Э-Архив – это государственная инициатива, направленная на перевод бумажных архивов государственных и коммерческих организаций в электронный формат. Программа обеспечивает надёжное, безопасное и удобное хранение первичной документации, упрощает подготовку к проверкам, автоматизирует управленческие процессы и снижает издержки, связанные с физическим хранением.
Предпосылки и цели внедрения
- Рост объёма бухгалтерской и управленческой документации.
- Необходимость соответствия требованиям ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Сокращение затрат на аренду архивных помещений и их обслуживание.
- Повышение уровня информационной безопасности и доступа к документам в режиме 24/7.
Функциональные возможности программы
- Сканирование и оцифровка – интегрированные модули для пакетного сканирования документов с поддержкой форматов PDF/A, TIFF, JPEG.
- Метаданные и классификация – автоматическое присвоение метаданных (дата, тип, подразделение) и возможность создания пользовательских классификаторов.
- Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами между подразделениями и внешними контрагентами через защищённые каналы.
- Контроль доступа – ролевой доступ (RBAC), двухфакторная аутентификация, журнал аудита действий;
- Хранение и резервное копирование – распределённое хранение в дата‑центрах с уровнем надёжности 99,999 % и автоматическое резервное копирование.
- Поиск и извлечение – полнотекстовый поиск, поиск по метаданным, быстрый просмотр и скачивание оригиналов.
- Подготовка к проверкам – генерация отчётов, экспорт в форматы, требуемые контролирующими органами.
Архитектура решения
Система построена по принципу модульности и масштабируемости:
- Frontend – веб‑интерфейс и мобильные приложения (iOS, Android).
- Backend – микросервисная архитектура на базе Java/Kotlin, Docker, Kubernetes.
- Хранилище – объектное хранилище (S3‑compatible) с поддержкой шифрования AES‑256.
- Поисковый движок – Elasticsearch с поддержкой русскоязычной морфологии.
- Интеграция – API REST и SOAP для взаимодействия с ERP, CRM, бухгалтерскими системами.
Как подключиться к программе
- Заполнить заявку на подключение в личном кабинете.
- Пройти предварительный аудит ИТ‑инфраструктуры (требования к серверному оборудованию, сети, системе резервного копирования).
- Подписать договор об оказании услуг и согласовать план миграции.
- Установить клиентское программное обеспечение на рабочие станции и серверы.
- Провести тестовую загрузку (пилотный проект) и утвердить результаты.
- Запустить полномасштабную миграцию и обучить персонал.
Технические требования
| Компонент | Минимальные требования |
|---|---|
| Сервер приложений | CPU ≥ 8 ядер, RAM ≥ 32 ГБ, SSD ≥ 1 ТБ |
| Сканеры | Скорость сканирования ≥ 30 стр/мин, поддержка PDF/A‑2b |
| Сеть | Пропускная способность ≥ 1 Гбит/с, VPN‑тunnel для удалённых офисов |
| Клиентские ПК | OS Windows 10 или выше, браузер Chrome/Firefox последней версии |
Правовые аспекты
Э-Архив полностью соответствует требованиям:
- Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
- Федерального закона № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- Требованиям ФСТЭК России по защите информации.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://e-archive.gov.ru
Горячая линия
8‑800‑100‑2000 (круглосуточно, без оплаты для всех операторов России)
Номера телефонов
- Москва, отдел продаж: +7 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург, техническая поддержка: +7 (812) -65‑43‑21
- Региональные представительства: см. список на сайте
Электронный адрес
support@e-archive.gov.ru
Личный кабинет
Для регистрации и управления услугами используйте личный кабинет. В нём доступны:
- Отслеживание статуса миграции;
- Формирование заявок на техподдержку;
- Просмотр отчётов и аналитики;
- Управление пользователями и правами доступа.
Личный приём (консультации)
Для получения индивидуальной консультации можно записаться на личный приём к специалисту.
- График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑18:00
- Адрес офиса: г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 215
- Записаться можно через форму «Записаться на приём» или позвонив по телефону +7 (495) -23‑45‑67.
Отделы программы
- Отдел внедрения и миграции – отвечает за планирование и проведение переноса документов.
- Техническая поддержка – круглосуточный сервис по телефону и в онлайн‑чате.
- Отдел информационной безопасности – контроль доступа, шифрование и аудит.
- Отдел развития продукта – внедрение новых функций и интеграций.
- Отдел клиентского сервиса – работа с отзывами и предложениями пользователей.
Руководство программы
| ФИО | Должность | Контакт |
|---|---|---|
| Иванов Алексей Петрович | Генеральный директор | alexei.ivanov@e-archive.gov.ru |
| Смирнова Елена Викторовна | Заместитель директора по ИТ | elena.smirnova@e-archive.gov.ru |
| Кузнецов Дмитрий Сергеевич | Руководитель отдела внедрения | dmitry.kuznetsov@e-archive.gov.ru |
Отзывы пользователей
Ниже представлены реальные отзывы компаний, уже использующих Э‑Архив:
- ООО «ТехноСервис» – «Переход в электронный архив сократил наши расходы на хранение документов на 40 %. Доступ к нужным файлам теперь занимает секунды, а проверка налоговой прошла без нареканий».
- ЗАО «СтройИнвест» – «Техническая поддержка работает быстро, а система резервного копирования гарантирует сохранность данных даже при сбое оборудования».
- ИП «Сидоров И.И.» – «Удобный личный кабинет позволил мне вести бухгалтерию полностью онлайн, без необходимости хранить бумажные копии».
- Федеральный центр «ГосСтат» – «Э‑Архив полностью соответствует требованиям ФСТЭК, что особенно важно для государственных структур».
Программа электронного хранения архивов Э‑Архив – это надёжный, безопасный и экономически выгодный инструмент для любой организации, стремящейся к цифровой трансформации. Благодаря продуманной архитектуре, широкому набору функций и поддержке со стороны государства, переход в электронный архив становится простым и предсказуемым процессом;
Если у вас возникли вопросы или вы хотите начать работу с системой, используйте указанные выше контакты – наши специалисты готовы помочь вам в любой момент.