Содержание

1. Классификация архивных документов
2. Структура и состав документов
3. Формы и учетные документы
4. Процедура передачи и комплектования
5. Контакты для обращения

Состав документов, находящихся в Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ),
регламентируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон от  № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
• Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования,
  учета и использования документов Архивного фонда РФ (Федеральное архивное агентство);
• Приказ Министерства культуры РФ от  № 77 «Об утверждении Правил организации
  хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ».

Согласно этим документам, в архивный фонд могут входить любые архивные документы,
независимо от их источника, формы носителя, места создания и формы собственности,
при условии их прохождения экспертизы ценности и постановки на государственный учет.

Документы, попадающие в государственный архив, делятся на несколько основных групп:

Документы государственного происхождения

Это документы, образованные в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и их подведомственных учреждений. К ним относятся:

• законы, указы, постановления;
• деловые письма, протоколы заседаний, акты заседаний;
• отчёты, статистические сведения, планы и программы;
• документы по управленческим, финансовым, юридическим, техническим и другим направлениям.

Документы личного происхождения

Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности физических лиц,
семей, родов. К ним относятся:

• личные письма, дневники, автобиографии;
• семейные архивы (свидетельства о рождении, браке, смерти, документы о недвижимости);
• коллекции, собранные членами семьи (фотографии, рукописи, предметы быта).

Документы по личному составу (трудовые документы)

Отражающие трудовые отношения работника с работодателем:

• трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении;
• служебные книжки, аттестационные листы;
• документы о повышении квалификации, наградах, дисциплинарных взысканиях.

Документы временного и постоянного хранения

В зависимости от установленного срока хранения документы делятся на:

• Постоянное хранение – документы, имеющие историческую, культурную, научную ценность;
• Временное хранение – документы, подлежащие уничтожению после истечения установленного срока
  (обычно 10–50 лет в зависимости от категории).

Структура и состав документов

Каждый архивный документ имеет определённый набор элементов, которые позволяют
правильно его идентифицировать, описать и учесть:

1. Шапка () документа – название, дата, номер, орган‑источник.
2. Текстовое содержание – основной материал (письмо, акт, протокол и т.д.).
3. Приложения – графики, таблицы, карты, фотографии, копии оригиналов.
4. Метаданные – сведения о языке, формате носителя, размере, условиях доступа.
5. Экспертная оценка ценности – документ, подтверждающий, что материал прошёл экспертизу
   и включён в Архивный фонд.
6. Учетные реквизиты – регистрационный номер, код фонда, сведения о месте хранения.

Для удобства работы с архивными фондами используется единой классификатор (например,
«Классификатор управленческих архивных документов»), который позволяет группировать
документы по тематикам, видам деятельности и уровням управления.

Формы и учетные документы

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда РФ, в архиве ведутся следующие учетные формы:

• Паспорт архивного фонда – основной документ, содержащий сведения о составе, объёме,
  сроках хранения и оценке ценности всех документов фонда.
• Опись дел – перечень всех дел (деловых файлов), входящих в фонд, с указанием их
  содержания и сроков хранения.
• Краткая опись – упрощённый вариант описи, используемый для быстрого поиска.
• Книга учёта поступления и выдачи документов – фиксирует каждый акт передачи
  документов в архив и их последующее использование.
• Акт экспертизы ценности – документ, подтверждающий, что материал имеет историческую
  или научную значимость и подлежит постоянному хранению.

Процедура передачи и комплектования

Процесс передачи документов в государственный архив включает несколько этапов:

1. Идентификация – определение категории и ценности документа.
2. Экспертиза – проведение оценки ценности документом уполномоченными специалистами.
3. Согласование – заключение договора между собственником (например, государственным
   учреждением) и архивом о передаче.
4. Комплектование – формирование дел, их описание и оформление в соответствии с
   классификатором.
5. Хранение – размещение документов в архивных хранилищах с учётом условий
   сохранности (температура, влажность, защита от света).
6. Учет и доступ – внесение записей в учетные формы и предоставление доступа
   исследователям в соответствии с установленными правилами.

Все действия фиксируются в актe передачи и в журнале учёта, что обеспечивает
полную прослеживаемость документа от момента создания до его текущего состояния в архиве.

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по передаче, использованию или поиску архивных документов,
вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Мы ценим ваш интерес к сохранению исторического наследия и готовы оказать всю необходимую поддержку.