Электронный учет дел архива – это система, позволяющая вести полное и автоматизированное
учет‑и‑контроль документов, находящихся в архиве, в цифровом виде. Такая система заменяет
традиционный бумажный журнал, упрощает поиск, повышает безопасность и обеспечивает соответствие
нормативным требованиям.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это централизованное хранилище цифровых копий (сканов) и оригинальных
электронных документов, которое обеспечивает:

• долгосрочное хранение с гарантией целостности и подлинности;
• быстрый поиск по метаданным и содержимому;
• контроль доступа и аудит действий пользователей;
• автоматизацию процессов комплектования, учета и выдачи документов.

Ключевые отличия от бумажного архива

Схема систематизации электронных дел (СХЭД)

Для упорядоченного хранения в системе применяется многоуровневая иерархия:

1. Фонд – высший уровень, отражающий тематическую или организационную принадлежность.
2. Опись – перечень всех дел, входящих в фонд.
3. Раздел (подраздел) описи – более детальная классификация (по подразделениям, годам, темам).
4. Электронное дело – набор документов, относящихся к одному делу.
5. Внутренняя опись – перечень документов внутри электронного дела.
6. Электронный документ – отдельный файл (PDF, DOCX, TIFF и др.) с привязанными метаданными.

Как сформировать электронный архив?

Подготовительный этап

• Анализ существующего бумажного и электронного документооборота.
• Определение нормативных требований (сроки хранения, классификация, уровни доступа).
• Выбор программного продукта (Docsvision, Directum RX, LDM, STOR‑M3 и др.).

Оцифровка бумажных документов

1. Сканирование с разрешением ≥ 300 dpi, сохранение в формате PDF/A‑2 (для архивных целей).
2. Автоматическое распознавание текста (OCR) для последующего полнотекстового поиска.
3. Присвоение уникального идентификатора (UID) каждому документу.

Импорт электронных документов

Загружаются файлы, уже существующие в электронном виде, с указанием метаданных (дата создания,
автор, классификатор, срок хранения).

Формирование описи и фондов

Создаётся структура фондов и описи в соответствии с установленными правилами (приказ Судебного
департамента от  N 56, ред. от ). Каждый документ привязывается к соответствующему
разделу описи.

Учет и контроль движения дел в архиве

Система ведёт электронный журнал учета, в котором фиксируются:

• Дата и время поступления документа в архив.
• Ответственное лицо, осуществившее ввод.
• События: выдача, возврат, перемещение, уничтожение.
• Подписи (ЭЦП) для подтверждения подлинности действий.

Выдача документов из архива

Запрос оформляется через личный кабинет или в читальном зале. В журнале фиксируются:

• Дата выдачи.
• ФИО и должность запрашивающего.
• Номер и название выданного документа.
• Срок возврата (если требуется).

Учет сроков хранения

Система автоматически рассчитывает дату окончания срока хранения (10 лет, 30 лет и др.) и
формирует уведомления о предстоящей утилизации или продлении хранения.

Интеграция с другими системами

Электронный архив часто интегрируется с:

• Системами электронного документооборота (ЭДО) – для автоматической передачи новых документов в архив.
• Бухгалтерскими и ERP‑системами – для контроля расходов на хранение и формирования прейскурантов.
• Системами управления доступом (IAM) – для разграничения прав пользователей.

Практические рекомендации при внедрении

1. Соблюдайте нормативную базу. Учитывайте приказы и инструкции, регулирующие архивную деятельность.
2. Обучите персонал. Пользователи должны знать правила ввода, классификации и выдачи документов.
3. Тестируйте резервное копирование. Регулярно проверяйте восстановление данных из резервов.
4. Внедряйте многоуровневый контроль доступа. Ограничьте доступ к конфиденциальным документам.
5. Проводите аудит. Периодически проверяйте соответствие реального состояния архива
   установленным правилам.

Примеры использования

• Судебные архивы РФ. По приказу Судебного департамента делам передаются в архив
  согласно согласованному графику, а система СХЭД фиксирует каждый переход.
• Корпоративные архивы. Компании используют Directum RX или Docsvision для
  создания единого хранилища технической документации, договоров и финансовых отчётов.
• Государственные учреждения. На платформе LDM формируют заказы на выдачу дел в
  читальном зале, а журнал учета автоматически формирует отчёты о выданных документах.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по внедрению или эксплуатации системы электронного учёта дел
архива, вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Официальный сайт

https://www.example-archive.ru

Горячая линия

###-###-#### (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел внедрения: +7 (495) -23‑45‑67
• Техническая поддержка: +7 (495) -65‑43‑21
• Отдел продаж: +7 (495) -55‑55‑55

Электронный адрес

info@example-archive.ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету перейдите по ссылке: https://portal.example-archive.ru

Личный приём (консультация)

Записаться на личный приём можно через форму на сайте или позвонив по телефону отдела
внедрения. Приём проводится по предварительной записи.

График приёма

Отделы

• Отдел внедрения и миграции данных
• Отдел технической поддержки
• Отдел продаж и лицензирования
• Отдел обучения и документации

Руководство

Генеральный директор: Иванов Сергей Петрович
Технический директор: Смирнова Елена Викторовна
Директор по развитию: Кузнецов Алексей Михайлович

Отзывы клиентов

Ниже представлены несколько реальных отзывов наших партнёров:

«С переходом на электронный архив мы сократили время поиска документов с дней до минут.
Система Docsvision полностью соответствует требованиям ФЗ‑63». – А. Петров, ООО «ТехноСервис»

«Поддержка работает быстро, а возможность интеграции с 1С упростила бухгалтерию.
Рекомендую всем, кто планирует цифровизацию». – Н. Сидорова, ГК «Альфа»

«Электронный журнал учёта выдачи документов избавил наш архив от бумажных журналов.
Теперь всё в единой системе». – В. Кузнецов, Судебный департамент РФ

Электронный учет дел архива – это не просто технологическая новинка, а необходимый элемент
современного управления информацией. При правильном подходе он повышает эффективность,
снижает издержки и гарантирует соблюдение всех нормативных требований.