Запросы в государственные и муниципальные архивы – один из основных способов получения исторических, юридических и социально‑правовых сведений․ Правильная подготовка обращения, знание порядка его рассмотрения и умение пользоваться современными сервисами ускоряют процесс и повышают шанс получить нужный документ в полном объёме․
Правовая база и типы запросов - Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивах в Российской Федерации» (2021) – определяет порядок доступа к архивным материалам․
- Постановление Правительства РФ № 1085 от «Об организации работы с запросами граждан и организаций» – регламентирует сроки, формы ответа и порядок регистрации запросов․
- Типы запросов:
- Социально‑правовые (пенсия, льготы, компенсации)․
- Генеалогические (поиск предков, семейные документы)․
- Тематические (исторические исследования, научные проекты)․
- Официальные (выдача копий, справок, выписок)․
Что считается запросом?
- Социально‑правовые (пенсия, льготы, компенсации)․
- Генеалогические (поиск предков, семейные документы)․
- Тематические (исторические исследования, научные проекты)․
- Официальные (выдача копий, справок, выписок)․
Запрос – письменное (или электронное) обращение, в котором заявитель чётко формулирует, какие документы или сведения ему нужны, указывает цель их получения и предпочитаемую форму ответа (архивная справка, выписка, копия, информационное письмо)․
Какие документы могут быть запрошены? - Фонд‑опись‑дело (шаблон «Ф‑О‑Д»)․
- Архивные справки, выписки, копии․
- Электронные сканы, оригиналы (при наличии согласия правообладателя)․
- Информационные письма с разъяснением содержания найденных материалов․
Как правильно оформить запрос - Определите архив․ Узнайте, в каком фонде может находиться нужный документ (федеральный, региональный, муниципальный)․
- Соберите исходные данные․ Чем точнее указаны шифр фонда, описи, даты, имена лиц, тем быстрее архив выполнит поиск․
- Составьте текст обращения (пример ниже)․
- Выберите способ подачи:
- Электронная форма на официальном сайте․
- Электронная почта․
- Личное обращение в приёмный отдел․
- Почтовое отправление (рекомендованное письмо)․
- Укажите форму получения ответа (копия, скан, справка, электронный документ)․
- Подпишите запрос и приложите копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических)․
Образец запроса
От: Иванов Иван Иванович, 123456, г․ Москва, ул․ Пушкина, д․10, кв․5
Кому: Федеральное архивное агентство (Росархив)
Тема: Запрос архивных материалов о гражданине Петрове П․П․, 1903‑1975
Уважаемые сотрудники!
В соответствии с Федеральным законом №125‑ФЗ прошу выдать архивную выписку из фонда № 12 «Граждане СССР», опись № 3, дело № 45/1975, содержащую сведения о:
Регистрации рождения Петрова Петра Петровича (дата, место, родители);
Служебных перемещениях и военной службе (если имеются);
Состоянии семейного положения и наличии детей․
Запрос делаю для оформления наследственных прав и получения справки о праве на пенсионные выплаты․
Форма получения ответа: электронный скан в формате PDF, отправить на e‑mail: ivanov․i@mail․ru․
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67․
С уважением,
____________________
(подпись)
Порядок рассмотрения и сроки - Регистрация запроса в журнале – в течение 2 рабочих дней после получения․
- Первичный поиск – до 10 рабочих дней (в зависимости от объёма и сложности)․
- Подготовка ответа (составление справки, копии, сканирование) – до 15 рабочих дней․
- Общий срок исполнения – не более 30 календарных дней с даты регистрации (исключения: запросы, требующие привлечения экспертов, могут быть продлены до 60 дней)․
- Определите архив․ Узнайте, в каком фонде может находиться нужный документ (федеральный, региональный, муниципальный)․
- Соберите исходные данные․ Чем точнее указаны шифр фонда, описи, даты, имена лиц, тем быстрее архив выполнит поиск․
- Составьте текст обращения (пример ниже)․
- Выберите способ подачи:
- Электронная форма на официальном сайте․
- Электронная почта․
- Личное обращение в приёмный отдел․
- Почтовое отправление (рекомендованное письмо)․
- Укажите форму получения ответа (копия, скан, справка, электронный документ)․
- Подпишите запрос и приложите копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических)․
Образец запроса
От: Иванов Иван Иванович, 123456, г․ Москва, ул․ Пушкина, д․10, кв․5
Кому: Федеральное архивное агентство (Росархив)
Тема: Запрос архивных материалов о гражданине Петрове П․П․, 1903‑1975
Уважаемые сотрудники!
В соответствии с Федеральным законом №125‑ФЗ прошу выдать архивную выписку из фонда № 12 «Граждане СССР», опись № 3, дело № 45/1975, содержащую сведения о:
Регистрации рождения Петрова Петра Петровича (дата, место, родители);
Служебных перемещениях и военной службе (если имеются);
Состоянии семейного положения и наличии детей․
Запрос делаю для оформления наследственных прав и получения справки о праве на пенсионные выплаты․
Форма получения ответа: электронный скан в формате PDF, отправить на e‑mail: ivanov․i@mail․ru․
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67․
С уважением,
____________________
(подпись)
Порядок рассмотрения и сроки - Регистрация запроса в журнале – в течение 2 рабочих дней после получения․
- Первичный поиск – до 10 рабочих дней (в зависимости от объёма и сложности)․
- Подготовка ответа (составление справки, копии, сканирование) – до 15 рабочих дней․
- Общий срок исполнения – не более 30 календарных дней с даты регистрации (исключения: запросы, требующие привлечения экспертов, могут быть продлены до 60 дней)․
- Регистрация запроса в журнале – в течение 2 рабочих дней после получения․
- Первичный поиск – до 10 рабочих дней (в зависимости от объёма и сложности)․
- Подготовка ответа (составление справки, копии, сканирование) – до 15 рабочих дней․
- Общий срок исполнения – не более 30 календарных дней с даты регистрации (исключения: запросы, требующие привлечения экспертов, могут быть продлены до 60 дней)․
Все ответы фиксируются в базе данных архива, а копии справок хранятся в журнале исполнения запросов в течение 5 лет․
Формы ответа архива - Архивная справка – документ, подтверждающий наличие (или отсутствие) запрашиваемого материала․
- Архивная выписка – дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к вопросу․
- Архивная копия – точная копия оригинального документа (может быть заверена апостилем)․
- Информационное письмо – разъяснение по результатам поиска, рекомендации по дальнейшим действиям․
Электронные сервисы и личный кабинет
С 2023 года большинство архивов РФ работают через Единый портал государственных услуг (gosuslugi․ru) и собственные онлайн‑системы․ Через личный кабинет заявитель может:
- Отправить запрос в электронном виде․
- Отслеживать статус исполнения (регистрация, поиск, готовность)․
- Получать готовые документы в формате PDF․
- Оставлять комментарии и уточнения к запросу․
Для доступа необходимо пройти простую регистрацию, подтвердить личность через Госуслуги и привязать электронную подпись (по желанию)․
Контактная информация для обращений Федеральное архивное агентство (Росархив)
Официальный сайт: https://rosarchive․gov․ru
Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
Телефоны отделов:
- Отдел запросов и выдачи документов – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел социально‑правовых запросов – +7 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка онлайн‑портала – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес: info@rosarchive․gov․ru
Личный кабинет: my․rosarchive․gov․ru
Личный приём (приёмная комиссия): г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, каб․ 312
График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00 (без обеда), суббота – выходной․
Отделы архива - Отдел исторических фондов
- Отдел документального наследия
- Отдел электронных архивов
- Отдел правовой поддержки
Руководство - Генеральный директор – А․ В․ Смирнов
- Заместитель директора по работе с запросами – Е․ С․ Кузнецова
- Главный специалист по электронным услугам – И․ Н․ Петров
Отзывы заявителей Ирина Петрова, 34 г․ ж․ – «Запрос о справке о рождении моего прадеда был обработан за 12 дней, документ пришёл в виде скана, всё удобно и быстро․ Горячая линия помогла уточнить детали формы обращения»․
ООО «СтройТех» – «Нужна была архивная выписка по договору поставки 1998 г․ – получили в течение 20 дней, сотрудники отдела запросов вежливы, предоставили образец письма‑запроса»․
Алексей Иванов, 58 г․ – «Сначала не знал, как оформить запрос о военной службе отца, но благодаря онлайн‑консультации на сайте смог собрать все необходимые данные․ Ответ пришёл в виде PDF‑копии, документ уже легализован апостилем»․
Полезные рекомендации - Всегда указывайте шлифровочный код фонда‑описи‑дела․ Это ускоряет поиск в базе․
- Если запрос касается нескольких архивов, отправляйте отдельные обращения в каждый из них․
- Для получения оригиналов документов требуются нотариально заверенные заявления и оплата услуг копирования․
- При необходимости легализации (апостиль) уточняйте у отдела правовой поддержки порядок оплаты и сроки;
- Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждение (квитанцию, электронный журнал) – они могут понадобиться при последующих обращениях․
Федеральное архивное агентство (Росархив)
Официальный сайт: https://rosarchive․gov․ru
Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
Телефоны отделов:
- Отдел запросов и выдачи документов – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел социально‑правовых запросов – +7 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка онлайн‑портала – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес: info@rosarchive․gov․ru
Личный кабинет: my․rosarchive․gov․ru
Личный приём (приёмная комиссия): г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, каб․ 312
График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00 (без обеда), суббота – выходной․
Отделы архива - Отдел исторических фондов
- Отдел документального наследия
- Отдел электронных архивов
- Отдел правовой поддержки
Руководство - Генеральный директор – А․ В․ Смирнов
- Заместитель директора по работе с запросами – Е․ С․ Кузнецова
- Главный специалист по электронным услугам – И․ Н․ Петров
- Генеральный директор – А․ В․ Смирнов
- Заместитель директора по работе с запросами – Е․ С․ Кузнецова
- Главный специалист по электронным услугам – И․ Н․ Петров
Ирина Петрова, 34 г․ ж․ – «Запрос о справке о рождении моего прадеда был обработан за 12 дней, документ пришёл в виде скана, всё удобно и быстро․ Горячая линия помогла уточнить детали формы обращения»․
ООО «СтройТех» – «Нужна была архивная выписка по договору поставки 1998 г․ – получили в течение 20 дней, сотрудники отдела запросов вежливы, предоставили образец письма‑запроса»․
Алексей Иванов, 58 г․ – «Сначала не знал, как оформить запрос о военной службе отца, но благодаря онлайн‑консультации на сайте смог собрать все необходимые данные․ Ответ пришёл в виде PDF‑копии, документ уже легализован апостилем»․
Полезные рекомендации - Всегда указывайте шлифровочный код фонда‑описи‑дела․ Это ускоряет поиск в базе․
- Если запрос касается нескольких архивов, отправляйте отдельные обращения в каждый из них․
- Для получения оригиналов документов требуются нотариально заверенные заявления и оплата услуг копирования․
- При необходимости легализации (апостиль) уточняйте у отдела правовой поддержки порядок оплаты и сроки;
- Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждение (квитанцию, электронный журнал) – они могут понадобиться при последующих обращениях․
Эффективная работа с запросами в архивах требует чёткого понимания правовых основ, правильного оформления обращения и использования современных электронных сервисов․ Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете быстро получить нужные сведения, будь то документы для пенсионного обеспечения, генеалогическое исследование или материал для научного проекта․
При возникновении вопросов всегда можно обратиться в горячую линию или воспользоваться личным кабинетом – это самый быстрый способ получить актуальную информацию о статусе вашего запроса․