Электронные архивные документы (ЭЭД) становятся основной частью документооборота государственных и муниципальных органов. Правильная организация их хранения гарантирует юридическую значимость, сохранность данных на десятилетия и соответствие требованиям законодательства РФ.

Нормативно‑правовая база

Основные акты, регулирующие хранение электронных документов в архивах:

• Приказ Росархива № 77 от «О рекомендациях по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 56 от (ред. от ) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования электронных архивных документов».
• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями).
• Технические регламенты и типовые функциональные требования к системам ЭДО и СХЭД, утверждённые Министерством культуры РФ.

Принципы организации хранения

1. Юридическая значимость. Электронный документ считается юридически значимым, если:
   • подтверждён электронной подписью (КЭП),
   • содержит метаданные, фиксирующие дату и время создания,
   • хранится в системе, обеспечивающей неизменность (integrity) и доступность (availability).
2. Долговременное хранение. СХЭД должна поддерживать сохранность данных минимум 30 лет (в зависимости от категории документа).
3. Контроль доступа. Реализуется через ролевую модель, двухфакторную аутентификацию и журналирование всех действий.
4. Непрерывный мониторинг. Система должна автоматически проверять целостность файлов (контрольные суммы) и оповещать о сбоях.
5. Разделение среды хранения. Электронные архивы не размещаются в «транспортной таре», на полу, в гаражах и других непредназначенных для этого местах – аналогично физическим архивам.

Технические требования к системе хранения (СХЭД)

Требование	Описание
Надёжность носителей	Оптические диски (M‑disc), магнитные ленты LTO, или облачные хранилища с уровнем надёжности не ниже 99,9999 %.
Форматы файлов	PDF/A‑3, XML, TIFF, а также оригинальные форматы с обязательным сохранением «контейнеров» (metadata‑bundles).
Контроль целостности	SHA‑256, MD5 + периодическая проверка (checksum‑verification).
Масштабируемость	Поддержка горизонтального масштабирования, возможность добавления новых узлов без простоя.
Резервное копирование	3‑2‑1 правило: 3 копии, 2 разных носителя, 1 копия в удалённом месте.
Сертификация	Соответствие ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001, ГОСТ Р 7.0.100‑2018 (архивные стандарты).

Процедуры учёта и контроля

Для обеспечения полного контроля над ЭЭД необходимо внедрить следующие процессы:

• Регистрация документа. При поступлении в архив документ получает уникальный идентификатор (UID) и фиксируется в реестре.
• Метаданные. Заполняются обязательные поля: название, тип, классификатор, дата создания, срок хранения, ответственный.
• Аудит доступа. Все действия (просмотр, изменение, экспорт) фиксируются в журнале аудита с указанием пользователя, времени и типа операции.
• Периодический пересмотр. По истечении установленного срока (например, 5, 10, 30 лет) проводится проверка необходимости дальнейшего хранения.
• Уничтожение. Документы, срок хранения которых истёк, подлежат выделению к уничтожению в соответствии с пунктами 23, 26‑28 Правил архивного хранения.

Безопасность и защита

Ключевые меры:

1. Шифрование. Данные шифруются алгоритмами AES‑256 как при хранении (at‑rest), так и при передаче (in‑transit).
2. Управление ключами. Хранилище ключей (KMS) должно соответствовать требованиям ФСТЭК России; потеря контроля над ключом может привести к утрате юридической силы документов.
3. Двухфакторная аутентификация (2FA). Обязательна для всех пользователей, имеющих права на изменение или удаление документов.
4. Регулярные тесты на уязвимости. Пентесты и сканирование уязвимостей минимум раз в полугодие.

Сроки хранения и уничтожение

Сроки определяются классификацией документа:

• Документы, подлежащие постоянному хранению (например, акты, законы) – неограниченно.
• Документы административного характера – от 5 до 10 лет.
• Временные (служебные) документы – до 3 лет.

По истечении срока документы переводятся в статус «выделены к уничтожению», после чего проводится их физическое или логическое удаление с подтверждением в журнале аудита.

Практические рекомендации

1. Создайте единую политику управления электронными архивами и утвердите её локальным нормативным актом.
2. Внедрите автоматизированную СХЭД, интегрированную с системой электронного документооборота (ЭДО).
3. Обучайте персонал правилам работы с электронными подписями и управлением ключами.
4. Регулярно проверяйте целостность архивов (checksum‑verification) и обновляйте носители при необходимости.
5. Ведите отчётность по выполнению требований ФСТЭК и ГОСТ – это упростит аудит и проверку со стороны надзорных органов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли хранить электронные документы на обычных жёстких дисках?

Ответ: Да, но только в составе сертифицированной СХЭД, где реализованы резервирование, контроль целостности и защита от несанкционированного доступа. Обычные диски без этих функций не соответствуют требованиям.

Вопрос: Как обеспечить юридическую значимость при миграции данных?

Ответ: При миграции необходимо сохранять оригинальные подписи, метаданные и контрольные суммы. После миграции проводится верификация (сравнение контрольных сумм) и фиксируется в журнале аудита.

Вопрос: Что делать, если ключ электронной подписи утерян?

Ответ: Сразу сообщите в отдел информационной безопасности, заблокируйте утерянный ключ и инициируйте процесс восстановления или переиздания КЭП согласно требованиям ФСТЭК.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://www.archives.gov.ru

Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑00‑01
• Отдел информационной безопасности – +7 (495) -23‑00‑02
• Техническая поддержка СХЭД – +7 (495) -23‑00‑03

Электронный адрес: info@archives.gov.ru

Личный кабинет: https://cabinet.archives.gov.ru (для подачи запросов, отслеживания статуса и получения копий документов)

Личный приём (приёмная): г. Москва, ул. Тверская, д. 7, кабинет 305

График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00, суббота — 10:00‑14:00, воскресенье — выходной

Отделы:

• Отдел нормативно‑правового обеспечения
• Отдел электронного документооборота
• Отдел архивного хранения и консервации
• Отдел информационной безопасности

Руководство:

• Главный архивариус России – Иванов И.И.
• Заместитель по цифровым технологиям – Петров П.П.

Отзывы:

• «Отличный сервис, быстро отвечают на запросы в личном кабинете» – Мария С., юрист.
• «Техническая поддержка помогла решить проблему с доступом к архиву за 30 минут» – Алексей К., менеджер проекта.
• «Нужна более подробная инструкция по миграции старых PDF‑файлов» – Ольга Н., сотрудник отдела документооборота.