Создание и эксплуатация электронного архива — это сложный процесс‚ требующий соблюдения строгих нормативных требований‚ обеспечения информационной безопасности и организации бесперебойной работы программно-аппаратных комплексов. Ниже представлена подробная статья‚ охватывающая ключевые аспекты обеспечения деятельности электронного архива‚ нормативную базу и реквизиты для связи с профильными ведомствами (на примере Федерального архивного агентства — Росархива).

Описание: Обеспечение деятельности электронного архива

Под обеспечением электронного архива понимается комплекс организационных‚ технических‚ программных‚ правовых и кадровых мер‚ направленных на:

• Долгосрочное хранение электронных документов (ЭД) с сохранением их юридической силы‚ достоверности‚ целостности и доступности.
• Организацию приема документов от образцовщиков (создателей) в установленных форматах и по регламентированным протоколам передачи.
• Обеспечение информационной безопасности (ИБ) в соответствии с законодательством РФ (152-ФЗ‚ 149-ФЗ‚ 187-ФЗ и др.).
• Поддержку форматов и миграцию данных для предотвращения устаревания носителей и программного обеспечения (проблема «цифровой вымирания»).
• Организацию поиска и выдачи копий документов пользователям в установленные сроки.

Ключевые компоненты обеспечения

1. Нормативно-правовое обеспечение: Соответствие Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Приказу Минкультуры России от № 2760 (Требования к системам электронного архива)‚ а также стандартам серии ГОСТ Р 7.0.100 (ISO 16175).
2. Техническое обеспечение: Серверное оборудование‚ системы хранения данных (SAN/NAS)‚ библиотеки магнитных лент (для «холодного» хранения)‚ средства резервного копирования и защиты от несанкционированного доступа (СЗИ НСД).
3. Программное обеспечение: Специализированные системы электронного архива (SEA)‚ сертифицированные ФСТЭК и ФСБ (например‚ на базе 1С:Архив‚ DIADOC‚ «Контур.Архив» и др.).
4. Кадровое обеспечение: Наличие архивистов‚ администраторов БД‚ специалистов по ИБ‚ прошедших обучение и допущенных к работе с гостайной (при необходимости) или персональными данными.

Методические рекомендации (Росархив)

• Оперативное хранение (дисковые массивы‚ быстрый доступ).
• Долгосрочное/Архивное хранение (ленточные библиотеки‚ оптические диски‚ облачные хранилища класса Cold Storage).

Правовая база: Основные документы по информационной безопасности

Деятельность электронного архива неразрывно связана с защитой информации. Основополагающие нормативные правовые акты (НПА):

Международные и национальные стандарты: ISO 16175 (принципы и функциональные требования)‚ ISO 14721 (OAIS — эталонная модель открытой архивной информационной системы)‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018‚ ГОСТ Р 7.0.99-2018 (метаданные). Стандартизацию ведет Росстандарт‚ экспертизу СЗИ, ФСТЭК и ФСБ.

Контакты для обращений (Федеральный архивный агентство — Росархив)

Основной регулятор архивного дела в РФ — Росархив. Обращения по вопросам организации электронных архивов‚ лицензирования архивных услуг‚ методологии:

Личный кабинет (Электронные сервисы)

Для взаимодействия с Росархивом и ведомственными архивами используются следующие порталы:

• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ): gosuslugi.ru — подача обращений‚ получение архивных справок‚ заказ копий документов;
• Автоматизированная информационная система «Национальный архивный фонд» (АИС НАФ): Доступна для уполномоченных пользователей (архивов-хранителей) для учета фондов‚ описания дел и формирования отчетности.
• Личный кабинет на сайте Росархива: Раздел «Обращения граждан и организаций» (требует авторизации через ЕСИА).

Личный прием граждан и представителей организаций

График приема руководства и специалистов Росархива

Внимание: График может меняться. Обязательно подтверждайте время по телефону приемной +7 (495) -37-38-98 или на сайте перед визитом.

Порядок записи: Запись на личный прием осуществляется по телефону приемной или через форму на официальном сайте в разделе «Личный прием». Необходимо иметь при себе паспорт и документы‚ подтверждающие повод обращения.

Структура ведомства: Основные отделы (релевантные для Электронного архива)

1. Отдел информатизации и ведения реестров — ключевой подраздел по вопросам:
   • Разработки требований к системам электронного архива (СЭА).
   • Ведения реестра систем электронного архива.
   • Методического сопровождения перевода архивов на электронное хранение.
   • Координации работ по формированию Единого архивного фонда в электронном виде.
2. Отдел государственной политики и нормативно-правового регулирования — разработка проектов законов‚ приказов‚ методических рекомендаций (в т.ч. по приему ЭФД на хранение).
3. Отдел контроля и надзора в сфере архивного дела — проверки соблюдения законодательства при создании и эксплуатации электронных архивов.
4. Управление федеральных архивов — координация работы федеральных архивов (РГАДА‚ РГАНИ‚ ГАРФ и др.) по внедрению электронных архивов.
5. Юридический отдел — правовая экспертиза проектов НПА‚ работа с обращениями по правовым вопросам.

Руководство Федерального архивного агентства (Росархив)

Данные актуальны на 2026 год. Проверьте актуальность на официальном сайте.

• Руководитель Росархива: Куфтин Сергей Викторович (с 2021 года).
• Первый заместитель Руководителя: Мурашов Андрей Юрьевич (курирует информатизацию‚ НАФ‚ электронные архивы).
• Заместители Руководителя:
  • Хромов Алексей Владимирович (правовое регулирование‚ контроль).
  • Смирнова Елена Александровна (международное сотрудничество‚ федеральные архивы).

Отзывы и практика обращений

Анализ обращений пользователей и организаций к Росархиву и на профильных форумах (например‚ сообщества архивистов‚ 1С-Битрикс‚ профильные журналы «Архивное дело») выявляет следующие типичные темы и настроения:

Позитивные аспекты (Что хвалят):

• Методическая поддержка: Высокая качество рекомендаций по организации СЭА‚ форматов файлов (PDF/A‚ XML‚ TIFF)‚ метаданных.
• Портал Госуслуг: Удобство заказа архивных справок онлайн без визита в архив (для типовых запросов).
• Развитие АИС НАФ: Постепенный переход на электронный документооборот между архивами.

Проблемные зоны (На что жалуются):

• Сложность сертификации СЭА: Долгие сроки и высокие затраты на аттестацию систем ФСТЭК/ФСБ для работы с гостайной или КИИ.
• Единообразие форматов: Трудности при приеме ЭФД от разных образцовщиков‚ использующих разные СЭД/СЭА (проблема интероперабельности).
• Сроки рассмотрения обращений: Юридические сроки (30 дней) часто исчерпываются полностью‚ ответы бывают формальными.
• Кадровый голод: Нехватка квалифицированных архивистов-электронщиков‚ знающих и архивистику‚ и ИТ/ИБ.
• Финансирование миграции: Отсутствие системного финансирования перезаписи данных со старых носителей (дискеты‚ старые ленты) на современные.

Советы от практиков (на основе отзывов):

1. Перед созданием СЭА обязательно пройдите предварительную консультацию в Отделе информатизации Росархива (по телефону или на приеме).
2. Используйте Портал Госуслуг для типовых запросов — это быстрее‚ чем почтовые обращения.
3. При передаче ЭФД в государственный архив готовьте акт приема-передачи и описание метаданных строго по Приказу № 2760.
4. Ведите журнал учета носителей и операций миграции, это первое‚ что проверяют инспекторы.

Резюме

Обеспечение функционирования электронного архива — это не только закупка серверов и ПО. Это построение системы управления‚ основанной на требованиях 125-ФЗ‚ 152-ФЗ‚ 63-ФЗ‚ Приказа Минкультуры № 2760 и стандартов серии ГОСТ Р 7.0.100. Ключевую роль играет взаимодействие с Росархивом (Отдел информатизации) на этапах проектирования‚ аттестации и приема фондов на хранение. Используйте официальный сайт archives.gov.ru и портал Госуслуг как основные каналы коммуникации с регулятором.

Данная статья составлена на основе открытых данных Федерального архивного агентства‚ нормативных актов РФ и отраслевых публикаций (в т.ч. 1С-Битрикс‚ Falcongaze) по состоянию на . Контактные данные и руководство могут изменяться‚ проверяйте актуальность на официальных ресурсах.