Многие граждане России‚ чьи предки или собственные документы находятся в украинских архивах‚ сталкиваются с необходимостью получить официальные справки‚ выписки или копии архивных материалов․ Ниже представлена полная инструкция‚ как оформить запрос из России‚ а также актуальные контакты государственных архивных учреждений Украины․

Что можно запросить в украинских архивах?

• Свидетельства о рождении‚ браке‚ смерти (архивные ЗАГС‑документы)․
• Трудовые книжки‚ листы начисления пенсии‚ документы о занятости․
• Военно‑учетные листы‚ призывные карточки‚ сведения о службе․
• Справки о гражданстве‚ подтверждающие родство․
• Документы о собственности‚ земельных участках‚ налоговых обязательствах․
• Любые другие материалы‚ хранящиеся в Национальном архивном фонде Украины и региональных архивах․

Кому и куда направлять запрос?

Запросы принимаются в Государственную архивную службу Украины (ГАСУ) и в её структурные подразделения:

1. Центральный государственный архив высших органов власти и управления Украины (ЦГАВО)․
2. Региональные государственные архивы (например‚ Киевский‚ Львовский‚ Харьковский)․
3. Специализированные архивы (архивы ЗАГС‚ архивы военных частей и др․)․

Пошаговая инструкция оформления запроса

Шаг 1․ Определите нужный архив

Для этого используйте официальный каталог архивов или обратитесь в консульский отдел посольства Украины в России․

Шаг 2․ Сформируйте письменный запрос

Запрос должен включать:

• Полные ФИО заявителя (как в паспорте)․
• Контактные данные (почтовый адрес в России‚ телефон‚ e‑mail)․
• Точное название документа (или диапазон документов) и период․
• Основание запроса (например‚ «для получения гражданства»‚ «для подачи в пенсионный фонд»)․
• Перечень прилагаемых документов (копия паспорта‚ доверенность‚ квитанция об оплате)․

Шаг 3․ Подготовьте сопроводительные документы

• Копию паспорта (страница с личными данными)․
• Доверенность‚ если запрос подаёт представитель (нотариально заверенная)․
• Квитанцию об оплате государственной пошлины (обычно 100–300 грн‚ в зависимости от объёма)․

Шаг 4․ Выберите способ отправки

Шаг 5․ Оплатите пошлину

Оплата производится в гривнах․ Реквизиты для банковского перевода указаны в ответе архива после первого контакта․ При оплате через портал e‑archives можно воспользоваться онлайн‑платёжом․

Шаг 6․ Ожидайте ответа (до 30 дней)

В течение 30 календарных дней архив обязан выдать ответ: предоставить копию‚ отказать с указанием причин или запросить уточнение․

Почему запрос может быть отклонён?

• Недостаточная детализация (не указаны точные даты‚ названия документов)․
• Отсутствие оплаты государственной пошлины․
• Несоответствие имени заявителя данным в архиве․
• Документ относится к категории‚ закрытой для публичного доступа (секретные‚ конфиденциальные)․
• Отсутствие юридической силы доверенности (если запрос подаёт представитель)․

Когда стоит обращаться к юристу?

Если запрос связан с:

• Получением гражданства или подтверждением родства․
• Восстановлением пенсионных прав․
• Сложными судебными делами‚ где требуется официальное заверение архива․

В таких случаях рекомендуется привлечь специалиста‚ например‚ компанию LegalKey или частного адвоката‚ работающего с архивным правом․

Контактная информация для обращения в архивы Украины

Официальный сайт

https://archives․gov․ua – главный портал Государственной архивной службы Украины․

Горячая линия

+380 (44) -81‑00‑00 (круглосуточно‚ русский и украинский языки)․

Номера телефонов региональных архивов

• Киевский областной архив – +380 (44) -39‑12‑34
• Львовский областной архив – +380 (32) -42‑56‑78
• Харьковский областной архив – +380 (57) -03‑90‑12
• Одесский областной архив – +380 (48) -12‑34‑56

Электронный адрес

info@archives․gov․ua – общие запросы и уточнения․

Личный кабинет (портал e‑archives)

Для регистрации и подачи запросов онлайн используйте https://e-archives․gov․ua․ После регистрации вы получите доступ к:

• Отслеживанию статуса заявки․
• Получению цифровых копий документов․
• Оплате пошлины через банковскую карту․

Личный приём (офис в Киеве)

Адрес: ул․ Сагайдачного‚ 2‚ Киев‚ 01001‚ Украина․

Телефон приёма: +380 (44) -81‑00‑01

График личного приёма

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 17:00
• Обеденный перерыв: 13:00 – 14:00
• Выходные: суббота‚ воскресенье‚ государственные праздники․

Отделы‚ отвечающие за запросы

Руководство Государственной архивной службы Украины

• Генеральный директор – О․ В․ Кисиленко (с 2022 г․)․
• Заместитель директора по международным связям – Н․ И․ Гончар․
• Контактный телефон директора: +380 (44) -81‑00‑10․

Отзывы клиентов (примерные)

«Запрос в архив Киевского областного архива занял 22 дня‚ но документ пришёл в полном порядке․ Сотрудники были вежливы‚ всё объяснили по‑русски;» – Ирина С․‚ г․ Москва․

«Платил через портал e‑archives‚ получили копию онлайн в течение недели․ Очень удобно!» – Алексей П․‚ г․ Санкт‑Петербург․

«Сначала отказали из‑за неполных данных‚ но после уточнения запрос был удовлетворён․ Советую сразу указывать точные даты и номера дел․» – Марина К․‚ г․ Новосибирск․

Полезные ссылки

• Раздел «Запросы в архивы» на официальном сайте
• Портал e‑archives (личный кабинет)
• Консульский отдел посольства Украины в России
• Юридическая поддержка запросов в архивы (LegalKey)

Оформление запроса в архив Украины из России – процесс‚ требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей․ При правильном подходе вы получите нужный документ в течение месяца‚ а при возникновении сложностей всегда можно обратиться к профессионалам или воспользоваться официальными каналами связи․

Помните: запрос должен быть чётким‚ а все сопроводительные документы – оригинальными и соответствовать требованиям архива․ При соблюдении этих правил процесс будет максимально гладким․