Электронный архив (ЭА) – это система для долгосрочного хранения, поиска и управления документами в цифровом виде. Он заменяет традиционный бумажный архив, повышая скорость доступа к информации, обеспечивая безопасность и экономию ресурсов.

Классификация электронных архивов

По способу хранения данных (техническая классификация)

1. Традиционные (локальные) архивы – данные сохраняются на физических носителях, находящихся в пределах организации (жёсткие диски, SSD, NAS‑серверы).
2. Облачные архивы – документы размещаются в дата‑центрах провайдера и доступны через Интернет. Делятся на:
   • Облачный архив «публичный» – управляется сторонним провайдером (Google Drive, Microsoft OneDrive, Яндекс.Диск и т.п.).
   • Облачный архив «корпоративный» – размещён в инфраструктуре провайдера СЭД (система электронного документооборота) и управляется совместно с заказчиком.

По отраслевому содержанию (функциональная классификация)

• Финансовый архив – хранит бухгалтерскую, налоговую и аудиторскую документацию.
• Кадровый (HR) архив – личные дела сотрудников, приказы, трудовые договоры.
• Технический архив – проектная, конструкторская, технологическая документация.
• Общий (универсальный) архив – любые типы документов, не привязанные к конкретному подразделению.

Преимущества электронного архива

Безопасность. Шифрование, контроль доступа, резервное копирование.

Доступность. Поиск по метаданным,‑поиск внутри файлов, возможность одновременного просмотра несколькими пользователями.

Экономия. Сокращение расходов на бумагу, хранение и транспортировку.

Соответствие требованиям. Автоматическое формирование реестров, журналов операций, поддержка требований ФЗ‑63 «Об архивном деле» и ФЗ‑152 «О персональных данных».

Как выбрать подходящий тип архива

1. Оцените объём и типы документов. Большие объёмы сканированных изображений лучше хранить в облаке с масштабируемым хранилищем.
2. Определите требования к безопасности. Для конфиденциальных данных предпочтительнее локальные или «приватные» облачные решения.
3. Учтите бюджет. Облачные сервисы часто работают по модели «pay‑as‑you‑go», а локальные решения требуют капитальных вложений в оборудование.
4. Проверьте совместимость с существующими СЭД. Интеграция с 1С, SAP, Microsoft Dynamics упрощает автоматизацию бизнес‑процессов.

Этапы внедрения электронного архива в организации

• Анализ текущих процессов. Выявление типов документов, объёмов, частоты доступа.
• Выбор платформы. Сравнение локальных и облачных решений, проверка наличия сертификации ФСБ.
• Подготовка инфраструктуры. Закупка серверов/выбор облачного тарифа, настройка сетевого доступа.
• Миграция данных. Сканирование бумажных документов, импорт электронных файлов, заполнение метаданных.
• Обучение персонала. Тренинги по работе с системой, правилам классификации и доступа.
• Запуск и контроль. Мониторинг доступности, проверка резервных копий, аудит соответствия нормативам.

Требования к электронному архиву (по законодательству)

Согласно ФЗ‑63 и ГОСТ Р 7.0.97‑2016, электронный архив должен обеспечивать:

• Неподдельность и целостность документов.
• Идентификацию и аутентификацию пользователей.
• Хранение документов в течение установленного срока (от 5 до 75 лет в зависимости от типа).
• Возможность формирования реестров и журналов операций.
• Контроль доступа и журналирование всех действий.

Отзывы пользователей

Контакты для обращения