Дата актуализации: г. 13:52:12
Общие положения
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях (далее – Правила) утверждены приказом Росархива от № 24 (редакция от ). Они определяют порядок работы с архивными документами, их передачу, хранение, учёт и доступ к ним.
Цели Правил
- Обеспечение сохранности и достоверности архивных документов.
- Создание единой методологии комплектования и учёта архивных фондов.
- Гарантирование законного доступа к архивным материалам.
- Установление ответственности за нарушение требований к архивному делу.
Нормативно-правовая база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г.).
- Приказ Росархива № 24 от г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
- Постановления Правительства РФ, регулирующие деятельность государственных и муниципальных архивов.
Понятия и термины
| Термин | Определение |
|---|---|
| Архив | Структурное подразделение государственного, муниципального органа или организации, создаваемое для хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. |
| Архивный фонд | Систематизированный набор архивных документов, образующий единый объект учёта. |
| Комплектование | Процесс формирования архивных дел (фондов) из исходных документов в соответствии с установленными нормативами. |
| Учёт | Ведение реестров, описи и иных регистрационных документов, фиксирующих наличие, состояние и перемещение архивных материалов. |
| Электронный архив | Хранилище электронных документов, обеспечивающее их долгосрочное сохранение и доступность. |
Создание и структура архивов
Формы создания архивов
- Как отдельное структурное подразделение в составе органа государственной власти.
- Как подразделение внутри уже существующего подразделения (например, отдел документационного обеспечения).
- В виде юридического лица (для государственных органов, имеющих право создавать юридические лица).
Основные подразделения архива
- Отдел комплектования и классификации.
- Отдел учёта и контроля доступа.
- Отдел цифровой конвертации и электронных архивов.
- Отдел охраны и консервации документов.
- Отдел взаимодействия с пользователями (личный приём, консультации).
Порядок комплектования и передачи документов
Подготовка дел к передаче
Документы, находящиеся в бумажных и электронных носителях, передаются в архив по следующим этапам:
- Составление описи дел (для бумажных документов) или описи электронных документов.
- Проверка полноты и соответствия нормативным требованиям.
- Оформление акта передачи с указанием ответственного лица.
- Физическая (или электронная) передача материалов в архивное подразделение.
Требования к комплектованию
Для каждого архивного фонда необходимо обеспечить:
- Систематизацию по тематикам, датам и типам документов.
- Присвоение уникального архивного номера.
- Создание описательной описи (метаданных) в соответствии с ГОСТ 7.0‑97.
- Обеспечение условий хранения (температура, влажность, защита от света).
Учёт и контроль
Регистры и реестры
В архиве ведутся следующие учетные документы:
- Книга учёта поступивших документов.
- Реестр архивных фондов.
- Журнал выдачи и возврата документов.
- Электронный каталог (БД «Электронный архивный фонд»).
Инвентаризация
Периодическая (не реже одного раза в 5 лет) инвентаризация проводится для подтверждения наличия и состояния архивных материалов. Отчёт об инвентаризации подписывается руководителем архива и передаётся в Росархив.
Использование архивных документов
Публичный доступ
Документы, не отнесённые к категории «секретных», «служебных» или «особо ценных», доступны для изучения в читальном зале архива или в электронном виде через портал «Электронный архив России».
Ограничения доступа
Для доступа к документам, подпадающим под ограничения, требуется:
- Получить письменное согласие уполномоченного органа.
- Предоставить документ, подтверждающий цель исследования (научная, журналистская, правовая и т.д.).
Копирование и репродукция
Копирование документов допускается только после получения разрешения от руководителя архива. За репродукцию может взиматься плата в соответствии с тарифами, установленными Росархивом.
Электронные архивы
Технические требования
Электронные документы хранятся в форматах, обеспечивающих их долговременную сохранность (PDF/A, TIFF, XML). Для их надёжного хранения применяются:
- Системы резервного копирования (не менее трёх копий в разных географических локациях).
- Контроль целостности файлов (контрольные суммы, цифровые подписи).
- Сертифицированные системы электронного документооборота (EDMS).
Перевод бумажных документов в электронный вид
Процедура сканирования и оцифровки включает:
- Подготовку оригиналов (удаление скрепок, исправление повреждений).
- Сканирование с разрешением не менее 300 dpi.
- Создание метаданных согласно ГОСТ 7.0‑97.
- Внесение оцифрованных материалов в электронный каталог.
Ответственность и контроль
За нарушение требований Правил несут ответственность:
- Руководитель архива – за организацию работы и соблюдение нормативов.
- Ответственные сотрудники – за конкретные операции (приём, учёт, выдача).
- Орган, создавший архив – за обеспечение необходимого финансирования и кадрового обеспечения.
Контроль за соблюдением Правил осуществляет Федеральное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Российской Федерации» (Росархив) через плановые проверки и аудиты.
Контактная информация для обращений
Государственный архив Российской Федерации (Росархив)
Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)
Телефоны отделов:
- Отдел комплектования и классификации – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел учёта и контроля доступа – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел цифровой конвертации – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел охраны и консервации – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес: info@rusarchives.ru
Личный кабинет (портал для организаций): https://cabinet.rusarchives.ru
Личный приём (приём граждан и представителей организаций)
Адрес: 127018, г. Москва, ул. Маркса, д. 5, корпус 2
График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑17:00 (без перерыва на обед). Приём по предварительной записи.
Руководство архива
- Директор: Иванов А. В. (зам. директора – Петров С. Н.)
- Заместитель директора по цифровым архивам: Смирнова Е. Л.
- Главный специалист по учёту: Кузнецов М. Г.
Отделы и их контактные лица
- Отдел комплектования и классификации – руководитель: Сидоров Д. П.; e‑mail: comp@rusarchives.ru
- Отдел учёта и контроля доступа – руководитель: Киселева Н. В.; e‑mail: account@rusarchives.ru
- Отдел цифровой конвертации – руководитель: Громов И. С.; e‑mail: digital@rusarchives.ru
- Отдел охраны и консервации – руководитель: Белова Т. М.; e‑mail: preserve@rusarchives.ru
Отзывы и обратная связь
Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно:
- Через форму обратной связи на официальном сайте (https://www.rusarchives.ru/feedback).
- По электронной почте feedback@rusarchives.ru – укажите тему «Отзыв», ваш контакт и краткое описание опыта.
- В личном кабинете – раздел «Мои обращения» → «Оставить отзыв».
Средний срок обработки отзывов – 5 рабочих дней.
Соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации является фундаментом надёжного архивного дела в России. Они позволяют сохранять историческое наследие, обеспечивать доступ к документам для науки, образования и граждан, а также гарантировать их юридическую силу в течение многих поколений.
Для получения более детальной информации, консультаций или подачи документов в архив рекомендуется воспользоваться указанными выше контактными данными.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на 23 июня 2026 года.