Обращение в архив – это процесс взаимодействия граждан, организаций и государственных органов с архивными фондами для получения, передачи или использования документов. Данные правила регламентируют порядок подачи заявок, подготовки материалов, а также работу архивных учреждений в соответствии с Методическими рекомендациями к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г.

Правовая основа

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
2. Приказ ФАА № 77 от  г. «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ».
3. Методические рекомендации, содержащие ссылки на конкретные пункты нормативного акта (см. выше).
4. ГОСТ 2.501‑88, ГОСТ 19.601‑78, ГОСТ 24.402‑80 – стандарты, определяющие порядок оформления, учёта и дублирования архивных документов.

Как подготовить документы к передаче в архив

Подготовка документов – важный этап, от которого зависит корректность их последующего учёта. Ниже – пошаговый алгоритм, основанный на образце инструкции по подготовке и передаче документов в архив.

1. Определить перечень документов, подлежащих передаче. Исключить те, которые подлежат уничтожению согласно срокам хранения.
2. Проверить наличие всех оригиналов и их соответствие реестрам.
3. Оформить акт передачи в соответствии с ГОСТ 24.402‑80:
   • Указать наименование организации‑передатчика.
   • Перечислить наименования и количество передаваемых дел.
   • Подписать акт ответственными лицами.
4. Сформировать сопроводительные документы:
   • Реестр дел (в бумажном и/или электронном виде).
   • Техническое задание на комплектование (при необходимости).
5. Упаковать документы в соответствии с требованиями к хранению (картонные коробки, архивные папки, плёнки).
6. Передать документы в архив:
   • Лично в отделе приёма.
   • Через курьерскую службу (при наличии договора).
   • Электронно – загрузив сканы в Личный кабинет (см. раздел «Контакты»).

Как подать запрос на получение архивных материалов

Запросы могут быть направлены в архив различными способами: лично, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал государственных услуг или региональные порталы.

1. Заполнить заявление о предоставлении архивных материалов (образец доступен на официальном сайте).
2. Указать:
   • Персональные данные заявителя (ФИО, ИНН/СНИЛС, контактный телефон, e‑mail).
   • Точное наименование и реквизиты искомых документов (если известны).
   • Цель использования (исследовательская, судебная, иные законные цели).
3. Приложить копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
4. Отправить запрос в один из каналов:
   • Через Личный кабинет на портале ФАА.
   • Электронной почтой info@fas.gov.ru.
   • Факс‑№ (495) -23‑45‑67.
5. Ожидать ответа: согласно пункту 8.2 Методических рекомендаций, срок исполнения запросов не превышает 30 дней со дня регистрации обращения.

Правила работы пользователей в читальных залах

Для обеспечения сохранности материалов и комфортного доступа к ним в читальных залах действуют следующие правила (утверждены , последнее изменение – ):

• Регистрация в Личном кабинете и получение пропуска.
• Запрещено проносить в зал пищу, напитки, а также электронные устройства без согласования.
• Все материалы можно использовать только в специально отведённых местах; копирование допускается только после получения письменного разрешения.
• Соблюдать тишину и порядок, не повреждать оригиналы.
• При необходимости делать пометки – использовать только предоставленные архивом бланки.

Контактная информация

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает подготовка документов к передаче?

В среднем 5‑10 рабочих дней, в зависимости от объёма и наличия сопроводительных материалов.

Можно ли получить копию архивного документа в электронном виде?

Да. После одобрения запроса архив предоставляет сканы в формате PDF, либо, при необходимости, в формате TIFF.

Какие документы подлежат обязательному архивированию?

Все документы, не подлежащие уничтожению в установленный срок, а также документы, отнесённые к государственной тайне или имеющие историческую ценность.

Как оформить запрос на доступ к закрытым (секретным) материалам?

Требуется согласие уполномоченного органа, а также подписание соглашения о неразглашении (NDA).

Соблюдение правил обращения в архив гарантирует законность и эффективность работы с документами, а также их сохранность для будущих поколений. При подготовке, передаче и запросе архивных материалов рекомендуется пользоваться официальными инструкциями, обращаться в соответствующие отделы и использовать Личный кабинет для ускорения процессов.

При возникновении вопросов, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – сотрудники архива готовы помочь в любое рабочее время.