Комплектование – это процесс формирования архивных фондов за счёт поступления в архив документов, созданных в результате деятельности государственных, муниципальных и иных организаций, а также граждан. Правильное определение и классификация источников комплектования обеспечивает полноту и достоверность архивного фонда, а также упрощает его последующее использование.
Нормативно‑правовая база - Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий понятие «источник комплектования».
- Приказ Росархива № 24 от (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по определению организаций‑источников (утверждены ЦЭПК при Росархиве ).
- Региональные нормативные акты (например, закон Пермского края № 210‑ПК от ).
Все перечисленные документы регламентируют порядок составления списков источников комплектования, их классификацию и порядок взаимодействия с архивом.
Что такое «источник комплектования»?
Согласно статье 19‑20 Федерального закона № 125‑ФЗ, источником комплектования считается организация (государственная, муниципальная, коммерческая, некоммерческая) или гражданин, в процессе своей деятельности создающий документы, подлежащие передаче в архив.
2.1 Критерии отнесения к источникам - Наличие у организации архивного статуса (выписка из реестра архивных организаций).
- Создание документов, относящихся к делам, подлежащим архивированию в соответствии с номенклатурой дел.
- Обязанность передачи документов в архив, установленная законодательством или нормативными актами.
2.2 Классификация источников
| Категория | Примеры | Особенности |
|---|---|---|
| Государственные органы | Министерства, федеральные службы, органы исполнительной власти субъектов РФ | Обязаны передавать документы в соответствии с федеральными и региональными нормативами. |
| Муниципальные организации | Городские и районные администрации, муниципальные предприятия | Документы передаются в муниципальные архивы, а при необходимости – в государственный архив. |
| Негосударственные организации | Частные компании, некоммерческие фонды, религиозные организации | Могут быть включены в список источников, если их документы относятся к публичному интересу. |
| Граждане | Личные документы (корреспонденция, дневники, фотографии), если они имеют историческую ценность | Передаются в архив по инициативе гражданина или в рамках государственных программ. |
Процесс формирования списков источников комплектования
Работа по фондированию (определение фондовой принадлежности и хронологических границ) осуществляется в источниках комплектования в процессе формирования дел. Основные этапы:
- Анализ нормативных актов – изучение федеральных и региональных законов, постановлений, методических рекомендаций.
- Определение номенклатуры дел – составление перечня дел, подлежащих архивированию, согласно классификатору дел.
- Идентификация организаций‑источников – проверка наличия у организации архивного статуса, объёма создаваемой документации.
- Составление и утверждение списка – формирование официального реестра, согласование с руководством архива.
- Контроль и обновление – периодический пересмотр (обычно каждые 5 лет) в соответствии с изменениями в законодательстве и структуре организаций.
3.1 Примерный перечень типов организаций‑источников - Федеральные государственные унитарные предприятия (ГУП)
- Министерства и их структурные подразделения
- Региональные органы исполнительной власти
- Муниципальные учреждения образования, культуры, здравоохранения
- Военные организации (например, Центральный архив Министерства обороны РФ)
- Научные и исследовательские институты Российской академии наук
- Крупные коммерческие предприятия, участвующие в реализации государственных программ
Практика применения: как организация проверяет свой статус источника?
Для того чтобы узнать, является ли ваша организация источником комплектования, следует выполнить следующие действия:
- Обратиться в отдел архивного обеспечения вашего регионального архива.
- Предоставить сведения о структуре организации, объёме создаваемой документации и её тематике.
- Получить выписку из реестра архивных организаций (если она уже есть) или пройти процедуру регистрации в качестве источника.
- Согласовать план передачи документов и сроки их сдачи.
После подтверждения статуса организация включается в официальный список источников комплектования, который публикуется на сайте соответствующего архива.
Контактная информация для обращения в Государственный архив РФ
Если у вас возникли вопросы по комплектованию, формированию списков источников или вы хотите уточнить статус вашей организации, используйте следующие каналы связи:
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.rusarchives.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела комплектования | +7 (495) -23‑45‑68, доб. 101 |
| Электронный адрес | info@rusarchives.ru |
| Личный кабинет (для организаций‑источников) | https://cabinet.rusarchives.ru |
| Личный приём (директор архива) | Иванов И.И., +7 (495) -23‑45‑69, доб. 102 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы | Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно через форму «Обратная связь» на сайте или отправив письмо на feedback@rusarchives.ru. |
Комплектование государственных архивов – это фундаментальная часть архивного дела, обеспечивающая сохранность исторической памяти страны. Чёткое определение источников комплектования, их классификация и регулярный контроль позволяют формировать полные и достоверные архивные фонды, которые впоследствии служат исследователям, законодателям и широкому кругу граждан;
Соблюдение правовых норм, использование методических рекомендаций ФАА и активное взаимодействие с архивными учреждениями гарантируют, что каждый документ, созданный в рамках государственной и муниципальной деятельности, будет надёжно сохранён и доступен для будущих поколений.
Помните: своевременное включение вашей организации в список источников комплектования – залог эффективного архивного процесса и соблюдения требований законодательства.