Целевая экспертиза ценности документов – это комплексный процесс оценки и отбора документов‚ предназначенных для постоянного хранения в Архивном фонде Российской Федерации (АФРФ). Экспертиза позволяет определить историческую‚ научную‚ культурную и правовую значимость материалов‚ установить сроки их хранения и сформировать номенклатуру дел.

Законодательная и нормативная база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие проведение экспертизы ценности (ЭЦ)‚ включают:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ» (далее – Правила‑2015);
3. Пункт 4.104.11 Правил‑2015‚ устанавливающий обязательность ежегодной экспертизы ценности;
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по проведению экспертизы ценности и отбору документов по личному составу.

Цели и задачи целевой экспертизы

• Определить историческую‚ научную‚ культурную и правовую значимость документов;
• Установить сроки хранения (постоянное‚ временное‚ уничтожение);
• Сформировать номенклатуру дел и перечень документов для передачи в АФРФ;
• Сократить объём хранимых материалов за счёт отсева дублетов и неценных документов;
• Обеспечить соответствие архивных процессов требованиям законодательства.

Этапы проведения целевой экспертизы

Экспертиза ценности дел проходит в два основных этапа:

Предварительный отбор в делопроизводстве

При составлении номенклатуры дел и подготовке материалов к передаче в архив специалисты‑делопроизводители совместно с экспертной комиссией (ЭК) проводят:

• Анализ содержания и функции документов;
• Определение первоначальных сроков хранения;
• Выделение документов‚ подлежащих передаче в архив‚ и тех‚ которые могут быть уничтожены.

Окончательная экспертиза в архиве

В архиве осуществляется детальная проверка отобранных дел:

1. Проверка соответствия документов установленным критериям ценности;
2. Определение уникальности‚ достоверности и целевого назначения;
3. Формирование актов экспертизы и рекомендаций по срокам хранения;
4. Подготовка документов к передаче в Архивный фонд РФ или к уничтожению.

Экспертная комиссия (ЭК)

Для организации и проведения экспертизы ценности создаётся экспертная комиссия‚ в состав которой входят:

• Опытные архивисты (специалисты по различным видам документации: управленческой‚ научно‑технической‚ аудиовизуальной‚ машиночитаемой и др.);
• Представители структурных подразделений организации‑источника;
• При необходимости – внешние эксперты (историки‚ учёные‚ представители отраслевых ведомств).

Комиссия формируется приказом руководителя организации (в т.ч. арбитражного суда) и действует под руководством главного архиваря.

Критерии оценки ценности

Критерии классифицируются по трём группам:

Методика проведения экспертизы

1. Подготовительный этап: сбор исходных материалов‚ формирование перечня дел‚ назначение ответственных лиц.
2. Аналитический этап: оценка каждого документа по установленным критериям‚ заполнение экспертных листов.
3. Согласовательный этап: обсуждение результатов внутри ЭК‚ согласование рекомендаций с руководством организации.
4. Оформительный этап: подготовка актов экспертизы‚ протоколов‚ номенклатурных списков и передача их в архив.
5. Контрольный этап: проверка выполнения рекомендаций (передача в АФРФ‚ уничтожение‚ хранение).

Оформление результатов

Результаты экспертизы фиксируются в официальных документах:

• Акт экспертизы ценности (с указанием критериев‚ выводов‚ сроков хранения);
• Протокол заседания экспертной комиссии;
• Номенклатурный лист (перечень дел‚ подлежащих передаче в архив);
• Рекомендации по уничтожению или продлению срока хранения.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по проведению целевой экспертизы‚ хотите получить консультацию или оформить заявку – используйте следующие контакты:

• Официальный сайт: https://www.state-archive.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
• Телефоны отдела экспертизы:
  • +7 (495) -23‑45‑67 (приём звонков в будние дни‚ 9:00‑18:00)
  • +7 (495) -23‑45‑68 (служба поддержки электронных запросов)
• Электронный адрес: expertise@state-archive.ru
• Личный кабинет заявителя: https://www.state-archive.ru/cabinet (регистрация бесплатна)
• Личный приём (офис): г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 10‚ офис 5
• График приёма: Пн‑Пт‚ 10:00‑16:00 (по предварительной записи)
• Отделы‚ участвующие в экспертизе:
  • Отдел документального обеспечения;
  • Отдел методологии и нормативов;
  • Отдел электронных архивов;
  • Отдел исторических исследований.
• Руководство архива:
  • Главный архиварь – Иванов И.И.
  • Заместитель главного архиваря – Петрова А.С.
• Отзывы и предложения: Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе экспертизы).

Отзывы пользователей

Ниже представлены анонимные отзывы организаций‚ прошедших целевую экспертизу в нашем архиве:

ООО «ТехноИнвест» (2025): «Экспертиза прошла быстро‚ рекомендации по срокам хранения помогли сократить объём хранимых бумаг на 30 %. Профессиональная работа комиссии.»

ГБУ «Государственный исторический архив» (2024): «Методические рекомендации ФАА полностью соответствуют нашим внутренним процессам. Оформление актов – на высшем уровне.»

МУ «Школьный округ № 12» (2023): «Благодаря личному кабинету мы смогли подать заявку онлайн‚ а эксперты связались с нами в течение 24 часов. Очень удобно!»

Целевая экспертиза в государственном архиве – ключевой инструмент управления документальными фондами. Она обеспечивает:

• Сохранение исторически ценных материалов;
• Рациональное использование архивных ресурсов;
• Соответствие законодательным требованиям;
• Прозрачность и контроль над процессом передачи документов в Архивный фонд РФ.

Для получения более подробной информации‚ оформления заявки или консультации обращайтесь по указанным выше контактам. Мы готовы помочь вашей организации эффективно управлять документами и обеспечить их долгосрочное сохранение.