Дата актуализации: г.
Общие положения
Настоящий порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации (далее – Архивный фонд) и другими архивными документами‚ не содержащими сведения‚ составляющие государственную тайну‚ а также с их справочно‑поисковыми средствами в читальных залах государственных и муниципальных архивов (далее – читальные залы).
Документ основан на следующих нормативных актах:
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях».
- Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях» (с изменениями и дополнениями).
- Информационное письмо Росархива «О порядке учёта фото‑ и видеодокументов на электронных носителях в паспорте государственного‚ муниципального архива».
- Инструкция по заполнению паспорта государственного музея‚ библиотеки.
Термины и определения
- Архивный документ – любой документ‚ включённый в Архивный фонд РФ или в фонды муниципальных архивов‚ независимо от формы (бумажный‚ микрофильм‚ электронный).
- Читальный зал – специально оборудованное помещение‚ где пользователи могут осуществлять поиск‚ изучение и копирование архивных документов.
- Пользователь – физическое или юридическое лицо‚ имеющее законный интерес к использованию архивных документов (учёные‚ журналисты‚ представители органов власти‚ граждане).
- Копия – воспроизведение оригинального документа в любой форме (печатная‚ фотокопия‚ электронный файл).
Права и обязанности пользователей
- Пользователь имеет право:
- Запрашивать доступ к архивным документам‚ отвечающим его исследовательским запросам.
- Получать копии документов для законных целей (научные исследования‚ публикации‚ судебные разбирательства и пр.).
- Использовать полученную информацию в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных и государственной тайне.
- Пользователь обязан:
- Соблюдать правила поведения в читальном зале (не повреждать документы‚ не вносить посторонние предметы).
- Уважать ограничения‚ наложенные на документы‚ содержащие сведения‚ ограниченные законом.
- Оплачивать услуги по изготовлению копий‚ если это предусмотрено тарифами архива.
- Своевременно возвращать выданные в пользование оригиналы и копии.
Права и обязанности архивов
- Архивы обязаны:
- Обеспечить сохранность и доступность архивных документов.
- Вести учёт и комплектование документов в соответствии с установленными паспортными формами.
- Предоставлять пользователям справочно‑поисковые средства (каталоги‚ электронные базы данных‚ справочники).
- Сдавать в уполномоченный орган исполнительной власти статистическую информацию о результатах деятельности (хранение‚ учёт‚ использование).
- Архивы имеют право:
- Отказывать в доступе к документам‚ если они содержат сведения‚ составляющие государственную тайну‚ коммерческую тайну или иные охраняемые законом сведения.
- Устанавливать плату за услуги копирования‚ сканирования и выдачу электронных копий.
Порядок обращения за доступом к документам
Подача запроса
Запрос может быть подан в любой из форм:
- Лично в приемном отделе архива (заполнить бланк «Заявление о предоставлении доступа к архивным документам»).
- Электронно через личный кабинет на официальном сайте архива.
- По почте (с указанием полного перечня запрашиваемых документов‚ цели исследования и контактных данных).
В заявлении обязательно указывать:
- ФИО (для физических лиц) или наименование организации.
- Контактный телефон и e‑mail.
- Краткое описание темы исследования.
- Перечень архивных фондов/дел‚ которые интересуют заявителя.
- Требуемый формат доступа (офлайн‚ электронный‚ копирование).
Рассмотрение запроса
Срок рассмотрения – до 10 рабочих дней с момента получения полного и корректного заявления. При необходимости архив может запросить дополнительные сведения.
Предоставление доступа
- В читальном зале – пользователь получает право изучения оригиналов под контролем архивного специалиста.
- Электронный доступ – предоставление сканированных копий через защищённый канал (HTTPS) в личный кабинет.
- Изготовление копий – услуги копирования (фото‚ печать‚ скан) осуществляются по тарифам архива (см. Тарифы).
Ограничения
Запрещено:
- Снимать оригиналы с территории архива без специального разрешения.
- Сублимировать‚ фотографировать или сканировать документы‚ подпадающие под ограничения (государственная тайна‚ персональные данные).
- Передавать полученные копии третьим лицам без согласования с архивом.
Технические возможности архива
Современные архивы РФ используют:
- Электронные каталоги (E‑catalog) с поиском по метаданным.
- Системы управления документами (СУД) для формирования «паспорта» документа.
- Оцифровку фото‑ и видеодокументов (см. Информационное письмо Росархива).
- Онлайн‑порталы‚ позволяющие заказывать копии без личного визита.
Оформление и выдача копий
- Пользователь оформляет заявку на копирование (бумажную или электронную).
- Архив оценивает техническую возможность (формат‚ объём‚ состояние оригинала).
- Согласовывается стоимость (по тарифам) и сроки выполнения.
- После оплаты копия изготавливается и выдаётся пользователю в течение установленного срока (обычно 5‑10 рабочих дней).
Инициативное информирование и публичные мероприятия
Архивы обязаны:
- Проводить выставки архивных документов (см. п. 5.13‑5.15 Правил).
- Публиковать аналитические материалы‚ основанные на архивных источниках.
- Осуществлять информирование о новых электронных ресурсах и сервисах.
Ответственность за нарушение порядка
За нарушение правил доступа‚ порчу или несанкционированное распространение архивных документов предусмотрена административная ответственность в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях (ст. 7.27‚ 7.28).
Тарифы на услуги архива (примерные)
| Услуга | Стоимость (руб.) |
|---|---|
| Копирование печатного документа (A4‚ черно‑белый) | 5 ₽ за лист |
| Копирование печатного документа (цветное) | 15 ₽ за лист |
| Сканирование PDF (до 10 МБ) | 30 ₽ за документ |
| Изготовление фотокопий фото‑ и видеодокументов | по запросу |
| Выдача электронных копий через личный кабинет | Бесплатно (при наличии лицензии) |
Контактная информация для обращений
| Показатель | Сведения |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.rusarchives.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон (приёмный отдел) | +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | info@rusarchives.ru |
| Личный кабинет | https://www.rusarchives.ru/lk (регистрация обязательна) |
| Личный приём (по записи) | ул. Тверская‚ д. 7‚ офис 12‚ г. Москва‚ вход со стороны Тверской площади |
| График приёма | Пн‑Пт — 09:00‑17:00‚ суббота — 10:00‑14:00‚ воскресенье — выходной |
| Отделы |
|
| Руководство | Иванов А. В.‚ директор Федерального архивного агентства |
| Отзывы пользователей |
|
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ представляет собой комплекс правовых‚ организационных и технических мер‚ направленных на обеспечение доступа к историческому наследию при сохранении его целостности и конфиденциальности. Соблюдение установленных правил гарантирует законность исследований‚ защиту интересов государства и удобство работы пользователей.
Для получения более детальной информации‚ уточнения тарифов или записи на личный приём используйте указанные выше контактные данные.