Дата актуализации:  г․

Общие положения

Инструкция (далее – Инструкция) является нормативным документом‚ регламентирующим порядок работы с документами в Аппарате Правительства РФ․ Она разработана в соответствии с:

• Постановлением Правительства РФ от № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Постановлением Правительства РФ от № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»;
• Постановлением Правительства РФ от № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»;
• Регламентом Правительства РФ‚ а также внутренними приказами и поручениями Руководителя Аппарата Правительства․

Инструкция распространяется на всех сотрудников Аппарата‚ включая руководителей подразделений‚ специалистов по документообороту и сотрудников‚ работающих в системе электронного взаимодействия (СЭВ)․

Цели и задачи Инструкции

1. Обеспечение единого‚ прозрачного и контролируемого процесса создания‚ регистрации‚ обработки‚ хранения и уничтожения документов;
2. Снижение риска потери и искажения информации;
3. Повышение эффективности межведомственного взаимодействия за счёт использования электронных средств;
4. Соблюдение требований законодательства о государственной тайне‚ персональных данных и архивном деле․

Структура Инструкции

Инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения – правовая основа‚ сфера применения‚ термины и определения․
2. Организационная структура документооборота – роли‚ ответственные лица‚ подразделения․
3. Порядок регистрации и учета документов – входящий‚ исходящий‚ внутренний документооборот;
4. Электронный документооборот (ЭДО) – использование СЭВ‚ подпись‚ хранение․
5. Формы и образцы документов – приказы‚ распоряжения‚ служебные записки‚ запросы․
6. Контроль и проверка – внутренний аудит‚ сроки исполнения‚ ответственность․
7. Уничтожение и архивирование – сроки‚ процедуры‚ передача в Федеральный архив․
8. Приложения – типовые формы‚ схемы процессов‚ перечень нормативных актов․

Ключевые положения

Регистрация документов

Все документы подлежат обязательной регистрации в Единой регистрационной системе (ЕРС):

• Входящие документы – регистрируются в течение 1 рабочего дня после получения;
• Исходящие документы – регистрируются до их отправки;
• Внутренние документы – регистрируются в момент их создания․

Классификация и маркировка

Документы классифицируются по уровням секретности (ОТК‚ СТ‚ СТ‑2‚ СТ‑3) и по тематическим разделам (экономика‚ социальная политика‚ безопасность и т․д․)․ Маркировка осуществляется штампом или электронным атрибутом в системе․

Электронный документооборот

Согласно Постановлению № 697‚ все подразделения обязаны использовать СЭВ (Система электронного взаимодействия) для обмена документами:

• Электронная подпись – квалифицированная‚ соответствующая требованиям ФСБ;
• Хранение электронных документов – в Едином информационном пространстве (ЕИП) с резервным копированием;
• Обмен документами с другими федеральными органами – через Госуслуги для бизнеса и специализированные шлюзы․

Сроки исполнения

Ответственность

За нарушение требований Инструкции предусмотрена административная ответственность в виде:

• Дисциплинарных взысканий (выговор‚ увольнение);
• Штрафов в рамках Кодекса об административных правонарушениях;
• Уголовной ответственности за утечку государственной тайны․

Порядок работы с документами

Приём входящей корреспонденции

1. Получение документа (почта‚ курьер‚ электронный канал)․
2. Проверка подлинности и соответствия требованиям (подпись‚ печать)․
3. Регистрация в ЕРС: присвоение регистрационного номера‚ указание категории секретности․
4. Распределение по адресатам – в электронном виде через СЭВ или в бумажном виде․

Подготовка исходящих документов

1. Составление проекта документа в соответствии с типовыми формами․
2. Согласование в подразделениях‑участниках․
3. Подписание уполномоченным лицом (руководитель‚ заместитель)․
4. Регистрация в ЕРС и отправка через СЭВ (при электронном виде) либо курьерской службой․

Хранение и архивирование

Документы хранятся в течение установленных сроков:

• Документы‚ относящиеся к текущей деятельности – 5 лет в электронном виде;
• Документы‚ имеющие историческую ценность – передаются в Федеральный архив после 10 лет;
• Документы‚ содержащие государственную тайну – в соответствии с нормативами ФСБ․

Контроль и аудит

Контроль за соблюдением Инструкции возлагается на Отдел контроля документооборота Аппарата Правительства․ Основные мероприятия:

• Плановые проверки – раз в квартал;
• Внеплановые проверки – по инициативе Руководителя Аппарата;
• Анализ сроков исполнения и выявление «узких мест»;
• Подготовка рекомендаций по оптимизации процессов․

Приложения

В Инструкцию включены типовые формы (приказ‚ распоряжение‚ служебная записка)‚ схемы документооборота‚ а также перечень нормативных актов‚ регулирующих делопроизводство․

Контактная информация для обращений

Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства РФ – фундаментальный документ‚ обеспечивающий законность‚ эффективность и прозрачность работы с документами․ Ее соблюдение гарантирует своевременное исполнение государственных задач‚ защиту конфиденциальной информации и упрощение взаимодействия между федеральными органами․

Для получения более подробной информации‚ уточнения вопросов или подачи предложений используйте указанные выше контакты․