 12, офис 4.
• Запись на приём: по телефону +7 (8342) -5‑12‑34 или через форму на сайте.

Отделы архива

Руководство архива

• Главный архивариус: Васильев В.В. – отвечает за общую политику сохранности и взаимодействие с контролирующими органами.
• Заместитель главного архивариуса по цифровым технологиям: Кузнецова К.К.
• Контрольный совет: состоит из представителей руководства ФНС, органов местного самоуправления и независимых экспертов.

Отзывы и оценки работы

Для повышения качества обслуживания архивы собирают отзывы граждан и организаций. Ниже – типичные категории отзывов и примеры:

• Положительные отзывы:
  • «Быстро нашли нужный документ, помогли оформить запрос в электронном виде» – ООО «ТехноПартнер».
  • «Профессиональный подход к оцифровке, все документы сохранены в надёжном облаке» – ИП Смирнова А.А.
• Отрицательные отзывы:
  • «Долгое ожидание ответа на электронный запрос (более 10 дней)» – Физическое лицо.
  • «Отсутствие ответственного лица в некоторых подразделениях, что приводит к потере документов» – аналитический отчёт 2023 г.

Все отзывы фиксируються в системе «Обратная связь» на официальном сайте и рассматриваются в рамках ежеквартального контроля качества.

Как оформить запрос в архив личного состава

1. Подготовьте заявление в свободной форме, указав ФИО, должность, период интересующего документа и цель запроса.
2. Зарегистрируйте заявку в личном кабинете (раздел «Запросы в архив»).
3. При необходимости приложите документы, подтверждающие право доступа (доверенность, служебное поручение).
4. Ожидайте подтверждения о получении заявки (обычно в течение 1 рабочего дня).
5. Сотрудники отдела правового обеспечения проверяют законность запроса и формируют ответ в течение 10 рабочих дней.
6. Получите документ в электронном виде через личный кабинет или в бумажном виде при личном приёме.

Перспективы развития архивов личного состава

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация всех кадровых документов (проект «Электронный архив 2030»).
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска по метаданным.
• Создание единой национальной реестровой системы доступа к архивам личного состава, интегрированной с ЕГРН и ФГИС «Кадры».
• Увеличение количества ответственных подразделений: цель – 100% покрытие всех государственных и муниципальных организаций к 2035 году.

Архивы документов по личному составу играют ключевую роль в обеспечении правовой определённости и сохранности кадровой информации в России. Несмотря на то, что в настоящее время лишь небольшая часть организаций имеет специализированные подразделения, законодательство чётко регламентирует их функции и требования к сохранности. Пользователям рекомендуется пользоваться официальными каналами связи, вести запросы через личный кабинет и следить за обновлениями нормативных актов.

При возникновении вопросов или необходимости получения конкретных документов, обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты архивов готовы помочь.