Дата актуализации: г.
Что такое муниципальный архив?
Муниципальный архив – это государственное учреждение, которое осуществляет сбор, систематизацию, хранение и предоставление доступа к документам, относящимся к истории муниципального образования. Архивы работают в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказом Росархива № 77 от г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов».
Зачем нужна опись дел?
Опись дел (ОД) – это официальный список документов, передаваемых в архив или между подразделениями. Описание включает сведения о содержании, сроках хранения, истории создания и подготовке к передаче. Описание дел является обязательным документом, без которого передача в архив считается незаконной.
Основные этапы составления описи
- Формирование комиссии (3 человека, один из которых – председатель).
- Сбор исходных материалов и их предварительная классификация.
- Заполнение шаблона описи в соответствии со стандартизированными элементами описания.
- Проверка и утверждение описи руководителем комиссии.
- Передача описи и документов в архив.
Структура типовой описи дел постоянного хранения
| № п/п | Наименование документа | Срок хранения | Единица хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказ о назначении руководителя отдела | Бессрочно | Дело № 01/2015 | Подписан директором |
| 2 | Отчёт о выполнении плана работ за 2022 год | 5 лет | Дело № 02/2022 | Составлен бухгалтерией |
| 3 | Кадровый лист сотрудника Иванова И.И. | 10 лет после увольнения | Дело № 03/2010 | Уволен |
Пример муниципального архива: «Архив муниципального образования «Городской район»
Контактные данные
- Официальный сайт: https://archive-gorod.ru
- Горячая линия: 8 800 555‑33‑22 (круглосуточно)
- Телефоны:
- Отдел приёма документов – 8 495 123‑45‑67
- Отдел исторических исследований – 8 495 123‑45‑68
- Техническая поддержка (личный кабинет) – 8 495 123‑45‑69
- Электронный адрес: info@archive-gorod.ru
- Личный кабинет (для организаций): https://archive-gorod.ru/login
Личный приём и график работы
Приём граждан и представителей организаций осуществляется по предварительной записи через личный кабинет или по телефону.
| День недели | Время приёма | Форма обращения |
|---|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Личный приём, телефон |
| Вторник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Личный приём, телефон |
| Среда | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Личный приём, телефон |
| Четверг | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Личный приём, телефон |
| Пятница | 09:00 – 12:00, 14:00 – 16:00 | Личный приём, телефон |
| Суббота, Воскресенье | — | Выходные |
Структура отделов
- Отдел приёма и учёта документов – отвечает за регистрацию поступающих дел, формирование описи и выдачу справок.
- Отдел исторических исследований – проводит научные исследования, подготовку публикаций и консультирует по использованию архивных материалов.
- Отдел цифровизации и ИТ‑поддержки – осуществляет сканирование, создание электронных копий и поддержку личного кабинета.
- Отдел правового обеспечения – следит за соблюдением нормативных актов, консультирует по вопросам доступа к документам.
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон | Электронная почта |
|---|---|---|---|
| Главный архивариус | Сергей Петрович Кузнецов | 8 495 123‑45‑70 | kuznetsov@archive-gorod.ru |
| Заместитель по цифровизации | Елена Владимировна Смирнова | 8 495 123‑45‑71 | smirnova@archive-gorod.ru |
| Начальник отдела исторических исследований | Андрей Николаевич Лебедев | 8 495 123‑45‑72 | lebedev@archive-gorod;ru |
Как оформить опись дел для муниципального архива: пошаговый шаблон
Ниже приведён упрощённый шаблон, который можно скачать в личном кабинете и адаптировать под конкретные нужды организации.
-------------------------------------------------------------- | № | Наименование документа | Дата | Срок хранения | Примечание | -------------------------------------------------------------- | 1 | Приказ № 123‑О от | | 5 лет | Подписан директором | | 2 | Договор аренды помещения | | 10 лет | Скан копия | | 3 | Кадастровый план территории | | Бессрочно | Оригинал | --------------------------------------------------------------
Для заполнения шаблона рекомендуется использовать электронную форму, доступную по ссылке: https://archive-gorod.ru/forms/opisi.
Отзывы пользователей
- Иванова А.С., учитель истории – «Благодаря архиву я получил доступ к редким документам 19 века, что позволило подготовить уникальный материал для урока. Персонал вежливый, процесс получения копий быстрый.»
- ООО «СтройТех» – «Отлично оформленная опись позволила быстро передать нам необходимые проектные документы. Онлайн‑регистрация в личном кабинете сэкономила время.»
- Петров Д.В., пенсионер – «Служба горячей линии помогла разобраться в правилах доступа к семейным архивным материалам. Спасибо за профессионализм!»
Муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении исторической памяти региона. Правильное оформление описи дел – обязательный шаг, который гарантирует законность передачи документов и их дальнейшее надёжное хранение. Используйте представленные шаблоны, следуйте установленным процедурам и не забывайте о возможности онлайн‑обращения через личный кабинет.
© 2026 Муниципальный архив «Городской район». Все права защищены.