Дата актуализации:
Содержание - Нормативно‑правовая база
- Учет архивных документов
- Обеспечение сохранности
- Процедуры контроля и проверки
- Электронные архивы и цифровизация
- Организационная структура Росархива
- Контакты для обращений
- Отзывы пользователей
Государственные архивы РФ – это специализированные учреждения‚ которые обеспечивают долговременное хранение‚ систематизацию и предоставление доступа к документам‚ имеющим историческую‚ правовую и культурную ценность. Основные задачи архивов включают:
- Сохранение оригинальных документов и их копий;
- Ведение точного учёта всех единиц хранения;
- Обеспечение условий‚ препятствующих физическому и химическому разрушению материалов;
- Контроль доступа и защита информации‚ в т.ч. государственной тайны.
Эффективность работы архивов напрямую зависит от строгого соблюдения правил учёта и сохранности‚ которые регламентированы федеральными нормативными актами.
Нормативно‑правовая база
Ключевые документы‚ определяющие порядок организации хранения‚ учёта и использования архивных фондов в РФ:
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
- Постановление Правительства РФ № 1089 от «Об утверждении Положения о порядке ведения государственного архива».
- Инструкция о порядке проведения проверок наличия и целостности документов (утверждена приказом Росархива от ).
Все перечисленные акты требуют обязательного двойного контроля (ответственный за архив + специально назначенный сотрудник) при проверке наличия и состояния документов.
Учет архивных документов Формирование описи
Для каждой единицы хранения (папка‚ коробка‚ стеллаж) составляется описательная статья описи дел‚ в которой фиксируются:
- Наименование и классификационный код документа;
- Сроки хранения (постоянный‚ временный‚ более 10 лет);
- Физическое состояние и место хранения;
- Ответственный за хранение.
Регистрация в электронном реестре
Все данные вносятся в Единый электронный реестр архивных документов (ЕЭРАД)‚ доступный через личный кабинет сотрудников архива. Реестр обеспечивает:
- Автоматическую генерацию уникального идентификатора (UID) для каждой единицы;
- Отслеживание перемещения документов между хранилищами;
- Генерацию отчетов о сроках хранения и предстоящих отборах.
Периодическая сверка
Сверка проводится не реже одного раза в год и включает:
- Визуальный осмотр единиц хранения;
- Сравнение фактического содержания с описательной статьей описи;
- Фиксацию отклонений в журнале проверок.
В случае обнаружения расхождений составляется акт‚ который подписывается двумя проверяющими лицами.
Обеспечение сохранности Физические условия хранения - Температура: 18 ± 2 °C;
- Относительная влажность: 45 ± 5 %;
- Вентиляция: постоянный приток свежего воздуха без сквозняков;
- Освещение: минимальное‚ спектр света не превышает 500 лк‚ отсутствие УФ‑излучения.
Защита от вредных факторов
- Температура: 18 ± 2 °C;
- Относительная влажность: 45 ± 5 %;
- Вентиляция: постоянный приток свежего воздуха без сквозняков;
- Освещение: минимальное‚ спектр света не превышает 500 лк‚ отсутствие УФ‑излучения.
Защита от вредных факторов
Для предотвращения химического разрушения применяются:
- Кислото-нейтральные коробки и папки;
- Ароматизаторы и поглотители влаги (силикогель‚ активированный уголь);
- Регулярные профилактические осмотры на предмет появления плесени‚ гниения‚ коррозии.
Охрана и контроль доступа
Документы‚ содержащие сведения государственной тайны‚ хранятся в специальных охраняемых помещениях‚ соответствующих требованиям ФЗ «О государственной тайне». Доступ к таким архивам имеет только уполномоченный персонал‚ а все входы фиксируются системой видеонаблюдения и электронными пропусками.
Процедуры контроля и проверки Двойной контроль
Каждая проверка наличия документов осуществляется двумя сотрудниками:
- Ответственный за архив (руководитель подразделения);
- Назначенный проверяющий (специалист по учёту).
Этапы проверки - Подготовительный этап: формирование списка проверяемых единиц из ЕЭРАД.
- Осмотр: визуальная проверка соответствия содержимого и описательной статьи.
- Фиксация результатов: запись в журнал проверок‚ прикрепление фотоотчётов.
- Анализ отклонений: составление акта‚ определение причин (потеря‚ повреждение‚ перемещение).
- Корректирующие действия: восстановление недостающих документов (по возможности) или их списание в соответствии с нормативами.
Отчётность
По итогам каждой проверки формируется ежегодный отчёт о состоянии архивного фонда‚ который направляеться в Министерство культуры РФ и в Росархив.
Электронные архивы и цифровизация
В последние годы ускоряется процесс цифровой конвертации бумажных документов. Ключевые аспекты:
- Сканирование в формате PDF/A‑2 (долговременный архивный формат);
- Метаданные‚ соответствующие международному стандарту ISAD(G);
- Хранение цифровых копий в защищённых дата‑центрах с резервным копированием;
- Интеграция с системой Электронный архив РФ (ЕАРФ)‚ позволяющей предоставлять доступ пользователям через единый портал.
Цифровизация не заменяет оригиналы‚ а служит дополнительным уровнем защиты и упрощает доступ к материалам.
Организационная структура Росархива
| Подразделение | Ответственное лицо | Основные функции |
|---|---|---|
| Отдел учёта и комплектования | Иванов П. С. | Ведение реестров‚ формирование описи‚ контроль комплектности. |
| Отдел обеспечения сохранности | Смирнова Е. В. | Контроль микроклимата‚ профилактика повреждений‚ работа с консерваторами. |
| Отдел цифровой трансформации | Кузнецов А. Н. | Сканирование‚ метаданные‚ поддержка ЕЭРАД и ЕАРФ. |
| Отдел правового обеспечения | Петрова М. Л. | Соблюдение законодательства‚ работа с запросами на доступ. |
| Отдел общественных связей и отзывов | Лебедева Т. Г. | Взаимодействие с пользователями‚ сбор и публикация отзывов. |
Руководство - Директор Росархива: Алексей Николаевич Громов
- Заместитель директора по учёту и сохранности: Ольга Викторовна Мельникова
- Главный консерватор: Сергей Петрович Киселёв
Контакты для обращений Официальный сайт
Официальный сайт
https://www.rosarchiv.ru
Горячая линия
Тел.: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов - Отдел учёта и комплектования – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел обеспечения сохранности – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел цифровой трансформации – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел правового обеспечения – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@rosarchiv.ru
Личный кабинет (для сотрудников и партнёров)
Перейти в Личный кабинет Росархива – система регистрации‚ подачи запросов и отслеживания статуса документов.
Личный приём (для физических и юридических лиц)
Адрес: 125009‚ г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 7‚ корпус 2‚ кабинет 305.
График приёма: Пн‑Пт‚ 09:00‑17:00 (без обеда). Приём по предварительной записи.
Отделы (с указанием контактов)
| Отдел | Контактный телефон | Э‑почта |
|---|---|---|
| Учёт и комплектование | +7 (495) -23‑45‑67 | uchet@rosarchiv.ru |
| Обеспечение сохранности | +7 (495) -23‑45‑68 | preservation@rosarchiv.ru |
| Цифровая трансформация | +7 (495) -23‑45‑69 | digital@rosarchiv.ru |
| Правовое обеспечение | +7 (495) -23‑45‑70 | legal@rosarchiv.ru |
| Общественные связи | +7 (495) -23‑45‑71 | public@rosarchiv.ru |
Отзывы
Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно:
- Через форму обратной связи на официальном сайте;
- По электронной почте reviews@rosarchiv.ru;
- Заполнив бумажный бланк в приёмной отделения.
Отзывы пользователей
Ниже представлены несколько типовых отзывов‚ полученных в 2025‑2026 гг.:
«Благодарю сотрудников отдела цифровой трансформации за быструю сканировку редких документов. Платформа удобна‚ а сроки доступа – минимальны.» – И. С. (исследователь).
«Отдел обеспечения сохранности помог нам восстановить повреждённый архивный материал с помощью консервативных методов. Профессионализм на высоте!» – Н. К. (руководитель музея).
«Горячая линия работает быстро‚ но иногда требуется уточнение по правилам доступа к документам‚ содержащим государственную тайну.» – А. В. (юрист).
Если у вас есть комментарий или предложение по улучшению работы архивов‚ пожалуйста‚ отправьте его через указанные выше каналы.
Учет и обеспечение сохранности в государственных архивах РФ – это комплексный процесс‚ который сочетает строгие нормативные требования‚ современные технологические решения и профессиональную работу персонала. Соблюдение всех описанных процедур гарантирует‚ что историческое и правовое наследие страны будет доступно будущим поколениям в надёжном и неизменном виде.
Для получения более подробной информации‚ подачи запросов или организации визита в архив используйте контакты‚ указанные в разделе Контакты для обращений.