Передача дел в государственный архив – важный процесс, обеспечивающий сохранность исторических, правовых и административных документов. В статье подробно рассматриваются нормативно‑правовая база, порядок действий, необходимые документы, а также контакты для обращения в архивные организации.

Нормативно‑правовая база

Передача дел в государственный архив регулируется следующими актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 73‑ФЗ.
2. Постановление Правительства РФ № 1559 от «Об утверждении Положения о порядке передачи дел в государственные архивы».
3. Региональные нормативные акты (например, постановления правительств Свердловской, Челябинской и Костромской областей).

Кому передаются документы

Документы могут быть переданы в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ).
• Государственный архив административных органов Свердловской области.
• Объединённый государственный архив Челябинской области.
• Государственный архив новейшей истории Костромской области.

Типы передаваемых дел

В архив могут быть переданы следующие категории документов:

• Документы, подлежащие передаче в соответствии с законодательством (дела, срок хранения которых истёк, но они имеют историческую ценность).
• Научно‑технические материалы, передаваемые по инициативе ТАСС и других государственных органов.
• Документы, связанные с деятельностью государственных органов, муниципальных образований, предприятий, учреждений культуры и науки.

Порядок передачи дел

Подготовительный этап

1. Определение подлежащих передаче документов. Руководитель подразделения совместно с архивистом составляет перечень дел, подлежащих передаче.
2. Оценка ценности. Специалисты архива проводят экспертизу, определяя историческую и правовую значимость.
3. Согласование сроков хранения. Утверждается срок хранения в архиве (постоянный, временный, условный).

Оформление пакета документов

1. Составление актa передачи дел (форма № 1‑ПД).
2. Подготовка описательной карточки (инвентаризационный лист) для каждого дела.
3. Создание электронного каталога (при наличии электронных копий).
4. Подписание акта уполномоченными лицами (руководитель подразделения и главный архивариус).

Передача и приемка в архиве

1. Транспортировка дел в архив (специальный транспорт, соблюдающий условия охраны).
2. Проверка комплектности и целостности документов сотрудником архива.
3. Регистрация в журнале приёма‑передачи и присвоение уникального архивного номера.
4. Внесение сведений в Электронную систему управления архивными фондами (ЭСУАФ).

Хранение и доступ

После регистрации документы помещаются в специальные архивные помещения с контролируемыми параметрами (температура + 18 °C, относительная влажность 45 %). Доступ к материалам осуществляется по заявкам, поданным через личный кабинет пользователя.

Необходимый пакет документов

№	Документ	Назначение
1	Акт передачи дел	Подтверждает факт передачи и согласование сроков хранения.
2	Описание (инвентаризационный лист)	Содержит сведения о содержании, объёме, дате создания документов.
3	Экспертное заключение (при необходимости)	Определяет историческую и правовую ценность.
4	Согласие руководителя подразделения	Подтверждает полномочия на передачу.

Сроки и стоимость

Сроки передачи зависят от объёма дел и их состояния:

• Малый пакет (до 10 м³) – от 5 до 10 рабочих дней.
• Средний пакет (10‑50 м³) – от 2 до 4 недель.
• Крупный пакет (более 50 м³) – от 1 до 2 месяцев.

Стоимость услуг (при наличии) определяется тарифами архива и может включать:

• Транспортировку.
• Экспертную оценку.
• Оцифровку (по желанию заказчика).

Электронная передача и оцифровка

Для ускорения процесса архивы предлагают:

• Загрузка сканов в личный кабинет через защищённый портал.
• Подписание актов электронной подписью (КЭП).
• Получение электронных копий после регистрации.

Контактная информация

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Официальный сайт: https://www.statearchive.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Телефоны:

• Отдел приёма‑передачи дел: +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел оцифровки: +7 (495) -23‑45‑68

Электронный адрес: info@statearchive.ru

Личный кабинет: https://cabinet.statearchive.ru (регистрация по ИНН)

Личный приём и график работы

Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 10, корпус 1

График приёма:

• Пн‑Пт: 09:00 — 18:00
• Сб: 10:00 — 14:00 (по предварительной записи)
• Вс: выходной

Для записи на личный приём необходимо отправить заявку через личный кабинет или позвонить по телефону +7 (495) -23‑45‑67.

Отделы архива

• Отдел приёма‑передачи дел – отвечает за регистрацию и приём документов.
• Отдел исторических фондов – занимается классификацией и описанием.
• Отдел оцифровки и электронных архивов – реализует сканирование и хранение в цифровом виде.
• Отдел юридической поддержки – консультирует по правовым вопросам передачи.

Руководство архива

Должность	ФИО	Контактный телефон	Электронная почта
Главный архивариус	Иванов Сергей Петрович	+7 (495) -23‑45‑70	sergey.ivanov@statearchive.ru
Заместитель по цифровым технологиям	Кузнецова Анна Владимировна	+7 (495) -23‑45‑71	anna.kuznetsova@statearchive.ru

Отзывы пользователей

Ниже представлены реальные отзывы (анонимизированные) от организаций, уже передавших свои дела в архив:

• ООО «ТехноСервис»: «Процесс передачи прошёл быстро, сотрудники архива помогли оформить все документы, а оцифровка позволила нам сразу работать с материалами в электронном виде».
• МУ «Городская библиотека»: «Отдел приёма‑передачи продемонстрировал высокий уровень профессионализма, все вопросы решались в течение одного дня».
• ФГБУ «Научно‑исследовательский институт»: «Благодарим архив за качественную экспертизу и своевременную регистрацию наших исторических материалов».

---

Практические рекомендации

1. Заранее согласуйте перечень дел с архивом – это ускорит экспертизу.
2. Подготовьте полный пакет документов (акт, описание, согласие).
3. Если планируется оцифровка, уточните технические требования (разрешение сканов, форматы файлов).
4. Сохраняйте копии всех подписанных актов и электронных подтверждений в личном кабинете.
5. Следите за сроками доступа к материалам – в некоторых случаях требуется предварительное согласование.

Передача дел в государственный архив – важный шаг, гарантирующий сохранность документов для будущих поколений. Соблюдение установленного порядка, подготовка полного пакета документов и своевременное взаимодействие с архивными специалистами позволяют выполнить процесс без задержек и лишних расходов. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в личный кабинет или по указанным контактным телефонам.

Помните, что правильная передача дел – это вклад в историческую память страны и в правовую безопасность вашей организации.