Акт приёма‑передачи документа в архив – это официальное подтверждение факта передачи (или получения) архивных документов от одной организации (или подразделения) к архивному учреждению для их постоянного или временного хранения. Данный документ фиксирует состав, состояние и количество передаваемых единиц, а также подписи сторон‑участников.

Законодательная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных документов» (Приложение N 20).
• Инструкция Росархива от № 75 «Об организации приёма‑передачи дел в Федеральный архивный агентство».

Назначение и задачи акта

1. Подтверждение юридически значимого факта передачи документов.
2. Фиксация полного перечня передаваемых материалов (опись).
3. Отражение состояния документов (повреждения, наличие печатей, подписей).
4. Определение ответственности сторон за сохранность материалов.
5. Основа для последующего учёта в архивных реестрах.

Кто участвует в оформлении акта

• Ответственный сотрудник подразделения‑отправителя (делопроизводитель, бухгалтер, руководитель отдела).
• Сотрудник архивного подразделения (архивариус, специалист по приёму‑передаче).
• Руководитель организации (утверждает акт, ставит подпись «УТВЕРЖДАЮ»).

Этапы оформления акта

Подготовка документов к передаче

Документы готовятся ответственным работником подразделения. При необходимости проводится консультация с делопроизводителями, бухгалтерами и другими специалистами. Важно:

• Собрать все документы, подлежащие передаче, в соответствии с установленными сроками хранения.
• Сформировать сдаточную опись – список всех единиц, который будет приложен к акту.
• Проверить состояние бумаг (отсутствие пятен, разрывов, потери страниц).

Составление описи и акта

Опись оформляется в двух экземплярах (один остаётся в архиве, второй – в организации). В акте указываются:

• Наименование организации‑отправителя и архивного учреждения.
• Дата и место передачи.
• Перечень документов (название, количество листов, рег. №, срок хранения).
• Состояние документов (примечания о повреждениях).
• Подписи ответственных лиц и отметка «УТВЕРЖДАЮ» руководителя.

Проверка со стороны архива

Сотрудник архивного подразделения проверяет соответствие описи фактическому содержимому, фиксирует замечания (если есть) и подписывает акт.

Регистрация акта в реестре

После подписания акт вносится в реестр приёма‑передачи архива, присваивается регистрационный номер и копия акта передаётся в организацию‑отправитель.

Форма акта (пример)

Приложение N 31
Форма акта приёма‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

Наименование организации‑отправителя: ______________________________
Наименование архивного учреждения: _________________________________
Дата передачи: ______________________________________
Место передачи: ____________________________________

Опись передаваемых документов (приложение):
№ | Наименование | Рег. № | Кол-во листов | Состояние | Примечание
---|--------------|--------|----------------|-----------|-----------
1 | ____________ | ______ | ________ | __________| __________

Подписи сторон:
Ответственный за передачу (отправитель) ______________________ ______________________
(Ф.И.О., должность) (Подпись)

Ответственный за приём (архив) _____________________________ ______________________
(Ф.И.О., должность) (Подпись)

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации _________________________________ ______________________
(Ф.И.О., должность) (Подпись, печать)

 

Типичные ошибки при оформлении акта

• Отсутствие полной описи. Без описи акт считается недействительным.
• Неуказание состояния документов – архив может отказать в приёме.
• Подписи только одной стороны – требуется подпись обеих сторон.
• Заполнение акта в одном экземпляре – закон требует два экземпляра.
• Неправильное указание сроков хранения (например, передача документов, срок которых ещё не истёк).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли передать электронные документы? Да, но они оформляются отдельным актом, где указывается формат, контрольные суммы и место хранения в электронном архиве.
2. Сколько времени занимает процесс приёма‑передачи? При условии полной и корректной описи – от 1 до 3 рабочих дней.
3. Нужна ли печать организации‑отправителя? По требованию ФЗ 125‑ФЗ печать не обязательна, но часто используется для подтверждения подлинности.
4. Можно ли вернуть документы из архива? Да, но только после получения согласования от руководства и оформления акта возврата.

Контактная информация (пример)

Соблюдая указанные правила и используя предложенный образец, вы сможете оформить акт приёма‑передачи документов в архив быстро, без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством РФ.