Актуальность темы. В условиях цифровой трансформации государственных и муниципальных учреждений
постепенно заменяется бумажный документооборот электронным. Это требует от архивов новых подходов к
комплектованию, учёту и хранению электронных архивных документов (ЭАД). Правильный выбор и
организация источников комплектования – фундаментальная предпосылка обеспечения достоверности, целостности
и долговременной сохранности цифрового архивного фонда.

Нормативно-правовая база

Работа с электронными архивными документами регулируется рядом федеральных актов, среди которых:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.);
• Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006 г.);
• Приказ Минкультуры РФ № 19 от г. «Правила организации хранения, комплектования,
  учёта и использования документов Архивного фонда РФ»;
• ГОСТ Р ИISO 15489‑1‑2007, ГОСТ Р ИISO 23081‑1‑2008, ГОСТ Р 54989‑2012/ISO TR 18492:2005 и др.

Подробный перечень требований изложен в рекомендациях

«Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов»
(Всероссийский научно‑исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2024 г.).

Терминологический аппарат

Для единообразия изложения используем основные определения (см. раздел 2 исходного документа):

1. Электронный документ (ЭД) – документ, информация которого представлена в электронной форме.
2. Контейнер электронного документа – упаковка, включающая ЭД в формате архивного хранения и его метаданные.
3. Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру ЭД и процессы его управления.
4. Экспертиза ценности – оценка исторической, правовой и информационной значимости ЭД.

Согласно пункту 3.1 «Источники комплектования архива электронными документами» (см. Рекомендации, с. 10),
выделяют несколько основных категорий источников:

Внутренние источники

• Отделы и подразделения организации – генерируют деловую корреспонденцию, отчётные документы,
  проекты нормативных актов, протоколы заседаний и др.
• Системы электронного документооборота (СЭД) – автоматически формируют и сохраняют электронные версии
  всех входящих и исходящих документов.
• Базы данных и информационные системы – содержат отчётные формы, реестры, статистику, техническую
  документацию, которые могут быть оформлены в виде ЭД.

Внешние источники

• Государственные и муниципальные органы – передают в архив копии нормативных актов, приказов,
  решений, а также отчётные документы, полученные в рамках межведомственного электронного
  взаимодействия (МЭДО).
• Контрагенты и партнёры – предоставляют электронные контракты, акты выполненных работ,
  счета‑фактуры, которые подлежат архивированию в соответствии с договорными обязательствами.
• Электронные публичные ресурсы – официальные сайты органов власти, публикации в открытых реестрах
  (например, ЕГРН, ЕГИСЗ), которые могут быть зафиксированы как доказательная база.

Специальные источники

• Результаты экспертизы ценности – документы, прошедшие экспертизу и признанные архивными.
• Электронные архивные копии (E‑копии) – создаются в процессе миграции с устаревших носителей
  (флеш‑накопителей, магнитных лент) в современные системы хранения.
• Данные из систем резервного копирования – при необходимости могут быть использованы как
  дополнительный источник для восстановления утраченных ЭД.

Процедура комплектования

Для каждого источника необходимо выполнить следующие шаги:

1. Идентификация и классификация – определить тип документа, его деловую важность и срок хранения.
2. Метаданные – заполнить обязательные поля (дата, автор, шифр, тип, уровень доступа, контрольная
   сумма).
3. Экспертиза ценности – при необходимости провести оценку документальной ценности.
4. Контроль целостности – рассчитать и сохранить контрольные суммы (SHA‑256, MD5) для проверки
   неизменности файлов.
5. Перемещение в архивную систему – загрузить контейнер в информационную систему архива,
   обеспечить резервное копирование и регистрацию в реестре поступления.
6. Регистрация в журнале учёта – оформить акт приёма‑передачи, указать способ доступа (личный кабинет,
   защищённый канал).

Технические и организационные требования к источникам

• Формат архивного хранения – PDF/A‑1, TIFF, XML с соблюдением ГОСТ Р 54989‑2012/ISO TR 18492.
• Контроль доступа – использование электронной подписи и системы ролей (администратор, архиватор,
  пользователь).
• Условия хранения – температурно‑влажностный режим, защита от электромагнитных помех,
  регулярные проверки целостности.
• Документирование процессов – разработка регламентов приёма, миграции и уничтожения ЭД.

Практические рекомендации

Для эффективного комплектования архива электронными документами рекомендуется:

• Внедрить единый метаданных‑каталог (схема метаданных, согласованная с ГОСТ Р ИISO 23081‑1);
• Автоматизировать процесс сбора и передачи ЭД из внутренних СЭД через защищённые API.
• Регулярно проводить аудит целостности и проверять контрольные суммы.
• Обучать персонал правилам формирования контейнеров и работе с электронными подписями.
• Создавать резервные копии в географически разнесённых дата‑центрах;

Контактная информация для обращений

Эффективное комплектование архива электронными документами основывается на чётком определении источников,
соответствии нормативным требованиям и применении современных ИТ‑решений. При правильной организации
процесса архивный фонд получает надёжную основу для долгосрочного сохранения цифрового наследия,
а организации – уверенность в юридической и исторической ценности своих электронных документов.

Дата публикации:   |  Автор: ChatGPT, помощник по архивному делу