Система каталогов государственного архива — это программно-аппаратный комплекс и организационная структура, предназначенные для обеспечения доступа пользователей к архивным фондам, описаниям дел и сведениям об архивных документах. В Российской Федерации данная система функционирует на федеральном, региональном и ведомственном уровнях, обеспечивая реализацию прав граждан на доступ к архивной информации.

Описание системы

Основные компоненты и функции

Система каталогов представляет собой многоуровневую структуру, включающую:

• Единую государственную автоматизированную информационную систему архивного дела (ЕГАИСАД) — федеральный уровень, ведется Росархивом.
• Информационные системы архивов субъектов РФ и ведомственных архивов — региональный и ведомственный уровни.
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — единая точка входа для удаленного поиска по описям федеральных и региональных архивов.
• Электронные читальни и системы удаленного доступа — предоставляют доступ к оцифрованным копиям документов (сканам) после идентификации пользователя.

Ключевые возможности для пользователя

1. Поиск по фондам: атрибутивный поиск (по названию фонда, датам, шифру) и полнотекстовый поиск по тексту описей.
2. Заказ документов: формирование заказа на выдачу дел в читальне или получение электронных копий.
3. Просмотр оцифрованных копий: работа с высококачественными сканами в личном кабинете или в читальне архива.
4. Получение справок и выписок: оформление официальных запросов на архивные справки (например, для подтверждения стажа, репрессий, права на жилье).

Нормативная база

Деятельность системы регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказом Минкультуры России (Росархива) от № 2368 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по предоставлению сведений из архивных фондов…».
• Типовыми инструкциями по организации работы государственных архивов.

Контакты для обращений (на примере Федерального архивного агентства и ГАРФ)

Важно: Контакты зависят от конкретного архива (федерального, регионального, ведомственного). Ниже приведены контакты главного федерального органа управления — Росархива и Главного архива РФ (ГАРФ). Для обращения в региональный архив используйте поиск на портале archives.gov.ru.

Федеральное архивное агентство (Росархив)

• Адрес: 101000, г. Москва, ул. Пика, д. 7
• Режим работы приемной: Понедельник–Четверг: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00), Пятница: 09:00–16:45 (перерыв 13:00–14:00). Суббота, Воскресенье — выходные.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

• Адрес главного входа (читальни): 119019, г. Москва, ул. Б. Пироговская, д. 17
• Телефон справки/заказа дел: +7 (499) -49-39-84

Официальный сайт

• Портал «Архивы России» (Единая поисковая система): https://archives.gov.ru/ — основной ресурс для поиска по каталогам федеральных и региональных архивов.
• Сайт Росархива: https://rosarchiv.gov.ru/ — нормативные акты, новости, реестр архивов, форма обращения гражданина.
• Сайт ГАРФ: https://garf.ru/ — каталоги фондов, путеводители, правила работы читальни.

Горячая линия

Для консультаций по вопросам архивного дела, поиску документов и предоставлению государственных услуг:

• Единый номер горячей линии Росархива: ###-###-#### (звонок по России бесплатный).
• Режим работы: рабочие дни с 9:00 до 18:00 (московское время).
• Онлайн-форма: доступна на сайте rosarchiv.gov.ru/feedback/.

Номера телефонов (справочно)

Электронный адрес (E-mail)

• Официальный адрес Росархива: info@rosarchiv.gov.ru
• Приемная Росархива (для обращений граждан): priemnaya@rosarchiv.gov.ru
• ГАРФ (читальня, заказы): garf@garf.ru
• Портал «Архивы России» (техподдержка поиска): support@archives.gov.ru

При отправке письма обязательно укажите: ФИО, контактный телефон, тему обращения (поиск дела, заказ копии, справка) и шифр фонда/описания/дела (если известен).

Личный кабинет пользователя

Личный кабинет (ЛК) — это основной инструмент для удаленной работы с системой каталогов.

Где находится:

• На портале «Архивы России» (archives.gov.ru) — кнопка «Вход / Регистрация» в правом верхнем углу.
• На сайтах отдельных крупных архивов (ГАРФ, РГАЭ, РГВИА и др.) — часто имеют свои ЛК для заказа сканов.

Возможности Личного кабинета:

• Авторизация через ЕСИА (Госуслуги): упрощенный вход без отдельной регистрации.
• История поисковых запросов: сохранение найденных дел в «Избранное».
• Электронный заказ: заказ дел на просмотр в читальне или заказ платных электронных копий (сканов).
• Отслеживание статуса: контроль этапов выполнения заказа (Принят → В работе → Готов к выдаче/Ссылка на скачивание).
• Оплата услуг: интеграция с платежными системами для оплаты копирования и исследования.
• Хранение готовых копий: доступ к скачиванию оцифрованных документов в течение установленного срока (обычно 30 дней).

Личный прием граждан

Личный прием руководителей и специалистов проводится для решения вопросов, не требующих официального письменного запроса, либо для консультаций по сложным поискам.

Росархив (г. Москва, ул. Пика, д. 7)

• Глава агентства / Заместители: по предварительной записи через приемную +7 (495) -07-44-00 или форму на сайте.
• Специалисты департамента госуслуг: консультации по порядку получения услуг.

ГАРФ (г. Москва, ул. Б. Пироговская, д. 17)

• Директор / Заместители директора: по записи через секретариат +7 (499) -49-39-84.
• Начальник читальни / Старшие архивисты: консультации по фондам, помощи в составлении заказа (обычно в часы работы читальни).

График приема посетителей (Читальни / Приемные)

Пример графика читальни ГАРФ (актуальный график уточняйте на сайте архива перед визитом):

Приемная Росархива: Пн–Чт 09:00–18:00, Пт 09:00–16:45 (перерыв 13:00–14:00).

Структура отделов (на примере типового государственного архива)

Понимание структуры помогает адресовать запрос в нужное подразделение.

• Отдел (Управление) приема, учета и хранения фондов: прием документов от организаций, формирование фондов, обеспечение хранения.
• Отдел научной обработки фондов (Описи): составление описей, путеводителей, ввод данных в электронные каталоги (Система каталогов).
• Отдел использования фондов / Читальня: работа с читателями, выдача дел, консультации по поиску, оформление заказов копий.
• Отдел информатизации / IT-отдел: администрирование Системы каталогов, поддержка портала, оцифровка документов, работа с электронным архивом.
• Сектор (Отдел) предоставления государственных услуг: обработка официальных запросов (справки о стаже, зарплате, репрессиях и т.д.), работа с порталом Госуслуг.
• Отдел реставрации и консервации: подготовка поврежденных документов к использованию/оцифровке.
• Справочно-информационный сектор / Библиотека: помощь в подборе литературы, работа со справочным фондом.

Руководство (Федеральный уровень)

Актуальные сведения о руководстве Росархива и федеральных архивов публикуются на официальных сайтах в разделах «Структура» или «Руководство».

• Росархив: Главный государственный архивист России — Колобов Андрей Аркадьевич (на 2026 год).
• ГАРФ: Директор — Сергеев Сергей Викторович.
• РГАНИ: Директор — Чурикова Елена Владимировна.
• РГВИА: Директор — Маникин Владимир Александрович.
• РГАЭ: Директор, Волохов Алексей Валерьевич.

Для уточнения руководства конкретного регионального архива перейдите в раздел «Об архиве» -> «Руководство» на его официальном сайте (список сайтов есть на archives.gov.ru).

Отзывы и рейтинг

Система каталогов (портал «Архивы России» и ЛК архивов) получает смешанные оценки от пользователей. Ниже обобщены основные тенденции отзывов с публичных источников (Госуслуги, Яндекс.Карты, профильные форумы генеалогов и историков).

Положительные аспекты:

• Единая точка входа: Возможность искать по всем федеральным и многим региональным архивам сразу на archives.gov.ru.
• Интеграция с Госуслугами: Удобная авторизация через ЕСИА, отслеживание статуса заявки в ЛК Госуслуг.
• Массовая оцифровка: За последние годы значительно вырос объем доступных сканов (метрические книги, ревизские сказки, делопроизводство XX в.).
• Бесплатный доступ к описаниям: Поиск по указателям (описаниям) бесплатен, плата взимается только за копирование/исследование.

Проблемные моменты (частые жалобы):

• Неполнота каталогов: Многие фонды (особенно региональных архивов) имеют только бумажные описи, не введенные в электронную систему.
• Интерфейс и UX: Портал «Архивы России» часто критикуют за устаревший дизайн, сложную навигацию, медленную работу поиска и отсутствие мобильного приложения.
• Технические сбои: Периодические недоступности Личного кабинета, ошибки при формировании заказа сканов.
• Долгие сроки выполнения заказов: Оцифровка и выдача копий может занимать от 30 до 90 дней и более (зависит от загруженности и состояния документа).
• Сложность оплаты: Не всегда интуитивно понятный процесс оплаты платных услуг через ЛК.

Советы по работе с системой (от опытных пользователей):

1. Используйте расширенный поиск (по шифру: Фонд-Описание-Дело), если он известен — это быстрее полнотекстового.
2. Если фонд не найден в федеральной системе, ищите сайт конкретного регионального архива (у многих свои локальные базы данных, более полные).
3. Для геноалогических запросов (метрические книги) эффективнее писать официальный запрос через Госуслуги («Получение архивной справки»), чем заказывать сканы поштучно.
4. Перед визитом в читальню обязательно предзаказывайте дела через ЛК (за 3–5 дней), иначе их могут не успеть подготовить.

Дисclaimer: Данная статья носит справочный характер. Контактные данные, графики работы, структура отделов и руководство могут изменяться. Актуальную информацию всегда проверяйте на официальном портале archives.gov.ru или на сайте конкретного архива-хранителя.