Комплектование – это процесс формирования архивного дела (архивного фонда) из отдельных документов, их объединения в логически и хронологически целостный комплект, оформление сопроводительных описаний и обеспечение надёжного хранения.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Федерального архивного агентства от № … – утверждает Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Методические рекомендации по применению Правил (изданные Росархивом и ВНИИДАД).
• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.

Все указанные документы доступны для скачивания на официальном сайте www.rusarchives.ru.

Основные понятия

1. Документ – любой зафиксированный факт, созданный в результате официальной или частной деятельности.
2. Архивный документ – документ, отнесённый к архивному фонду в соответствии с установленными правилами.
3. Комплект – совокупность документов, объединённых по теме, субъекту, событию или периоду.
4. Архивное дело (фонд) – система комплектов, упорядоченных согласно классификационным принципам.

Этапы комплектования документа

Подготовительный этап

• Определение правообладающего органа (какой орган передаёт документы в архив).
• Проверка наличия правовых оснований (законы, нормативные акты, сроки хранения).
• Составление плана комплектования (какие документы будут входить в один комплект).

Сбор и проверка документов

• Физический приём документов (бумажные, электронные, микрофильмы).
• Контроль целостности, подлинности и соответствия оригиналам.
• Идентификация: присвоение уникального регистрационного номера (УРН).

Формирование комплекта

1. Группировка по тематическому, хронологическому и субъектному признакам.
2. Создание описательной карточки (сведения о содержании, дате, авторе, количестве листов).
3. Оформление папки‑комплекта (физическая или электронная) с указанием УРН.

Описание и учёт

• Заполнение формы описания в соответствии с Методическими рекомендациями (поля: название, срок хранения, уровень доступа, источник).
• Внесение данных в электронный архивный учет (система ФАА «Электронный архив»).
• Регистрация в реестре архивных документов (печатный и/или электронный).

Финальное оформление и передача в фонд

• Маркировка комплектов (штрих‑коды, наклейки с УРН).
• Размещение в специальных архивных ящиках или в электронных хранилищах с соблюдением условий микроклимата.
• Обновление плана фонда и информирование руководства.

Технические требования к комплектованию

Роли и ответственные лица

• Архивный специалист – осуществляет проверку и комплектование.
• Главный архивариус – контролирует соблюдение правил и утверждает планы комплектования.
• Ответственный за ИТ‑подразделение – обеспечивает техническую поддержку электронных архивов.
• Контролёр качества – проводит аудиты комплектов и проверку соответствия методическим рекомендациям.

Лучшие практики (best‑practice)

1. Вести постоянный диалог с передающими органами для уточнения состава документов.
2. Использовать автоматизированные системы (ЭАИС, «Электронный архив») для снижения человеческого фактора.
3. Регулярно проводить проверку микроклимата и состояние физических носителей.
4. Обеспечить резервное копирование электронных комплектов в независимых дата‑центрах.
5. Документировать каждый этап в журнале комплектования (дата, ФИО, действие).

Контактная информация для обращений

Соблюдая изложенные правила и рекомендации, архивные учреждения смогут обеспечить надёжное и законное комплектование документов, их учёт и дальнейшее использование в интересах государства и общества.