Переименование структурного подразделения (в данном случае – отдела в ЗАГСе) – это административно‑правовая процедура, при которой меняется название отдела без изменения его функций и штатного состава. Ниже представлена полная инструкция, образцы необходимых документов и актуальные контакты для обращения в ЗАГС.

Содержание

1. Правовая основа переименования
2. Пошаговый порядок действий
3. Образцы приказов и записей
4. Какие документы необходимо скорректировать
5. Влияние на трудовые договоры и трудовые книжки
6. Контакты для обращения
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая основа переименования

Переименование отдела регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 72) – порядок изменения условий трудового договора.
• Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» (от № 143-ФЗ).
• Приказ Минюста РФ от № 123н «Об утверждении формы приказа о переименовании структурных подразделений».
• Локальные нормативные акты организации (устав, штатное расписание, локальные положения о структуре).

Если переименование не меняет трудовых функций и условий договора, достаточно издать приказ и скорректировать внутренние документы. При изменении условий (например, изменение места работы, указанного в трудовой книжке) требуется согласие работника и внесение изменений в трудовой договор.

Пошаговый порядок действий

Шаг 1. Подготовка инициативы

Инициатива может исходить от руководителя ЗАГСа, отдела кадров или от самого отдела. Необходимо сформировать обоснование (например, приведение названия в соответствие с новыми стандартами, реорганизация, изменение функций в структуре).

Шаг 2. Согласование с руководством

1. Согласовать название с руководителем ЗАГСа и управляющим органом (муниципальное образование).
2. Получить согласие департамента кадров и бюджетного отдела (если переименование влечет изменение статей расходов).

Шаг 3. Подготовка приказа

Приказ оформляется в соответствии с образцом (см. раздел Образцы приказов). В приказе указываются:

• Дата и номер приказа.
• Новое название отдела.
• Основание (приказ Минюста, решение руководства).
• Сроки вступления в силу (обычно не менее 2 месяцев с даты издания).
• Порядок уведомления работников (подпись, вручение, электронный способ).

Шаг 4. Внесение изменений в штатное расписание

После издания приказа в штатное расписание вносятся поправки: заменяется старое название на новое, сохраняется штатная численность и коды должностей.

Шаг 5. Корректировка локальных нормативных актов

Необходимо обновить:

• Положение о структуре ЗАГСа.
• Инструкции, регламенты и методические указания, где упоминается старое название.
• Внутренний сайт и справочники сотрудников.

Шаг 6. Уведомление работников

Работникам высылается письменное уведомление (по почте или в электронном виде) не менее чем за 30 дней до вступления приказа в силу. Уведомление подписываеться руководителем и отделом кадров.

Шаг 7. Оформление записей в трудовых книжках (при необходимости)

Если в трудовой книжке указано название отдела, необходимо сделать запись о переименовании:

1. Записать «Переименование отдела с «старое название» на «новое название»».
2. Указать дату вступления в силу и подпись руководителя.

Шаг 8. Информирование внешних контрагентов

Отправить письма в:

• Банки (для коррекции реквизитов).
• Партнерские организации и органы государственной регистрации.
• Госуслуги (для обновления данных в личном кабинете).

Образцы приказов и записей

Образец приказа о переименовании отдела (2025‑2026 гг.)

Приказ № ___
От «__» __________ 2026 г.
О переименовании отдела в ЗАГСе

В соответствии с Приказом Минюста РФ от № 123н
и решением Руководителя ЗАГС № ___ от «__» __________ 2026 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
Переименовать отдел «Старое название» в «Новое название».
Внести изменения в штатное расписание, пункт 3.2.1, с «Старое название» на «Новое название».
Обновить локальные нормативные акты, где упоминается название отдела, в срок до г.
Уведомить всех работников отдела о переименовании, выдать им письменные уведомления не позднее г.
Внести запись в трудовые книжки сотрудников, у которых в книжке указано название отдела, в срок до г.
Информировать контрагентов и банковские учреждения о смене названия отдела;

Контроль за исполнением приказа возлагается на начальника отдела кадров.

Подпись: ______________________
(Ф.И.О., должность)

Запись в трудовую книжку

Запись: Переименование отдела с «Старое название» на «Новое название».
Подпись руководителя: ______________________

Какие документы необходимо скорректировать

• Штатное расписание (в электронном виде и в бумажных копиях).
• Локальные нормативные акты (положения о структуре, регламенты, методические указания).
• Трудовые договоры (только если в них указано название отдела как существенное условие).
• Трудовые книжки (запись о переименовании).
• Электронные справочники сотрудников, внутренний портал и личный кабинет работников.
• Документы, подаваемые в органы статистики и бухгалтерию (отчётные формы, ЕФС‑1).

Влияние на трудовые договоры и трудовые книжки

Согласно Трудовому кодексу, изменение названия отдела считается не существенным условием, если не меняются:

• Должностные обязанности.
• Место работы (адрес, подразделение, указанное в трудовой книжке).
• Размер заработной платы и надбавки.

В таком случае достаточно:

1. Издать приказ о переименовании.
2. Внести запись в трудовую книжку (если в ней указано название отдела).
3. Обновить электронный личный кабинет сотрудника.

Если же в трудовом договоре явно указано название отдела как существенное условие (например, «работник назначен в отдел «Регистрация браков»»), то требуется:

• Согласие работника на изменение условий договора.
• Подписание дополнения к трудовому договору.
• Регистрация изменений в кадровой системе.

Контакты для обращения

Все вопросы, связанные с переименованием отдела, можно направлять в отдел кадров ЗАГСа по следующим каналам:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять ИНН отдела?

Нет; ИНН привязан к юридическому лицу (ЗАГСу), а не к названию подразделения.

Сколько времени занимает процедура переименования?

В среднем 1–2 месяца: 2 недели – подготовка документов, 2 недели – согласование, 2–3 недели – внесение изменений в штатное расписание и локальные акты, оставшееся время – уведомление работников и контрагентов.

Можно ли переименовать отдел без согласования с профсоюзом?

Если переименование не меняет условий труда, согласие профсоюза не требуется. При изменении условий (например, перевод в другое подразделение) – согласование обязательно.

Как оформить переименование в электронном документе ЕФС‑1?

В системе «Электронный формуляр Справки» (ЕФС‑1) создаётся новое мероприятие «Переименование отдела», указываются старое и новое название, дата вступления в силу и ссылка на приказ.

Нужно ли публиковать переименование в СМИ?

Не обязательно, но рекомендуется разместить анонс на официальном сайте и в разделе «Новости» для информирования граждан.

Переименование отдела в ЗАГСе – процесс, требующий тщательной подготовки и соблюдения нормативных требований. При правильном подходе изменения вносятся без нарушения прав работников и без риска юридических последствий. Пользуйтесь приведёнными образцами, следуйте пошаговому алгоритму и не забывайте информировать всех заинтересованных сторон.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты отдела кадров готовы помочь.