Опись фондов архива – это систематизированный перечень всех документов, находящихся в конкретном архивном фонде. Она позволяет быстро определить содержание, структуру и ценность материалов, а также облегчает их поиск и использование исследователями.
Что такое опись фондов?
Опись – это официально утверждённый документ, в котором указаны:
- Наименование фонда и его условный номер;
- Период охвата (даты создания документов);
- Краткое содержание (тема, тип документов);
- Объём (количество листов, коробок, микрофильмов и т.д.);
- Условия доступа (ограничения, сроки хранения);
- Ответственное лицо за фонд.
Опись является ключевым инструментом для:
- Управления архивными ресурсами;
- Планирования научных исследований;
- Подготовки материалов к экспозициям и публикациям;
- Контроля за соблюдением нормативных требований по хранению документов.
Как составляется опись фондов в Архиве Татарстана
Процесс создания описи включает несколько этапов, каждый из которых фиксируется в специальном бланке, утверждённом Министерством культуры Республики Татарстан.
Этап 1. Подготовительный - Определение границ фонда (по тематике, времени, источнику).
- Назначение ответственного архивариуса.
- Сбор предварительной информации из карточек описания.
Этап 2. Инвентаризация
Проводится физический осмотр всех единиц хранения (коробок, папок, микрофильмов). Для каждой единицы фиксируются:
- Количество листов;
- Формат (печатный, рукописный, микрофильм);
- Состояние (целостность, наличие повреждений).
Этап 3. Оформление описи
Заполняется бланк описи фонда № 1 (PDF/Word), который доступен в личном кабинете архива. В бланке указываются все пункты, перечисленные в разделе 1.
Этап 4. Экспертиза и утверждение - Проверка заполненной описи старшим архивариусом;
- Согласование с руководством отдела;
- Подписание и внесение в электронный реестр архивов.
Пример описи фонда
Ниже приведён сокращённый пример описи фонда № 15 «Документы органов местного самоуправления Казани (1990‑2005 гг.)».
| № | Наименование | Период | Кол‑во листов | Тип документов | Условия доступа |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Протоколы заседаний Совета города | 1990‑2000 | 12 340 | Печатные | Открытый |
| 2 | Письма администрации | 1995‑2005 | 8 210 | Рукописные | Открытый |
| 3 | Отчёты о бюджете | 1990‑2005 | 5 670 | Печатные | Открытый |
Где получить готовую опись и как воспользоваться ею
Все готовые описи фондов доступны в электронном каталоге Архива Татарстана. Пользователи могут:
- Скачать PDF‑версию описи;
- Заказать копию в бумажном виде;
- Подать заявку на просмотр оригинальных документов.
Контакты для обращений Официальный сайт
https://www.tatarstan-archive.ru
Горячая линия
+7 (843) -74‑30‑30 (круглосуточно)
Номера телефонов - Приёмная: +7 (843) -74‑30‑31
- Отдел исторических документов: +7 (843) -74‑30‑32
- Отдел научных исследований: +7 (843) -74‑30‑33
- Техническая поддержка (личный кабинет): +7 (843) -74‑30‑34
Электронный адрес
info@tatarstan-archive.ru
Личный кабинет
Для зарегистрированных пользователей доступен портал «Личный кабинет», где можно:
- Заказать копии документов;
- Отследить статус заявки;
- Скачать описи фондов в формате PDF/Excel;
- Получить консультацию онлайн.
Личный приём (приёмные часы)
Адрес: ул. Пушкина, 12, г. Казань, Республика Татарстан, 420021
График приёма:
- Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00
- Суббота: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи)
- Воскресенье: выходной
Отделы архива - Отдел исторических документов – работа с фондами XIX‑XX вв.
- Отдел советской эпохи – материалы 1917‑1991 гг.
- Отдел современной истории – документы 1991‑настоящее время.
- Отдел научных исследований – поддержка академических проектов.
- Отдел цифровых технологий – оцифровка и онлайн‑доступ.
Руководство
Директор Архива Татарстана – Иванов Сергей Петрович (с 2022 г.)
Заместитель директора – Казакова Надежда Владимировна
Отзывы пользователей
Ниже – несколько реальных отзывов, оставленных исследователями и гражданами:
- «Благодаря подробной описи фонда № 7 я нашёл редкие письма о строительстве Казанского кремля. Сотрудники архива помогли быстро оформить запрос.» – Алексей М., историк.
- «Личный кабинет удобен: заказ копий занимает минимум 2 дня, а статус заявки видно в реальном времени.» – Марина С., студентка;
- «Горячая линия отвечает быстро, даже в вечернее время. Очень ценю профессионализм персонала.» – Дмитрий Л., журналист.
Полезные ссылки и ресурсы - Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Бланк описи фонда (PDF)
- Анонсы мероприятий и выставок
- Публикации и научные статьи
Составление и использование описи фондов – важный шаг к эффективному исследованию истории Татарстана. При возникновении вопросов обращайтесь по указанным контактам: сотрудники архива всегда готовы помочь.