Назначение журнала․ Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц – это официальное средство
учёта всех входящих писем, заявлений, жалоб и предложений, направленных к депутату (или в его приёмную)․
Он фиксирует дату поступления, содержание обращения, ответственные лица и сроки ответа․
Ведение журнала обязано соответствовать требованиям Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений
граждан» и локальным нормативным актам депутата․
Структура журнала: обязательные графы
| № п/п | Дата поступления | ФИО заявителя | Адрес / контактные данные | Тип обращения | Краткое содержание | Кому направлено (подразделение) | Содержание ответа | Дата ответа | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Петр Сергеевич | г․ Нефтеюганск, ул․ Ленина, д․12, тел․ +7 (3463) -2‑05‑65, e‑mail: ivanov@example․com | Жалоба | Не проведена плановая проверка состояния дорог в районе № 5․ | Отдел по работе с гражданами | Ответ направлен , плановая проверка проведена ․ | С․ Петров (старший специалист) |
Подробное описание каждой графы
- № п/п – порядковый номер записи․ Нумерация ведётся последовательно в течение года․
- Дата поступления – календарная дата, когда обращение было получено (в т․ч․ в электронном виде)․ Если обращение пришло в выходной или праздничный день, указывается первый рабочий день․
- ФИО заявителя – полное имя гражданина или представителя организации․
- Адрес / контактные данные – почтовый адрес, телефон, e‑mail, а также название организации (если есть)․
- Тип обращения – заявление, жалоба, предложение, запрос информации и т․п․
- Краткое содержание – в нескольких предложениях формулируется суть обращения․
- Кому направлено (подразделение) – указывается отдел/служба, в которую передаётся запрос для исполнения․
- Содержание ответа – резюме ответа, указание даты высылки, а также приложений (если есть)․
- Дата ответа – фактическая дата отправки ответа заявителю․
- Подпись ответственного – фамилия, инициалы и должность сотрудника, оформляющего запись․
Пошаговая инструкция по заполнению журнала
- Шаг 1․ Приём обращения․ Оформите входящий документ (письмо, электронное сообщение, телефонный звонок) в отдельный лист‑протокол․
- Шаг 2․ Внесите данные в журнал в тот же день․ Если документ получен в нерабочий день – в первый рабочий․
- Шаг 3․ Определите, в какой отдел необходимо передать обращение (например, «Отдел по работе с гражданами»)․
- Шаг 4․ Передайте оригинал (или скан) в указанный отдел и отметьте в журнале «передано» с указанием даты․
- Шаг 5․ После получения ответа от подразделения внесите в журнал содержание ответа и дату его отправки․
- Шаг 6․ Подпишите запись и сохраните копию ответа в личном кабинете депутата․
Контакты для обращений к депутату
Официальный сайт
https://www․duma-example․ru
Горячая линия
Телефон: +7 (3463) -2‑05‑65 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Приёмная депутата – +7 (3463) -2‑05‑04 (с 09:00 до 18:00, будние дни)
- Отдел по работе с гражданами – +7 (3463) -2‑05‑12
- Техническая поддержка сайта – +7 (3463) -2‑05‑99
Электронный адрес
e‑mail: deputat@example․com
Личный кабинет депутата
Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет,
где можно просматривать статус обращения, загружать документы и получать ответы в электронном виде․
Личный приём (приёмная)
Адрес: г․ Нефтеюганск, пр․ Мира, д․ 5, кабинет № 12․
График приёма граждан
- Понедельник – пятница: 10:00–12:00 и 14:00–16:00
- Суббота, воскресенье – выходные
- В праздничные дни приёмная закрыта
Отделы, участвующие в обработке обращений
- Отдел по работе с гражданами
- Юридический отдел
- Отдел социального развития
- Отдел инфраструктуры и строительства
Руководство
- Председатель Думы – Иванова Мария Петровна
- Заместитель председателя – Смирнов Алексей Викторович
- Старший специалист по работе с обращениями – С․ Петров
Отзывы граждан
Оставить отзыв о работе приёмной можно на странице «Отзывы»․
При желании можно отправить письмо на e‑mail feedback@example․com․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как быстро получить ответ?
Согласно законодательству, ответ на письменное обращение должен быть направлен в течение 30 дней․ В случае
необходимости более длительного рассмотрения заявитель уведомляется о продлении срока․
Можно ли подать обращение в электронном виде?
Да․ На официальном сайте в разделе «Интернет‑приёмная» предусмотрена форма подачи обращения․
После отправки система автоматически генерирует входящий номер, который фиксируется в журнале․
Какие документы необходимо приложить к жалоге?
К жалоге рекомендуется приложить копии подтверждающих документов (фото, справки, договоры и т․п․)․
Все приложенные материалы фиксируются в журнале в графе «Кол‑во листов»․
Что делать, если ответ не пришёл в установленный срок?
Гражданин имеет право написать повторное обращение с указанием исходного номера и требовать
информацию о причинах задержки․ Депутату также следует направить запрос в отдел контроля за
соблюдением сроков․
Ведение журнала обращений – ключевой элемент прозрачности работы депутата и гарант того, что каждый
запрос гражданина будет учтён, рассмотрен и получит своевременный ответ․ Правильное заполнение
журнала, соблюдение сроков и открытая коммуникация через указанные контакты повышают доверие
населения к представительным органам․
Если у вас возникли вопросы по оформлению обращения или работе журнала, используйте
контактные данные, указанные выше, или посетите официальный сайт․