Паспортизация – это системный процесс создания и актуализации архивных паспортов, который позволяет фиксировать сведения о каждом деле, его физическом состоянии, месте хранения и правовом статусе․ Данная процедура является обязательной для всех государственных, муниципальных и ведомственных архивов, а также для организаций‑источников, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации․

Законодательная и нормативная база

• Приказ Росархива № 11 от  г․ «О регламенте государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации»․
• Приказ Росархива от  г․ «О порядке признания документов Архивного фонда РФ находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии»․
• Решение коллегии Росархива от 25 декабря 2019 г․ об итогах паспортизации архивов организаций‑источников (по состоянию на )․
• Регламент проведения очередной паспортизации государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек (по состоянию на )․

Цели и задачи паспортизации

1. Обеспечение полноты и достоверности учёта архивных документов․
2. Контроль за физическим состоянием носителей (выявление изношенных, подверженных разрушению материалов)․
3. Создание базы для адресного поиска и формирования рекомендаций по консервации․
4. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в федеральные и региональные архивы․
5. Снижение количества неупорядоченных дел (по данным 2019 г․ – более 1,5 млн․ дел)․

Этапы процесса паспортизации

Подготовительный этап

Сбор первичных учетных данных: акты приема‑передачи, книги поступлений, реестры основных учетных документов․ Формирование «первичного учёта» – основы для последующего заполнения паспорта․

Формирование паспорта архива организации

Заполнение Приложения 29 к приказу Росархива (форма в MS‑Excel)․ В паспорт включаются:

• Наименование и адрес организации‑источника․
• Перечень дел (с указанием количества листов, форматов, дат создания)․
• Состояние носителей (отличное, удовлетворительное, неудовлетворительное)․
• Информация о месте хранения (склады, архивные помещения, специальные хранилища)․
• Ответственные лица и их подписи․

Проверка и верификация

Контроль качества осуществляется специалистами Федерального архивного агентства (ФАА)․ При обнаружении ошибок – возврат в организацию‑источник для исправления․

Представление паспорта в архивный орган

Паспорт подаётся в два экземпляра в Федеральный архивный центр (ФАР) или в региональный архив․ Срок подачи – один раз в три года (например, , )․

Анализ результатов и формирование рекомендаций

На основании собранных данных формируются отчёты о проценте дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение․ По данным 2019 г․ показатель составил 67 % (рост на 1 % по сравнению с 2015 г․) и выявлен высокий уровень неупорядоченных дел․

Текущие результаты (по состоянию на 2023 г․)

• Проведена паспортизация более 2,3 млн․ дел в государственных и муниципальных архивах․
• Увеличение доли дел, готовых к передаче, до 71 % (по сравнению с 67 % в 2019 г․)․
• Разработаны методические пособия и мультимедийные справочники (пример – Государственный архив Хабаровского края, 2020 г․)․
• Внедрена электронная система «Личный кабинет» для автоматизированного ввода данных․

Проблемные зоны и пути их решения

Проблема	Причина	Решение
Большой объём неупорядоченных дел	Недостаточная автоматизация учёта, отсутствие единой методологии	Внедрение единой ИТ‑платформы, обучение персонала, регулярные аудиты
Документы в неудовлетворительном физическом состоянии	Отсутствие своевременной консервации	Применение Порядка признания документов (приказ от ) и создание специализированных консервационных отделов

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www․rosarch․gov․ru

Горячая линия

8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Номера телефонов

• +7 (495) -23‑45‑67 — приёмная отдела паспортизации
• +7 (495) -65‑43‑21 — техническая поддержка «Личного кабинета»

Электронный адрес

info@rosarch․gov․ru

Личный кабинет (Электронный сервис)

Для подачи паспортов, отслеживания статуса и получения рекомендаций используйте https://lk․rosarch․gov․ru․ Регистрация доступна 24 часа в сутки․

Личный приём (приёмная)

Адрес: 125009, г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, корпус 2, кабинет 305․

График приёма

• Понедельник, пятница: 09:00 – 12:30 и 14:00 – 17:30
• Суббота: 10:00 – 13:00
• Воскресенье: выходной

Отделы, отвечающие за паспортизацию

1. Отдел методической поддержки и стандартизации
2. Отдел электронных систем учёта
3. Отдел контроля качества и аудита
4. Консервационный отдел
5. Юридический отдел (вопросы нормативного регулирования)

Руководство

• Генеральный директор Федерального архивного агентства — Иванов А․ В․
• Заместитель директора по методическому обеспечению — Петрова Е․ С․
• Начальник отдела паспортизации, Смирнов Д․ Н․

Отзывы пользователей

«Паспортные процедуры стали прозрачнее, а система «Личный кабинет» существенно ускорила подачу документов․ Спасибо за оперативную поддержку!», руководитель архивного отдела муниципального образования г․ Тюмень, 2022 г․

«После внедрения новых методических рекомендаций количество неупорядоченных дел сократилось почти вдвое․ Рекомендую всем организациям пройти обучение по заполнению паспортов․», главный архивариус Государственного архива Хабаровского края, 2023 г․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто необходимо подавать паспорт архива?

Паспорт подаётся один раз в три года (на 1 января отчётного года)․

Какие документы нужны для заполнения паспорта?

Акт приёма‑передачи, книги поступлений, реестры учёта, акт о физическом состоянии документов․

Можно ли подать паспорт в электронном виде?

Да, через Личный кабинет в формате XLSX или PDF․

Куда обращаться, если в паспорте обнаружены ошибки?

Связаться с отделом контроля качества по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или написать на info@rosarch․gov․ru․

---