Цель статьи – дать полное представление о нормативных, технических и организационных требованиях, предъявляемых к муниципальным архивам в России, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные органы.

Правовая основа

Система требований к муниципальным архивам формируется на основе следующих нормативных актов:

• Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г. № 19 – «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле».
• Приказ Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 г. № 24 – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
• Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил (утв. 13 декабря 2022 г.).
• СН 426‑82 «Инструкция по проектированию архивов» (строительные нормы, 1982 г.).
• Временный порядок автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ (2025 г.).

Эти документы определяют обязательные требования в пунктах 52.1‑52.3, 53.1‑53.2, 54.1‑54.6 Правил организации хранения, а также регламентируют контрольные (надзорные) мероприятия в регионах.

Ключевые обязательные требования

Требования к хранению документов

1. Условия микроклимата: температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
2. Защита от вредных факторов: свет, пыль, химические загрязнители, вибрация.
3. Организация стеллажей: соблюдение ширины проходов (не менее 1,2 м), высоты стеллажей (не более 2,2 м) и прочих параметров, указанных в СН 426‑82.
4. Системы охранной сигнализации и видеонаблюдения: обязательны для всех помещений, где хранятся документы фондового значения.

Требования к комплектованию и учёту

• Экспертиза ценности документов (пункт 2.3.4 Правил).
• Создание описательных карточек в соответствии с ГОСТ 7.0‑2003.
• Ведение автоматизированного учёта в системе «Электронный архив» (ЕА).
• Регулярное обновление реестров и проведение инвентаризаций (не реже одного раза в 3 года).

Требования к использованию архивных документов

Для доступа к документам необходимо:

• Регистрация пользователя в личном кабинете (ЛК).
• Согласование целей использования (исследовательская, правовая, образовательная и т.п.).
• Соблюдение правил копирования и репродукции, установленных архивом.

Технические и инфраструктурные требования

Помещения

Помещения архива должны соответствовать следующим параметрам (по СН 426‑82):

• Площадь архивного зала – минимум 0,5 м² на 1 м³ архивного фонда.
• Наличие отдельного помещения для хранения документов повышенной ценности (климат‑контроль, усиленная охрана).
• Отдельные зоны: приём‑обслуживание, читальный зал, техническая (сервера, системы вентиляции).

Оборудование

• Системы климат‑контроля (кондиционеры, увлажнители).
• Охранные системы: датчики движения, охранные сигнализации, видеокамеры с записью 30 дней.
• Автоматизированные системы учёта (ЭА, электронные каталоги).
• Рабочие места с компьютерами, сканерами высокого разрешения и специализированным программным обеспечением.

Информационная безопасность

Для электронных архивных фондов обязательны:

1. Регулярные резервные копии (не реже одного раза в неделю).
2. Шифрование передаваемых данных.
3. Контроль доступа по ролям (администратор, архивист, пользователь).

Организационные требования

Штатное расписание и квалификация персонала

• Главный архивист – высшее образование в области архивного дела.
• Специалисты по учёту и описанию – не менее 3‑летнего опыта работы.
• Технический персонал (ИТ‑поддержка, охрана) – сертификаты в соответствующих областях.

Личный приём и обслуживание граждан

Для удобства пользователей в каждом муниципальном архиве организован личный приём с фиксированным графиком. Приём проводится по предварительной записи через личный кабинет или по телефону.

Отделы архива

1. Отдел приёма и комплектования.
2. Отдел учёта и описания.
3. Отдел эксплуатации и технического обеспечения.
4. Отдел правового обеспечения и контроля.
5. Отдел публичных сервисов (читалка, консультации).

Контроль и надзор

Региональный государственный контроль (надзор) проводится в соответствии с Руководством ФАА (2024 г.) и включает проверку:

• Соответствия помещения нормативам.
• Наличие и актуальность учётных документов.
• Соблюдения сроков хранения (по Перечню типовых управленческих архивных документов).
• Эффективности системы информационной безопасности.

Отзывы и оценка качества работы

Для повышения прозрачности работы архива собираются отзывы граждан и организаций. На основании анализа отзывов формируются планы по улучшению сервисов.

Контактная информация для обращения

Требования к муниципальным архивам охватывают широкий спектр вопросов: от нормативно‑правовой базы и технических параметров помещений до организации работы персонала и взаимодействия с пользователями. Соблюдение этих требований гарантирует сохранность исторических и управленческих документов, их доступность для исследователей и граждан, а также повышает уровень доверия к архивным учреждениям.

При возникновении вопросов или необходимости уточнения деталей, используйте приведённые выше контактные данные – сотрудники архива готовы помочь.