Дата актуализации:  г.

В условиях цифровой трансформации всё больше государственных и коммерческих организаций переводят делопроизводство в электронный формат. При этом возникает необходимость обеспечить долговременное хранение электронных архивных документов (ЭАД), их корректное описание и учёт в соответствии с действующим законодательством.

Нормативно-правовая база

1. Федеральный закон № 63‑ФЗ от  г. «Об электронной подписи» – определяет юридическую силу электронных подписей.
2. Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. № 19. Вводит стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства, включая штрафы за нарушения.
3. ГОСТ Р 7.0.8‑2025. Обновляет терминологию и устанавливает стандарты делопроизводства и архивного дела с учётом электронных документов.
4. Приказ Федерального архивного агентства от  г. № 69. Утверждает типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД).
5. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Регламентирует порядок организации хранения, комплектования, учёта и обеспечения целостности цифровых документов.
6. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены Минкультуры РФ, 2015 г.) – базовый документ, на который опираются все последующие нормативные акты.

Ключевые понятия

• Электронный архивный документ (ЭАД) – файл, подписанный электронной подписью, включённый в документальный фонд и подлежащий хранению в архиве.
• Метаданные – сведения, описывающие документ (дата создания, автор, тип, классификатор, срок хранения и т.д.).
• Номенклатура дел – классификационный справочник, используемый для формирования дел, описей и определения сроков хранения.
• Сроки хранения:
  • до 10 лет – временные документы;
  • свыше 10 лет – постоянные документы.

Организация хранения электронных документов

Технические требования к СХЭД

Система должна обеспечивать:

• Непрерывную целостность и конфиденциальность данных (контроль контрольных сумм, шифрование).
• Поддержку электронной подписи (соответствие 63‑ФЗ).
• Возможность резервного копирования и восстановления (минимум 2 независимых копии, хранение в разных географических зонах).
• Автоматическое управление сроками хранения (перевод в «пассивный» режим, уничтожение по истечении срока).
• Интеграцию с системами электронного документооборота (СЭД) и бизнес‑процессами организации.

Процесс комплектования и приёма ЭАД в архив

1. Идентификация документа в информационной системе (присвоение уникального идентификатора).
2. Проверка наличия электронной подписи и её соответствия требованиям ГОСТ/63‑ФЗ.
3. Формирование метаданных в соответствии с номенклатурой дел и регламентом описей.
4. Создание описей ЭАД (общая, аналитическая, электронная) в формате XML/JSON, согласованном с ГОСТ Р 7.0.8‑2025.
5. Перенос файлов в хранилище электронных документов (СХЭД) с применением контроля целостности.
6. Регистрация приёма в журнале учёта ЭАД (автоматический журнал в СХЭД).
7. Формирование документа о приёме (подтверждение для подразделения‑создателя).

Описание (метаданные) электронных документов

Структура описей должна включать следующие обязательные поля:

Учёт электронных архивных документов

Учёт реализуется в СХЭД через автоматический журнал, который фиксирует:

• Дата и время приёма;
• Ответственное лицо (оператор архива);
• Состояние документа (активный, архивный, уничтожен);
• Результаты проверок целостности (контрольные суммы).

Для контроля соблюдения сроков хранения в системе настраиваются триггеры:

• Уведомление за 6 мес. до окончания срока хранения.
• Автоматическое перемещение в «пассивный» архив.
• Генерация приказа об уничтожении (по истечении срока).

Практические рекомендации

1. Выбор СХЭД – отдавайте предпочтение решениям, сертифицированным Минкомсвязью и соответствующим ГОСТ Р 7.0.8‑2025.
2. Регулярные аудиты – проверка целостности, соответствия метаданных и актуальности резервных копий (не реже 1 раза в год).
3. Обучение персонала – курс по работе с электронными подписями, формированию описей и использованию СХЭД.
4. Документирование процессов – разработка локальных инструкций по приёму, описанию и учёту ЭАД.
5. Миграция форматов – планировать переход на долгосрочные форматы (PDF/A‑2, TIFF) за 5‑7 лет до окончания срока поддержки текущих форматов.

Контактная информация для обращений

Все вопросы, связанные с хранением, описанием и учётом электронных архивных документов, можно направлять в Федеральное архивное агентство (ФАА) и в региональные архивы.

Эффективное хранение, описание и учёт электронных архивных документов – фундаментальная часть современной документо‑ и архивной политики. Соблюдение нормативных требований (приказы Росархива, ГОСТ Р 7.0.8‑2025, 63‑ФЗ) и внедрение проверенных технических решений позволяют минимизировать риски потери информации, обеспечить её юридическую силу и подготовить организацию к долгосрочному цифровому хранению.

При возникновении вопросов или необходимости консультации по внедрению СХЭД, формированию описей или организации учёта – используйте указанные выше контакты.