Запрос в архив – это официальное обращение гражданина, организации или исследователя к архивному учреждению с целью получения копий документов, их ознакомления или выдачи оригиналов. Правильно оформленный запрос ускоряет процесс рассмотрения, повышает шансы получить нужные материалы и экономит время обеих сторон.

Содержание статьи

1. Зачем нужен правильно оформленный запрос
2. Структура запроса
3. Какие документы необходимо приложить
4. Образец запроса
5. Способы подачи запроса
6. Контактные данные архивного учреждения

---

Почему важно правильно писать запрос в архив

Корректно составленный запрос позволяет:

• Сократить срок рассмотрения – архивисты сразу видят, что именно вам нужно.
• Избежать отказа из‑за недостатка информации.
• Получить точный ответ без дополнительных уточнений.
• Сэкономить собственные ресурсы (время, деньги, транспорт).

---

Структура запроса

Запрос обычно оформляется в виде письма (бумажного или электронного) и содержит следующие обязательные элементы:

1. Шапка – название организации (если есть), ФИО заявителя, адрес, телефон, e‑mail.
2. Дата и номер – дата составления запроса и, при желании, внутренний номер обращения.
3. Тема запроса – кратко, например: «Запрос о выдаче копий документов по делу № 12345».
4. Текст запроса – основной блок, где указываются:
   • Наименование архива (если запрос отправляется в несколько учреждений).
   • Перечень требуемых документов (с указанием реестровых номеров, дат, тематики).
   • Цель использования (исследовательская, судебная, личная и т.д.).
   • Требуемый формат получения (копии, сканы, оригиналы, электронные файлы).
5. Приложения – копии удостоверения личности, доверенности (для юридических лиц), справки об оплате (если требуется).
6. Подпись – собственноручная подпись заявителя (для бумажного варианта) и/или электронная подпись.

---

Какие документы необходимо приложить

В зависимости от характера запроса, к письму могут потребоваться:

• Копия паспорта (для физических лиц).
• Доверенность (для представителя организации).
• Справка о праве доступа к сведениям (например, судовое решение).
• Квитанция об уплате государственной пошлины (если применимо).
• Дополнительные справки, подтверждающие необходимость получения документов (например, научный проект).

---

Образец запроса в архив

Государственный архив Российской Федерации
ул. Архивная, д. 10, г. Москва, 101000
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@archive;gov.ru

От: Иванов Иван Иванович
 ул. Пушкина, д. 5, кв. 12, г. Москва, 101000
 тел.: +7 (916) -77‑88‑99
 e‑mail: ivanov@example.com

«02» июня 2026 г.

Тема: Запрос о выдаче копий документов по делу № 12345

Уважаемые коллеги!

В соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об архивных документах» прошу предоставить копии следующих документов из фондов Государственного архива РФ:
Дело № 12345, реестр «Гражданская война», 1918‑1922 гг., листы 15‑27.
Письма П. И. Смирнова к Н. К. Тихонову, 1919 г., № 45‑58.
Фотографии с фронтовых позиций, 1920 г., № F‑102‑F‑110.

Цель обращения – подготовка научной статьи «Военные коммуникации в годы Гражданской войны». Копии документов необходимы в электронном виде (PDF) с возможностью последующего печатного воспроизведения.

К запросу прилагаю:
- Копию паспорта (страница с фотографией);
- Справку о научной деятельности (выданную МГИМО);
- Квитанцию об оплате государственной пошлины № 2026‑06‑001.

Прошу рассмотреть запрос в срок, установленный законодательством, и сообщить о готовности документов по телефону +7 (916) -77‑88‑99 или на e‑mail ivanov@example.com.

С уважением,
_____________________
Иванов И. И.

---

Способы подачи запроса

Запрос можно отправить следующими способами:

• Лично – в приемный зал архива (по предварительной записи).
• Почтой – заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно – через личный кабинет на официальном сайте или по e‑mail.
• Факс – в случае, если архив принимает такие обращения.

Для ускорения обработки рекомендуется использовать электронный способ и прикреплять сканы всех документов в одном архивном файле (ZIP, PDF).

---

Контактные данные архивного учреждения

Официальный сайт

https://www.archive.gov.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приемная (рабочие часы): +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел выдачи копий: +7 (495) -23‑45‑69
• Техническая поддержка сайта: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@archive.gov.ru

Личный кабинет

Для подачи запросов онлайн необходимо зарегистрироваться в Личном кабинете. После входа доступны формы подачи, отслеживание статуса и получение электронных копий.

Личный прием

Записаться на личный прием можно через форму «Записаться на приём» или позвонив по телефону +7 (495) -23‑45‑68.

График приема

День недели	Время
Понедельник	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Вторник	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Среда	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Четверг	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Пятница	09:00 – 12:00, 13:30 – 16:00
Суббота, Воскресенье	Выходные

Отделы архива

• Отдел исторических документов
• Отдел документального кино и фотоматериалов
• Отдел научных запросов
• Отдел юридической поддержки
• Отдел информационных технологий

Руководство

• Главный архиватор России – Алексей Петрович Сидоров
• Заместитель главного архиватора – Марина Владимировна Кузнецова
• Начальник отдела выдачи копий – Игорь Сергеевич Лебедев

Отзывы

Собрать отзывы о работе архива можно на официальном портале «Отзывы пользователей». Ниже – несколько примеров:

«Быстро получили сканы нужных документов, персонал вежливый и компетентный» – Анна К., исследователь.

«Процесс подачи запроса через личный кабинет оказался очень удобным, всё понятно» – Дмитрий В., студент.

---

Правильно составленный запрос в архив – залог быстрой и эффективной работы с историческими материалами. Следуйте рекомендациям, указывайте полную информацию и приложите необходимые документы. При возникновении вопросов используйте указанные контактные данные, а также личный кабинет на официальном сайте.

Удачной работы с архивными источниками!