Электронный архив Томского государственного университета (ТГУ) – это современная система, позволяющая хранить, управлять и быстро находить любые документы в электронном виде. Архив интегрирован с учетными системами университета, автоматически формирует карточки документов и заполняет их реквизитами.
Что делает электронный архив ТГУ?
- Получает данные о сформированных комплектах документов из учетных систем (например, «Электронный журнал», «ГИС в сфере образования»).
- Создаёт карточки документов и заполняет их реквизитами (дата, номер, автор, тип документа).
- Поддерживает только оригинальные электронные документы (не скан‑копии).
- Обеспечивает быстрый поиск и просмотр документов через веб‑интерфейс.
- Ведёт электронный журнал действий (журнал доступа, журнал изменений).
- Интегрируется с другими сервисами ТГУ: электронный дневник, система контроля доступа, платформа питания и т.д.
Кому предназначен архив?
Система полезна для:
- Административного персонала (отделы документации, юридический отдел).
- Преподавателей и научных сотрудников (хранение методических материалов, научных статей).
- Студентов (доступ к личным учебным документам, справкам).
- ИТ‑подразделения (техническая поддержка и развитие).
Как получить доступ?
Для входа в электронный архив необходимо:
- Иметь подтверждённую учётную запись Госуслуг (ЕСИА) или университетскую учётную запись.
- Перейти по ссылке https://archive.tgu.ru и ввести логин/пароль.
- При первом входе система предложит изменить пароль и настроить двухфакторную аутентификацию.
Личный кабинет
В личном кабинете пользователя доступны:
- Список всех загруженных и полученных документов.
- Фильтры по типу, дате, подразделению.
- Функция «Подписать документ» с использованием электронной подписи.
- История просмотров и изменений.
Контактная информация
| Официальный сайт: | https://archive.tgu.ru |
| Горячая линия: | +7 (3822) -5‑00‑55 (круглосуточно) |
| Номера телефонов: |
|
| Электронный адрес: | archive@tgu.ru |
| Личный кабинет: | https://archive.tgu.ru/login |
| Личный приём (офис): | ул. Пушкина, 1, корпус 2, кабинет 315 |
| График приёма: | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
Отделы, участвующие в работе архива
- Отдел документации – отвечает за классификацию и метаданные.
- ИТ‑служба – поддержка серверов, безопасность и интеграция.
- Юридический отдел – контроль соответствия законодательству о хранении электронных документов.
- Отдел обучения – обучение персонала работе с системой.
Руководство проекта
- Директор проекта – доктор наук, профессор Иванов Сергей Петрович
- Заместитель директора по ИТ – кандидат технических наук, Алексеева Марина Викторовна
- Главный специалист по документообороту – Петрова Ольга Николаевна
Отзывы пользователей
Алексей, преподаватель Филологического факультета: «Система существенно сократила время поиска нормативных актов. Теперь могу быстро находить нужный документ по номеру или дате».
Марина, сотрудник отдела документации: «Электронный архив интегрирован с нашими учетными системами, поэтому карточки документов заполняются автоматически – без ручного ввода».
Студент 3‑го курса, ИТ‑специальность: «В личном кабинете удобно просматривать справки и дипломные проекты. Плюс – возможность подписать документ электронной подписью».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли загрузить скан‑копию документа? – Нет. Архив принимает только оригинальные электронные документы, созданные в электронном виде. Скан‑копии необходимо предварительно оцифровать и оформить в электронный формат с подписью.
- Как восстановить забытый пароль? – На странице входа нажмите «Забыли пароль?», введите ваш корпоративный e‑mail и следуйте инструкциям, отправленным в письме.
- Какие форматы поддерживаются? – PDF/A, DOCX, XLSX, ODT, а также форматы электронных подписей (XMLDSig).
- Кто имеет доступ к моим документам? – Доступ предоставляется согласно ролям: автор, администратор, руководитель подразделения. Все действия фиксируются в журнале аудита.
Как подать заявку на подключение к архиву
Для подключения нового подразделения к системе необходимо:
- Заполнить форму запроса на подключение.
- Указать ответственного сотрудника и перечень типов документов.
- Получить подтверждение от ИТ‑службы (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).
- Пройти вводный инструктаж (вебинар или очный семинар).
Электронный архив ТГУ – это надёжный, безопасный и удобный инструмент для управления документами в современном университете. Он экономит время, уменьшает бумажный оборот и обеспечивает соответствие нормативным требованиям.
Если у вас возникли вопросы или требуется помощь, используйте указанные выше контакты. Мы всегда готовы помочь!