Фондирование – это систематическое оформление, классификация и размещение архивных документов в фондах, которые являются основой для их дальнейшего хранения, учёта и использования. Данная статья подробно описывает порядок фондирования в государственных муниципальных архивах, а также предоставляет всю необходимую контактную информацию для обращения в один из типовых архивов – Государственный муниципальный архив города Примеров.

Законодательная и нормативная база

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных документах».
2. Федеральный закон от № 119-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Приказ Минкультуры России от № 462 «Об утверждении Положения о порядке формирования, описания, учёта и использования архивных фондов».
4. Региональные нормативные акты (например, постановление администрации города Примеров от № 45 «О порядке работы муниципального архива»).

Основные задачи муниципального архива

• Сбор, приём и регистрация архивных документов, поступающих от органов исполнительной, законодательной и судебной власти, а также от юридических и физических лиц.
• Фондирование – систематическое размещение документов в фондах согласно установленным классификационным принципам.
• Обеспечение сохранности и долговременного хранения документов.
• Оказание информационных услуг (поиск, копирование, предоставление оригиналов).
• Оцифровка и создание электронных архивных фондов.

Порядок фондирования документов

3.1 Приём и регистрация

Все поступающие документы проходят первичную проверку на соответствие требованиям к архивному хранению (полнота, подлинность, отсутствие дефектов). После проверки оформляется приёмный акт и вноситься запись в журнал приёма документов.

3.2 Классификация и описание

Документы распределяются по следующим признакам:

• Отраслевой (по виду деятельности: финансовый, градостроительный, социальный и т.д.).
• Хронологический (по году и месяцу создания).
• Тематика (по предмету: земельные отношения, образование, культура и т.п.).

Для каждого фонда составляется описание фонда (содержание, границы, сроки, единицы хранения).

3.3 Формирование архивных фондов

Фонд – это совокупность документов, объединённых по единому признаку (например, «Фонд № 12. Годовой отчёт о финансовой деятельности муниципального образования за 2023 год»). При формировании фонда учитываются:

1. Единицы хранения (дело, дело‑корреспонденция, дело‑протокол и т.п.).
2. Порядок расположения (по алфавиту, по хронологии).
3. Технические требования к хранению (температура, влажность, защита от света).

3.4 Учет и инвентаризация

После формирования фонда вносится запись в архивный учетный регистр. Периодически (не реже одного раза в 5 лет) проводится инвентаризация для подтверждения наличия и состояния документов.

3.5 Оцифровка

Для повышения доступности архивных материалов создаются электронные копии. Оцифрованные документы размещаются в электронном архиве и привязываются к соответствующим бумажным фондам.

Требования к документам, подлежащим фондированию

• Документы должны быть оригинальными или заверенными копиями.
• Отсутствие значимых повреждений (разрывы, пятна, плесень).
• Наличие подписей, печатей, дат, реквизитов, позволяющих установить подлинность.
• Соответствие установленным классификационным признакам.

Электронный личный кабинет заявителя

Для удобства граждан и организаций архив предоставляет личный кабинет на официальном сайте. Через него можно:

1. Подать заявку на приём документов в архив.
2. Отслеживать статус фондирования.
3. Заказать копии или электронные версии документов.
4. Получать уведомления о проведении инвентаризации и о новых публикациях.

Персональный приём и график работы

6.1 Личный приём

Для решения вопросов, требующих индивидуального подхода (например, согласование условий доступа к закрытым фондам), в архиве работает служба персонального приёма;

6.2 График работы

День недели	Время работы
Понедельник	09:00 – 18:00
Вторник	09:00 – 18:00
Среда	09:00 – 18:00
Четверг	09:00 – 18:00
Пятница	09:00 – 18:00
Суббота	Выходной
Воскресенье	Выходной

Структура архива: отделы

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за первичный приём и оформление актов.
• Отдел фондирования и описания – формирует фонды, пишет описания, ведёт классификацию.
• Отдел электронного архива – занимается оцифровкой, поддержкой электронных фондов и работой личных кабинетов.
• Отдел обслуживания пользователей – предоставляет справочную информацию, выдаёт копии, консультирует по доступу.
• Отдел охраны и консервации – следит за условиями хранения, проводит консервацию повреждённых документов.

Руководство архива

На 2026 год руководство выглядит следующим образом:

Должность	ФИО	Контактный телефон
Главный архивариус	Иванов Сергей Петрович	+7 (495) -23‑45‑67
Заместитель главного архивариуса	Кузнецова Елена Владимировна	+7 (495) -23‑45‑68
Начальник отдела электронного архива	Смирнов Алексей Николаевич	+7 (495) -23‑45‑69

Контактная информация

Официальный сайт: https://archive-primerov.ru

Горячая линия (круглосуточно): +7 (800) -55‑00‑00

Номера телефонов:

• Приём документов: +7 (495) -23‑45‑70
• Справочная служба: +7 (495) -23‑45‑71
• Техническая поддержка (электронный архив): +7 (495) -23‑45‑72

Электронный адрес: info@archive-primerov.ru

Личный кабинет пользователя: https://archive-primerov.ru/login

Личный приём (запись онлайн): https://archive-primerov.ru/appointment

Отзывы пользователей

Ниже собраны анонимные отзывы, оставленные посетителями архива в течение 2025‑2026 годов:

«Очень благодарен сотрудникам за профессиональный подход к оформлению моего семейного архива. Всё быстро, без лишних формальностей.» — Г. Петров, частное лицо.

«Электронный личный кабинет существенно упростил процесс подачи заявки и получения копий документов. Рекомендую!» — А. Смирнова, руководитель отдела кадров муниципалитета.

«Отдел консервации спас наш исторический материал от порчи. Профессионалы своего дела.» — Д. Кузнецов, историк‑исследователь.

---

Фондирование документов в государственных муниципальных архивах – ключевой процесс, обеспечивающий сохранность культурного и административного наследия России. Системный подход, основанный на законодательных нормах, строгой классификации и современном электронном обслуживании, позволяет гражданам и организациям эффективно пользоваться архивными фондами. При необходимости обращения в архив, все необходимые контактные данные, график работы и порядок подачи заявок представлены выше.