Опись документов – это официальный список (реестр) оригинальных материалов, передаваемых в копировально‑множительные подразделения МВД РФ для создания копий, тиражей и иных видов размножения․ Данный документ фиксирует сведения о типе, количестве, дате получения и получателе копий, а также подтверждает наличие всех необходимых разрешений․
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон № 141‑ФЗ от «О службе в федеральной противопожарной службе» (частично регулирует порядок обращения с документами)․
- Приказ ФТС России № 1331 от «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» – аналогичный порядок применяется в МВД․
- Инструкция № N 39 к Инструкции о ведении книги учёта копировально‑множительных работ (приложение N 39)․
- Приказ МВД России от «Об утверждении Инструкции об организации деятельности Министерства внутренних дел РФ при рассмотрении заявлений по вопросам гражданства» – содержит разделы о копировально‑множительных работах․
Кому и когда требуется опись
Опись оформляется в следующих случаях:
- Передача первых экземпляров (подлинников) в копировально‑множительные участки․
- Заказ тиража от 50 копий и более․
- Размножение служебных материалов, инструкций, нормативных актов, справочных листов․
- Передача рукописных текстов, требующих официального оформления․
Содержание описи
В описи указываются обязательные реквизиты:
| Пункт | Содержание |
|---|---|
| Дата поступления заказа | ДД․ММ․ГГГГ |
| Вид документа | Указание типа (приказ, справка, протокол и т․п․) |
| Наименование документа | Полное название |
| Дата и номер оригинала | Если имеются |
| Сокращённое наименование подразделения (индекс) | Напр․, ОУД‑01 |
| ФИО заказчика | Фамилия, имя, отчество |
| Тираж (кол‑во листов и копий) | Напр․, 100 листов, 500 копий |
| Дата выдачи копий | ДД․ММ․ГГГГ |
| Подпись получателя и расписка | Подпись, печать |
Порядок оформления
- Подготовка оригиналов․ Документы должны быть разброшюрованы, напечатаны чётко и разборчиво․
- Заполнение описи․ Оформляется в книге учёта (приложение N 39) или в электронном виде в личном кабинете․
- Подпись руководителя․ Наряд на снятие копий подписывает заместитель руководителя подразделения делопроизводства и режима․
- Проверка․ Специалист по контролю проверяет правильность оформления, наличие разрешения на размножение и соответствие техническим требованиям․
- Передача в копировально‑множительный отдел․ После подтверждения оригиналы сдаются в отдел․
- Регистрация в книге учёта․ Вносятся все данные о заказе, получателе и выполненных работах․
Ответственные лица
- Руководитель (заместитель) подразделения делопроизводства и режима – подписывает наряд․
- Контролёр‑инспектор – проверяет соответствие требованиям․
- Сотрудник копировально‑множительного отдела – осуществляет непосредственное копирование․
- Получатель копий – подписывает расписку о получении․
Контроль и аудит
Контроль за выполнением копировально‑множительных работ осуществляется:
- Внутренними проверками подразделения делопроизводства․
- Аудитами по результатам исполнения поручений Президента, Правительства и органов исполнительной власти․
- Регулярным мониторингом книги учёта копий (проверка на соответствие реестра и фактического выполнения)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой минимальный тираж считается «многократным»?
В МВД РФ многократным считается тираж от 50 копий․ При меньшем количестве оформляется обычный наряд на копирование․
Можно ли копировать документы, содержащие служебную тайну?
Только после получения официального разрешения руководителя подразделения и соблюдения требований к защите информации․
Где хранится книга учёта копировально‑множительных работ?
Книга хранится в архиве подразделения делопроизводства и доступна для проверок в течение 5 лет․
Контактные данные для обращения
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://mvd․gov․ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно) |
| Телефон отдела делопроизводства | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | deloproizvodstvo@mvd․ru |
| Личный кабинет | https://mvd․gov․ru/cabinet (регистрация по коду подразделения) |
| Личный приём (приёмная) | ул․ Тверская, д․ 7, офис 3, вход со стороны главного корпуса |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы, отвечающие за копировально‑множительные работы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы | Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» или позвоните по горячей линии․ При желании можно отправить письмо на электронный адрес feedback@mvd․ru․ |
Опись документов – ключевой элемент контроля за копированием и размножением служебных материалов в МВД России․ Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и чёткая система ответственности позволяют избежать нарушений, обеспечить сохранность конфиденциальных данных и гарантировать качество выполненных копий․
При возникновении вопросов, связанных с оформлением описи, подготовкой оригиналов или получением копий, используйте указанные выше контактные данные․ Специалисты подразделения делопроизводства готовы помочь в любой момент․