Электронный архив – это система хранения, обработки и обеспечения доступа к документам в цифровом виде. Современные организации используют такие архивы для сокращения бумажных расходов, ускорения поиска информации и соблюдения требований законодательства о сроках хранения.

Классификация электронных архивов

В зависимости от разных критериев электронные архивы делятся на несколько основных групп.

По месту хранения

• Архив на съёмном носителе – хранение данных на флеш‑накопителях, внешних жёстких дисках, оптических дисках. Подходит для небольших организаций и резервного копирования.
• Локальный (серверный) архив – данные размещаються на собственных серверах компании в пределах её ИТ‑инфраструктуры. Обеспечивает высокий уровень контроля и безопасности.
• Сетевой (NAS / SAN) архив – хранение в специализированных системах сетевого доступа, позволяющих нескольким пользователям одновременно работать с документами.
• Облачный архив – данные находятся в публичных или частных облаках (Amazon S3, Microsoft Azure, Google Cloud, «Облачный архив ФНС» и т.п.). Обеспечивает масштабируемость и доступность из любой точки мира.

По назначению и функции

1. Операционный архив – хранит документы, необходимые для текущей деятельности организации (договоры, счета‑фактуры, служебные записки). Сроки хранения обычно короткие (от 3 до 5 лет).
2. Справочный (референсный) архив – содержит нормативные акты, методические указания, стандарты, которые часто запрашиваются сотрудниками.
3. Исторический архив – сохраняет документы, имеющие ценность для будущих поколений (корпоративные отчёты, проекты, патенты). Сроки хранения могут достигать 50‑100 лет.
4. Архив юридически значимых документов – документы, подпадающие под требования Федерального закона «Об архивном деле» и иных нормативных актов (например, бухгалтерская отчётность, кадровые документы).

По типу управляемой информации

• Документооборот (DMS) – система, ориентированная на работу с текстовыми и табличными документами, их согласование и подпись.
• Цифровой репозиторий – хранение научных публикаций, мультимедийных материалов, архивов электронных книг.
• Система управления контентом (CMS) – архив веб‑страниц, рекламных материалов, маркетинговых кампаний.
• Архив электронных писем – специализированные решения для хранения и поиска корреспонденции (Microsoft Exchange, Gmail for Business).

По уровню защиты

• Обычный (незащищённый) архив – без шифрования, доступ открыт для всех сотрудников.
• Защищённый архив – использует шифрование данных, контроль доступа (RBAC), журналирование действий.
• Критически защищённый архив – соответствует требованиям ФСТЭК, ГОСТ Р 51583‑2006, применяется для государственных и оборонных документов.

Нормативно‑методическая база

Организация электронного архива в России регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
• Приказ Росархива № 104 от «О перечне документов и сроках их хранения».
• ГОСТ Р 51583‑2006 «Информационная безопасность. Защита информации в электронных архивах».
• Методические рекомендации Министерства культуры РФ по организации электронных архивов.

Преимущества перехода к электронному архиву

1. Сокращение расходов на бумагу, печать и хранение.
2. Ускоренный поиск и доступ к документам (поиск по метаданным,‑поиск).
3. Повышение уровня безопасности (шифрование, резервное копирование).
4. Соответствие требованиям законодательства о сроках хранения и защите персональных данных.
5. Возможность интеграции с другими ИТ‑системами (ERP, CRM, бухгалтерия).

Технические рекомендации при внедрении электронного архива

• Провести аудит текущих бумажных и электронных документов.
• Определить классификацию документов и установить сроки их хранения.
• Выбрать тип хранилища (съёмный носитель, локальный сервер, облако) в зависимости от объёма и требований к безопасности.
• Внедрить систему управления метаданными (категории, теги, уровни доступа).
• Обеспечить резервное копирование и план восстановления после сбоев.
• Обучить персонал работе с новой системой и провести тестирование процессов.

Контактная информация для обращения

Если у вас возникли вопросы по организации электронного архива, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.

Официальный сайт:	https://www.e-archive.ru
Горячая линия:	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов:	Отдел технической поддержки – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑69 Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес:	info@e-archive.ru
Личный кабинет:	https://portal.e-archive.ru/login
Личный приём (консультация):	Запись через форму «Записаться на приём»
График приёма:	Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
Отделы:	Отдел разработки и внедрения Отдел информационной безопасности Отдел клиентского сервиса Отдел обучения и поддержки
Руководство:	Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович Технический директор – Смирнова Анна Викторовна Директор по развитию – Кузнецов Дмитрий Алексеевич
Отзывы клиентов:	«Переход на электронный архив сократил наши расходы на 30 % и ускорил поиск документов в 5 раз» – ООО «ТехноСервис». «Отличная поддержка и гибкие настройки под наши бизнес‑процессы» – АО «СтройИнвест». «Надёжный архив с высоким уровнем защиты – полностью соответствует требованиям ФСТЭК» – ФГБУ «Научный центр».

---

Дата публикации: