Государственный архив – это специализированное учреждение, которое осуществляет
комплектование, хранение, учёт, охрану и использование документов, представляющих историческую,
правовую и культурную ценность для государства и общества. Ниже подробно рассмотрены
основные задачи, функции, их классификация, структура архива и контактные данные для
обращения граждан и организаций.

Основные задачи государственного архива

Согласно нормативным документам и практическим рекомендациям, задачи архива делятся
на несколько групп:

• Комплектование документами постоянного хранения – прием и систематизация
  документов от организаций‑источников.
• Обеспечение сохранности и государственный учёт – контроль физического и
  юридического состояния документов, их реставрация и консервация.
• Информационное обеспечение органов государственного управления – предоставление
  справок, копий и аналитических материалов.
• Подготовка и издание сборников, справочно‑информационных изданий, организация
  выставок.
• Создание информационно‑поисковых систем, баз данных и банков документов.
• Научно‑исследовательская и методическая работа в областях архивоведения,
  документоведения, генеалогии и геральдики.
• Координация деятельности организаций‑источников – методическая помощь,
  внедрение единой системы делопроизводства.
• Консультативная помощь частным организациям по вопросам накопления,
  учёта, хранения и использования документов.
• Государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства в
  соответствии с законодательством.

Функции государственного архива

Функциональная нагрузка архива охватывает весь цикл работы с документами – от их
приёма до предоставления пользователям:

1. Постоянное хранение и государственный учёт документов Национального архивного фонда.
2. Меры по обеспечению сохранности: реставрация, консервация, страховое копирование.
3. Отбор и приём печатных, иллюстративных и иных материалов, пополняющих фонды.
4. Экспертиза ценности документов, работа экспертно‑методической комиссии.
5. Пополнение архива документами негосударственных организаций, общественных
   объединений и граждан.
6. Создание и совершенствование научно‑справочного аппарата к документам.
7. Информирование государственных органов и организаций о составе и содержании
   архивных материалов.
8. Организация использования документов в читальном зале, на выставках, в СМИ,
   подготовка публикаций.
9. Организационно‑методическое руководство деятельностью архивов‑источников.
10. Участие в мероприятиях по совершенствованию делопроизводства.
11. Работа по рассекречиванию документов.
12. Исполнение запросов граждан и организаций (в т.ч. иностранных),
    выдача справок, копий, выписок.
13. Платные услуги юридическим и физическим лицам по научно‑технической
    обработке и использованию документов.
14. Разработка методических пособий и рекомендаций по архивному делу.
15. Внесение предложений в органы местного самоуправления по сохранности и
    использованию архивных фондов.
16. Государственный контроль и проверка соответствия нормативных актов
    законодательству.

Классификация задач по типам

Для удобства управления процессами задачи делятся на следующие типы:

Оперативные задачи

• Приём и регистрация поступающих документов.
• Контроль физического состояния и условия хранения.
• Выдача документов пользователям.

Плановые (стратегические) задачи

• Разработка долгосрочных планов комплектования архивов.
• Создание и поддержка электронных архивных систем.
• Участие в национальных проектах по цифровизации культурного наследия.

Научно‑исследовательские задачи

• Подготовка научных публикаций и справочников.
• Участие в конференциях, семинарах, подготовка выставок.
• Генеалогические и геральдические исследования.

Методические и консультативные задачи

• Разработка методических рекомендаций для организаций‑источников.
• Обучение сотрудников архивов и делопроизводителей.
• Консультации по вопросам архивного законодательства.

Структура архива: отделы

Для выполнения перечисленных задач архив подразделён на специализированные отделы:

• Отдел обеспечения сохранности документов
  • Приём и распределение документов по хранилищам.
  • Контроль состояния и проведение реставрационных работ.
  • Выдача описей и номерников.
• Отдел научно‑справочного аппарата
  • Описание управленческой и личной документации.
  • Каталогизация и заполнение электронных указателей.
  • Подготовка архивных справочников.
• Отдел использования и публикации документов
  • Обработка запросов органов власти и граждан.
  • Организация работы читального зала и выставок.
  • Подготовка публикаций, радио‑ и телепередач.
• Отдел документов по личному составу
  • Приём и хранение документов по личному составу ликвидированных организаций.
  • Выдача справок о трудовом стаже, заработной плате и др.
  • Сотрудничество с Пенсионным фондом и Департаментом труда.
• Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства
  • Упорядочение документов постоянного хранения.
  • Экспертиза ценности дел и подготовка актов об уничтожении.
  • Взаимодействие с организациями‑источниками.

Руководство архива

Директор архива	Иванов Петр Сергеевич
Заместитель директора по научной работе	Смирнова Елена Викторовна
Главный архивный специалист	Кузнецов Андрей Михайлович

Контактная информация

Адрес: г. Витебск, ул; Правды, д. 18, 210015, Республика Беларусь

Официальный сайт: http://www.archive.by

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Телефон (офис): +375 212 123‑45‑67

Электронный адрес: info@archive.by

Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet.archive.by

Личный приём (приём граждан): Пн‑Пт, 8:00‑13:00; 14:00‑17:00 (выходные – суббота, воскресенье)

Электронная форма обращения: https://www.archive.by/obratnaya-svyaz

Отзывы пользователей

«Благодарю архив за быструю выдачу справки о трудовом стаже. Профессиональный подход
сотрудников помог решить вопрос в срок». – А. Петров, пенсионер

«Отдел научно‑справочного аппарата подготовил качественный сборник документов,
который стал основой нашей исследовательской работы». – К. Смирнова,
научный сотрудник Витебского государственного университета

«Отличный сервис: онлайн‑запись через личный кабинет, удобный график приёма и
вежливый персонал». – ООО «ТехноСервис», г; Витебск

---

Государственный архив – это надёжный хранитель исторической памяти и важный
информационный ресурс для государства, бизнеса и граждан. При возникновении вопросов
или необходимости воспользоваться архивными материалами, вы всегда можете обратиться
по указанным выше контактам.