Электронный фонд пользования (ЭФП) – это совокупность цифровых копий архивных документов, созданных в результате оцифровки оригиналов (подлинников) и сопровождающих их метаданных. Фонд обеспечивает долгосрочное хранение, быстрый поиск и удобный доступ к архивным материалам как внутри архива, так и для внешних пользователей.

Содержание статьи

1. Цели и задачи создания ЭФП
2. Организация создания фонда
3. Техническое оснащение и программное обеспечение
4. Этапы работ по оцифровке
5. Хранение и защита копий
6. Доступ и использование электронных копий
7. Учёт и метаданные
8. Информационная безопасность
9. Контактная информация
10. Отзывы пользователей

В последние годы в России активно развиваются методики создания, хранения и использования электронных фондов архивных документов. Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно‑исследовательский институт документоведения и архивного дела» подготовило методические рекомендации, которые стали базовым документом для большинства государственных и муниципальных архивов.

Цели и задачи создания ЭФП

• Сохранение культурного наследия – защита оригиналов от физического износа.
• Увеличение доступности – возможность работать с документами в читальных залах и удалённо.
• Оптимизация работы архивных подразделений – автоматизация учёта и поиска;
• Соблюдение нормативных требований – соответствие ГОСТ 7.69‑95, ГОСТ Р ИCО 15489‑1‑2019 и другим стандартам.

Организация создания электронного фонда

Планирование проекта

Перед началом оцифровки необходимо составить перспективный план оцифровки фондов, определить приоритетные фонды, установить критерии отбора документов (историческая ценность, состояние оригинала, частота запросов).

Выбор формы создания

1. Плановый порядок – реализуется в рамках утверждённого плана.
2. Неплановый порядок – срочная оцифровка по запросу пользователя.
3. Взаимодействие с внешними организациями – привлечение специализированных компаний.

Оцифровка силами архива

Для небольших фондов архив может использовать собственные сканеры, фотоаппараты и аудио‑/видеоустройства. При этом важно соблюдать требования к качеству мастер‑копий (ЭФП‑1).

Привлечение сторонних организаций

Для крупномасштабных проектов (кинодокументы, фотодокументы) рекомендуется заключать договоры с профессиональными оцифровочными центрами, которые обладают необходимыми технологическими помещениями и оборудованием.

Техническое оснащение и программное обеспечение

Оборудование

• Сканеры высокого разрешения (не менее 600 dpi) для бумажных документов.
• Профессиональные фотоаппараты и видеокамеры для фотодокументов, кинодокументов и фонодокументов.
• NAS‑серверы и RAID‑массивы для надёжного хранения копий.
• Специальные технологические помещения с контролем температуры и влажности.

Программное обеспечение

• Системы управления электронным фондом (например, «Архивный фонд»).
• Программы для обработки изображений (Adobe Photoshop, ABBYY FineReader).
• Метаданные‑генераторы (поддержка стандартов Dublin Core, METS, PREMIS).
• Системы контроля доступа и шифрования (PKI, SSL/TLS).

Этапы работ по оцифровке

Подготовка материалов

Выдача единиц хранения из хранилища, проверка состояния оригиналов, оформление актов о передаче.

Создание мастер‑копий (ЭФП‑1)

Первая цифровая копия, сохраняемая в оригинальном формате без потерь. Требования к качеству описаны в разделе 3.5 методических рекомендаций.

Контроль качества

Проверка резкости, цветопередачи, отсутствия артефактов. При необходимости – повторное сканирование.

Формирование рабочих копий (ЭФП‑2) и пользовательских копий (ЭФП‑3)

Рабочие копии используются для создания последующих копий, а пользовательские – предоставляются исследователям.

Специфика оцифровки аудиовизуальных материалов

• Кинодокументы – сканирование пленок, последующее транскодирование в цифровой формат (MP4, MKV).
• Фотодокументы – сканирование в RAW‑формате, конвертация в TIFF/JP2.
• Видеодокументы – захват с лент, цифровая реставрация звука.

Хранение и защита копий

Электронные копии хранятся в трех копиях:

1. Основная – на RAID‑массиве в архивном дата‑центре.
2. Резервная – на отдельном NAS‑сервере в другом здании.
3. Долгосрочная – на магнитных лентах (LTO) с периодической проверкой целостности.

Для каждого типа копий определены сроки проверки (ежемесячно, ежегодно) и процедуры миграции на новые носители.

Доступ и использование электронных копий

Внутренний доступ

Сотрудники архива используют локальную сеть и специализированные рабочие места (ЭФП‑2) для подготовки запросов, создания пользовательских копий и выдачи материалов.

Доступ в читальном зале

Посетители могут работать с ЭФП‑3 через терминалы, подключённые к системе «Электронный фонд пользования – 3». При этом соблюдаются ограничения по количеству одновременных сеансов.

Удалённый доступ

С помощью веб‑портала и личного кабинета пользователи могут заказывать копии, просматривать метаданные и получать файлы по защищённому каналу (HTTPS, VPN).

Учёт и метаданные

Каждая цифровая копия сопровождается набором метаданных, включающих:

• Идентификатор документа (UID).
• Описание (название, дата, автор, тип носителя).
• Технические параметры (разрешение, формат, размер).
• Информация о правовом статусе (доступность, ограничения).

Метаданные хранятся в базе данных информационной системы и экспортируются в форматы CSV, XML, JSON для интеграции с внешними системами.

Информационная безопасность

Для обеспечения конфиденциальности и целостности данных применяются:

• Шифрование файлов при передаче (TLS 1.3).
• Контроль доступа на основе ролей (RBAC).
• Регулярные аудиты и журналирование действий пользователей.
• Резервное копирование и проверка целостности (контрольные суммы SHA‑256).

Контактная информация

Отзывы пользователей

Электронный фонд пользования – это фундамент современного архивного дела, позволяющий сохранять наследие для будущих поколений и одновременно делать его доступным в цифровом виде. При правильной организации процессов, соблюдении технических и правовых требований, архивы способны эффективно обслуживать как профессиональных исследователей, так и широкую общественность.