Дата актуализации:  г.

Основу регулирования деятельности архивов составляют следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Федерального архивного агентства № 77 от  г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
3. Приказ Росархива № 24 от  г. «Об организации учёта и использования архивных документов».
4. Статья 17 и 18 Федерального закона № 5341‑I от  г. (утратили силу, но их положения учтены в современных правилах).

Все перечисленные документы объединены в единый нормативный комплекс – Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, которые действуют как в государственных, так и в муниципальных, музейных, библиотечных и научных организациях.

Основные принципы организации хранения

• Постоянное хранение – документы, отнесённые к архивному фонду, помещаются в государственные архивы, музеи, библиотеки или научные учреждения.
• Временное хранение – документы, находящиеся в процессе формирования архивного фонда, хранятся в государственных и ведомственных архивах до их передачи в постоянное хранение.
• Комплектование – формирование архивных фондов по тематикам, видам деятельности, периодам и др.
• Учёт и использование – ведение карточного и электронного учёта, обеспечение доступа в соответствии с установленными правилами.
• Оцифровка – перевод бумажных документов в электронный вид, что повышает доступность и сохраняет оригиналы от износа.

Порядок постоянного и временного хранения документов

Согласно Приказу № 77 (2023) порядок выглядит следующим образом:

1. Определение категории документа (постоянное/временное хранение).
2. Оценка сроков хранения согласно Перечню сроков хранения документов (утверждённому приказом Министерства культуры РФ).
3. Формирование архивного дела и его комплектование.
4. Регистрация в системе учёта (Электронный архивный портал).
5. Перемещение в постоянное хранение – передача в государственный архив или специализированную структуру.
6. Контроль за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от пыли и плесени).

Государственные архивы: структура и функции

Главный архив России (ГАРФ) координирует работу более чем 150 региональных и муниципальных архивов. Ключевые функции:

• Сбор и приём документов, подлежащих архивированию.
• Создание и поддержание архивных фондов.
• Обеспечение доступа к архивным материалам (публичный и ограниченный доступ).
• Осуществление научных исследований и публикаций.
• Контроль за соблюдением нормативных требований.

Ведомственные архивы

Ведомственные архивы находятся в структуре конкретных министерств, ведомств и крупных организаций (например, Министерство обороны, Минздрав, крупные промышленные предприятия). Их задачи:

• Хранение документов, относящихся к деятельности конкретного органа.
• Подготовка материалов для передачи в государственный архив после истечения сроков временного хранения.
• Обеспечение внутреннего доступа для служебных нужд.
• Ведение собственного электронного документооборота.

Технологии и оцифровка в современных архивах

С 2023 года в России активно внедряется цифровой архивный документооборот:

• Электронный архивный портал «Электронный архив России» (https://www.rusarchives.ru) – единый вход для подачи заявок, доступа к электронным копиям и управления личным кабинетом.
• Системы автоматизированного учёта (АСУ «Архив», «Документ‑Хранилище»).
• Оборудование для микрофильмования и сканирования больших объёмов документов.
• Методические рекомендации по конвертации бумажных архивов в электронный формат, разработанные Федеральным архивным агентством.

Контакты для обращений

Все вопросы, связанные с хранением, доступом и передачей документов, можно направлять по следующим каналам:

Отзывы пользователей

Ниже представлены типичные отзывы граждан и специалистов, оставленные на официальном портале и в социальных сетях:

• «Благодарю сотрудников архива за быстрый отклик и предоставление копий документов в электронном виде. Всё прошло без задержек!» – Марина С., предприниматель.
• «Ведомственный архив Минздрава помог собрать материалы для научной статьи, предоставив доступ к редким медицинским картам за 1990‑2005 ггг.» – доктор Петров А., исследователь.
• «Система личного кабинета удобна, но иногда возникают проблемы с загрузкой больших файлов. Техподдержка решает быстро.» – Алексей К., сотрудник крупного предприятия.

Государственные и ведомственные архивы играют ключевую роль в сохранении исторической и правовой памяти России. Современные Правила организации хранения (приказ № 77 / 2023) обеспечивают единый подход к комплектованию, учёту и использованию архивных документов, а внедрение цифровых технологий повышает доступность материалов и их сохранность. При возникновении вопросов или необходимости получения доступа к архивным материалам рекомендуется обращаться по указанным выше контактам.