Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно подготовить, оформить и передать электронные архивные документы в государственный или корпоративный архив, а также предоставить все необходимые контакты для обращения в архивные службы.

Правовая основа приёма электронных документов

Согласно Проекту рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (Федеральное архивное агентство), итоговая запись подписывается её составителем с указанием должности и даты составления. Кроме того, в Правилах архивного дела (ПП 77) прописаны требования к оформлению сдаточных описей и внутренней описи электронных дел.

• Документы, подлежащие постоянному, долговременному или временному хранению, оформляются в сдаточные описи электронных дел.
• Опись является основным справочным инструментом, позволяющим вести учёт и осуществлять поиск архивных томов.
• Для электронных документов обязательна электронная подпись (УКЭП) или иная форма подтверждения юридической значимости.

Ключевые нормативные документы

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле».
2. Положение об архиве организации (локальный акт).
3. Инструкция 19 и Правила 20 (п. 87 и п. 14) – формирование внутренней описи.
4. Методические рекомендации ФАА по электронному архиву (2025‑2026 гг.).

Этапы приёма электронных документов в архив

Подготовительный этап

На этом этапе осуществляется:

• Экспертиза ценности документов (определение сроков хранения).
• Аудит правильности оформления (наличие подписей, корректность дат).
• Оцифровка бумажных носителей, если это требуется.
• Назначение ответственного за подготовку (обычно специалист по архивному делу).

Формирование электронного дела

Для каждого электронного дела необходимо создать:

• Внутреннюю опись – таблица с реквизитами (наименование, номер, дата создания, тип, размер, метаданные).
• Сдаточную опись (годовой раздел сводной описи единиц хранения).
• Акт приёма‑передачи, подписанный уполномоченными лицами.

Оформление сдаточной описи

Сдаточная опись оформляется в соответствии с выбранным принципом нумерации:

1. Номерной (по порядковому номеру дел).
2. Алфавитный (по наименованию подразделения).
3. Хронологически‑номерной (по дате создания + номер).

Требования к объёму:

• Не более 250 листов (толщина ≤ 4 см) в одном деле.
• Каждый файл – не менее PDF/A‑2 или XML с полным набором метаданных.

Подписание и передача

После заполнения всех реквизитов документ подписывается электронной подписью (УКЭП) и отправляется в архив:

• Через защищённый канал (SFTP, HTTPS).
• С приложением к письму «Акт приёма‑передачи».

Приём в архив и регистрация

Архивный сотрудник проверяет:

• Соответствие описи требованиям нормативных актов.
• Наличие подписи и корректность метаданных.
• Техническую целостность файлов (контрольные суммы).

После подтверждения документу присваивается уникальный архивный идентификатор (УАИ) и вносится в годовой раздел сводной описи.

Технические требования к электронным архивным документам

Как оформить сдаточную опись: пошаговый чек‑лист

1. Собрать список всех электронных дел, подлежащих сдаче.
2. Определить срок хранения (постоянный, долговременный, временный).
3. Заполнить таблицу «Внутренняя опись» (название, номер, дата, объём, метаданные).
4. Сформировать сдаточную опись в соответствии с выбранным принципом нумерации.
5. Подписать описи электронной подписью ответственного лица.
6. Подготовить Акт приёма‑передачи (ФИО, должность, дата, подписи).
7. Отправить пакет документов в архив через защищённый канал.
8. Получить подтверждение о приёме и УАИ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие графы в акте не нужно заполнять, если организация не является источником комплектования государственного архива?

Не заполняются графы, связанные с государственными регистрационными номерами и кодами архивного фонда. Вместо этого указываются внутренние коды организации.

Как документировать факт уничтожения документов, которые ещё не сданы в архив?

Оформляется отдельный акт об уничтожении с указанием перечня документов, даты, подписи ответственного и печати организации. К актам прилагаются копии оригинальных документов (если они есть).

Можно ли использовать облачное хранилище для архивных электронных документов?

Да, при условии, что облачный сервис соответствует требованиям ФЗ‑63 о защите информации и обеспечивает долгосрочное хранение, контроль целостности и возможность восстановления данных.

Контакты для обращения

Отзывы пользователей

Соблюдая указанные правила и используя предоставленные контакты, вы сможете без ошибок оформить и передать электронные документы в архив, обеспечив их юридическую значимость и долгосрочное хранение.