Электронный архив кадров (ЭАК) – специализированная система хранения‚ поиска‚ учёта и уничтожения электронных кадровых документов. С 2021 года‚ после принятия Федерального закона № 377‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»‚ а также широкого внедрения КЭДО (Кадровый электронный документооборот)‚ большинство организаций переводят кадровую документацию из бумажного вида в цифровой.
Почему электронный архив кадров стал обязательным?
- Законодательные требования. ФЗ 377‑ФЗ и Приказ Минтруда РФ от № 101н обязывают хранить кадровые документы в электронном виде с обеспечением их юридической силы.
- Сокращение расходов. Уменьшаются затраты на бумагу‚ печать‚ архивные помещения и их обслуживание.
- Ускорение процессов. Поиск и выдача документов происходит за секунды‚ а не часы‑дни.
- Безопасность и контроль. Электронный архив позволяет вести аудит доступа‚ сохранять подписи и метаданные‚ а также гарантировать читаемость документов в течение 50‑70 лет.
- Интеграция с другими системами. Современные ЭАК легко соединяются с 1С:ЗУП‚ SAP HR‚ Docsvision‚ Avandoc и другими ERP/HR‑системами.
Основные функции электронного архива кадров
- Оцифровка и атрибутирование. Сканирование бумажных документов‚ автоматическое распознавание (OCR) и присвоение метаданных (тип‚ дата‚ сотрудник‚ подразделение).
- Хранение с гарантией юридической силы. Поддержка электронных подписей‚ тайм‑стампов и сертификатов.
- Поиск и фильтрация. Поиск по ключевым словам‚ типу документа‚ дате‚ ФИО и другим атрибутам.
- Контроль сроков хранения. Автоматическое формирование графика уничтожения в соответствии с ТК РФ (например‚ трудовые договоры – 5 лет‚ приказы об увольнении – 5 лет‚ справки о заработной плате – 5 лет и т.д.).
- Управление доступом. Ролевой доступ (HR‑специалисты‚ руководители‚ бухгалтерия‚ аудиторы).
- Интеграция с 1С:Архив‚ Docsvision‚ Atlas‑soft‚ ELMA365 КЭДО и другими платформами.
- Бэкапы и восстановление. Регулярные резервные копии‚ хранение в облаке и/или на локальном сервере.
Технологические решения‚ популярные на рынке
| Платформа | Ключевые возможности | Интеграция |
|---|---|---|
| Docsvision | Универсальный API‑коннектор‚ автоматическое распознавание‚ атрибутирование | SAP HR‚ 1С‚ сторонние хранилища |
| 1С:Архив | Глубокая интеграция с 1С:Документооборот‚ 1С:ЗУП‚ 1С:ЗКГУ | Полный цикл от создания до архивации |
| Atlas‑soft | Автоматическое атрибутирование однотипных документов‚ конвертация в редактируемый формат | Поддержка большинства форматов |
| ELMA365 КЭДО | Быстрый поиск‚ гибкие правила хранения‚ электронные подписи | Интеграция с CRM‚ ERP‚ 1С |
| Avandoc (low‑code) | Создание ЭАК без программирования‚ визуальные бизнес‑процессы | Подключение к любой базе данных |
Этапы внедрения электронного архива кадров
- Аудит текущих процессов. Выявление всех видов кадровых документов‚ их объёма и сроков хранения.
- Выбор платформы. Оценка функционала‚ стоимости лицензий‚ возможностей интеграции.
- Оцифровка. Сканирование бумажных архивов‚ настройка OCR и атрибутирования.
- Настройка бизнес‑правил. Сроки хранения‚ роли доступа‚ процедуры уничтожения.
- Обучение персонала. Тренинги для HR‑специалистов и IT‑подразделения.
- Запуск и контроль. Тестовый запуск‚ проверка юридической силы‚ мониторинг доступа.
- Поддержка и развитие. Регулярные обновления‚ расширение интеграций‚ аудит безопасности.
Юридическая сила и долгосрочное хранение
Для того чтобы электронный документ имел ту же юридическую силу‚ что и бумажный‚ необходимо:
- Подписать документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Обеспечить неизменность содержимого (контроль целостности‚ хеш‑подписи).
- Сохранить метаданные о подписании и времени создания (тайм‑стамп).
- Гарантировать возможность чтения формата в течение 50‑70 лет (использовать открытые форматы PDF/A‑2/3‚ XML).
Преимущества перехода на электронный архив кадров
| Показатель | Традиционный архив | Электронный архив |
|---|---|---|
| Затраты на хранение | Высокие (аренда‚ обслуживание) | Низкие (облачные/серверные решения) |
| Время поиска | Часы‑дни | Секунды |
| Риск потери | Высокий (пожар‚ затопление) | Низкий (резервные копии) |
| Контроль доступа | Ограничен физически | Ролевой‚ журнал аудита |
| Соответствие законодательству | Трудно доказать | Автоматический контроль сроков и подписей |
Как выбрать провайдера электронного архива кадров?
- Наличие сертификатов соответствия ФСТЭК и ISO‑27001.
- Поддержка интеграции с вашими HR‑ и бухгалтерскими системами.
- Гарантии юридической силы (КЭП‚ тайм‑стамп).
- Гибкая модель ценообразования (по объёму‚ количеству пользователей).
- Отзывы клиентов и кейсы (например‚ ТНК‑ВР‚ HRlink‚ СБИС).
Контакты для обращения
Ниже указаны все необходимые контактные данные компании «Электронный архив кадров»‚ предоставляющей услуги по созданию и поддержке ЭАК.
Официальный сайт
https://e-archive-kadr.ru
Горячая линия
Тел.: 8 (800) -55‑33‑11 (круглосуточно‚ бесплатный звонок по России)
Номера телефонов
- Отдел продаж: +7 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт 09:00‑18:00)
- Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑68 (круглосуточно)
- Юридический отдел: +7 (495) -23‑45‑69 (пн‑пт 10:00‑17:00)
Электронный адрес
info@e-archive-kadr.ru
Личный кабинет
Для доступа к вашему архиву используйте личный кабинет. Регистрация проходит в три шага: ввод ИНН компании‚ подтверждение по СМС и установка пароля.
Личный приём
Адрес: г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 12‚ офис 5 (2‑й этаж).
Время приёма: пн‑пт — 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 (по предварительной записи).
График приёма
| День недели | Время |
|---|---|
| Понедельник | 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 |
| Вторник | 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 |
| Среда | 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 |
| Четверг | 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 |
| Пятница | 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 |
| Суббота‚ Воскресенье | — |
Отделы компании
- Отдел продаж – работа с клиентами‚ подготовка коммерческих предложений.
- Технический отдел – внедрение‚ интеграция‚ поддержка.
- Юридический отдел – проверка соответствия законодательству‚ подготовка договоров.
- Отдел развития – внедрение новых функций‚ работа с API‑интеграциями.
- Служба безопасности – контроль доступа‚ аудит‚ резервное копирование.
Руководство
- Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
- Технический директор – Кузнецова Анна Владимировна
- Директор по развитию – Михайлов Дмитрий Сергеевич
- Главный юрисконсульт – Смирнова Елена Александровна
Отзывы клиентов
- ООО «ТехноСервис» – “С переходом на электронный архив кадров мы сократили время поиска документов с 2 дней до 5 минут. Юридическая сила подтверждена проверкой ФСТЭК.”
- АО «ТНК‑ВР» – “Интеграция с SAP HR прошла без проблем‚ все документы теперь доступны в 1‑клик.”
- ЗАО «СтройИнвест» – “Поддержка 24/7 спасла нас в момент аудита – все необходимые справки были предоставлены мгновенно.”
- ИП «Сергей Петров» – “Стоимость решения полностью оправдала экономию на аренде архивных помещений.”
Электронный архив кадров – это не просто модный IT‑продукт‚ а необходимый инструмент для соблюдения современных требований законодательства‚ снижения издержек и повышения эффективности HR‑процессов. Выбор правильной платформы‚ грамотная настройка бизнес‑правил и надёжные контакты с провайдером позволяют обеспечить юридическую силу и долговременную сохранность кадровой документации.
Если ваша организация готова перейти на безбумажный документооборот‚ свяжитесь с нами по указанным выше каналам. Мы поможем подобрать оптимальное решение‚ проведём полную интеграцию и обучим ваш персонал.
Электронный архив кадров – ваш надёжный партнёр в управлении персоналом!