Электронный архив копий документов (ЭАКД) – это специализированная информационная система, в которой хранятся цифровые копии (сканы, PDF/A‑файлы, электронные оригиналы) всех документов организации. Такие архивы позволяют обеспечить долговременное хранение, быстрый поиск и юридическую силу документов без необходимости работы с бумажными носителями.

Почему стоит переходить на электронный архив?

• Сокращение расходов на бумагу, печать, хранение и транспортировку.
• Увеличение скорости доступа к документам – поиск занимает секунды, а не часы.
• Юридическая сила электронных оригиналов, подписанных квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).
• Защита от потери – копии размещаются на нескольких носителях и серверах.
• Соответствие требованиям законодательства (ФЗ‑63, ГОСТ Р 7.0.97‑2016, требования к срокам хранения).

Ключевые понятия

1. PDF/A – формат архивного хранения, сохраняющий визуальное и текстовое содержание документа.
2. Метаданные – регистрационно‑учетные сведения (дата, номер, тип, ответственный).
3. Электронная подпись (ЭЦП) – обеспечивает юридическую силу и подлинность.
4. Облачный архив – хранение в облаке у проверенного провайдера (Контур.КЭДО, СБИС, Lexema‑ECM и др.).

Этапы создания электронного архива копий документов

Планирование и подготовка

Определите перечень документов, которые необходимо архивировать (бухгалтерская, кадровая, нормативная, проектная документация). Сформируйте регламент, включающий:

• Классификацию документов;
• Сроки хранения (не менее 15 лет для большинства видов);
• Требования к формату (PDF/A, XML‑метаданные);
• Политику резервного копирования (минимум 3 копии на разных носителях).

Выбор программного обеспечения

Согласно рейтингу «9 лучших систем электронных архивов документов 2026», лидируют:

• Lexema‑ECM – автоматический ввод, интеграция с КЭДО, RPA‑роботизация;
• Контур.КЭДО – облачное хранение, поддержка подписи и доступа через Госуслуги;
• Entera – автоматическая архивация бухгалтерских документов;
• Directum – решение для крупных предприятий (пример Сургутнефтегаза).

Оцифровка и загрузка

Для бумажных документов:

1. Сканирование в формате PDF/A (разрешение 300 dpi);
2. Создание файла‑описания (метаданные) – номер, дата, подразделение, ответственный;
3. Подписание ЭЦП (если требуется юридическая сила).

Для электронных оригиналов – загрузка напрямую из системы ЭДО.

Организация доступа

Создайте личный кабинет для сотрудников и внешних пользователей (например, через портал Госуслуг). Настройте роли:

• Администратор – полный контроль;
• Менеджер отдела – доступ к документам своего подразделения;
• Аудитор – просмотр без возможности изменения.

Обеспечение безопасности

Рекомендуется:

• Шифрование данных при передаче и хранении;
• Двухфакторная аутентификация;
• Регулярные аудиты и проверка целостности файлов;
• Резервное копирование на отдельные серверы (минимум 3 копии).

Практические рекомендации по ведению архива

• Не храните оригиналы в виде сканов – они должны быть оригинальными электронными документами, подписанными ЭЦП.
• Обязательно регулярно обновляйте метаданные (изменения в структуре, новые регистры).
• Проводите периодическую проверку соответствия требованиям ФЗ‑63 и ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
• Для гибридных дел (бумажные + электронные) храните цифровой образ и оригинал в бумажном виде, но в архиве работает только электронный образ.

Отзыв пользователей

Ниже несколько реальных отзывов из рейтингов 2026 года:

«Lexema‑ECM сократил время поиска нужного договора с 30 минут до 10 секунд. Интеграция с 1С‑КПД прошла без проблем.» – Алексей Петров, финансовый директор ООО «ТехноСервис»

«Контур.КЭДО позволил нам полностью перейти на электронный документооборот, а архивные копии теперь доступны 24/7 через личный кабинет на Госуслугах.» – Марина Сидорова, руководитель отдела кадров АО «ГиперТех»

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по внедрению или использованию электронного архива копий документов, вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Электронный архив копий документов – это современный инструмент, который позволяет организациям:

• Сократить издержки;
• Обеспечить юридическую силу и долговременное хранение;
• Ускорить поиск и обмен информацией;
• Соблюдать нормативные требования.

Выбор правильного программного обеспечения, корректная настройка метаданных и надёжная система резервного копирования – ключ к успешному внедрению.

Если вы хотите перейти на электронный архив уже сегодня, свяжитесь с нами – мы поможем подобрать оптимальное решение и провести полную миграцию ваших документов.