Положение об архиве электронной почты, это локальный нормативный документ организации, который устанавливает порядок создания, ведения, хранения и использования архива электронной корреспонденции. Данный документ необходим для обеспечения сохранности важной деловой информации, соблюдения требований законодательства в области документооборота и защиты данных.
Основные цели и задачи положения
Положение об архиве электронной почты решает следующие задачи:
- Установление единых правил обработки и хранения электронной корреспонденции
- Обеспечение юридической значимости электронных документов
- Оптимизация процессов документооборота в организации
- Защита конфиденциальной информации от несанкционированного доступа
- Создание условий для оперативного поиска и использования архивных материалов
Структура положения об архиве электронной почты
Общие положения
В данном разделе указываются:
- Основание для разработки документа
- Цели и задачи положения
- Область применения (для каких категорий сотрудников действует)
- Основные термины и определения
Организация архивирования
Этот блок включает описание:
- Категорий писем, подлежащих архивированию
- Сроков хранения различных видов корреспонденции
- Форматов и носителей для архивного хранения
- Порядка индексации и каталогизации материалов
Права и обязанности сторон
Здесь определяются:
- Функции администратора архива
- Обязанности пользователей при работе с электронной почтой
- Права на доступ к архивным материалам
- Ответственность за нарушение установленных правил
Порядок доступа к архиву
Раздел регламентирует:
- Процедуру запроса доступа к архивным материалам
- Уровни конфиденциальности и соответствующие ограничения
- Порядок предоставления копий документов
- Сроки рассмотрения обращений
Отличие положения от регламента
Положение устанавливает общие правила и принципы организации архива электронной почты, определяет статус документов и рамки деятельности. Регламент, в свою очередь, является более детализированным документом, который пошагово описывает последовательность действий, стандарты выполнения операций и конкретные процедуры.
Регламент работы с архивом электронной почты может включать:
- Алгоритм создания резервной копии корреспонденции
- Пошаговую инструкцию по индексации входящих и исходящих писем
- Процедуру передачи материалов на долгосрочное хранение
- Чек-листы проверки целостности архива
Контакты для обращений
Официальный сайт
Для получения дополнительной информации о правилах ведения архива электронной почты и образцов документов рекомендуется обратиться к официальным ресурсам:
- Росархив (Федеральное архивное агентство):
- Официальный сайт: www.rusarchives.ru
- Раздел «Нормативные документы» содержит методические рекомендации по организации электронного архива
Горячая линия
Единая справочно-информационная служба по вопросам архивного дела:
Телефон: 8 (800) -00-34-34 (звонок бесплатный для регионов России)
Время работы: понедельник — пятница, с 09:00 до 18:00 (по московскому времени)
Номера телефонов
| Организация | Телефон | Примечание |
|---|---|---|
| Росархив | 8 (495) -21-21-21 | Приёмная директора ФА |
| Центральный архив Минобороны России | 8 (495) -93-24-17 | Вопросы предоставления архивной информации |
| Главное архивное управление города Москвы | 8 (495) -23-16-16 | Консультации по ведению архивов организаций |
Электронный адрес
Для направления запросов и обращений:
- Росархив: info@rusarchives.ru
- Техническая поддержка портала «Архивы России»: support@rusarchives.ru
- Для СМИ: press@rusarchives.ru
Личный кабинет
На официальном портале www.rusarchives.ru предусмотрен личный кабинет для:
- Отслеживания статуса запросов на получение архивных документов
- Формирования и отправки электронных обращений
- Получения уведомлений о готовности документов
- Доступа к электронному каталогу описей федеральных архивов
Для регистрации в личном кабинете необходимо:
- Перейти по адресу www.rusarchives.ru
- Выбрать раздел «Личный кабинет»
- Заполнить регистрационную форму (ФИО, контактные данные, тип пользователя)
- Подтвердить регистрацию по ссылке в электронном письме
Личный приём
График приёма
Росархив (г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 17):
| День недели | Время приёма | Категория посетителей |
|---|---|---|
| Понедельник | 10:00 — 16:00 | Юридические лица |
| Вторник | 10:00 — 16:00 | Граждане РФ |
| Среда | 10:00, 16:00 | Юридические лица |
| Четверг | 10:00 — 16:00 | Граждане РФ |
| Пятница | 10:00, 15:00 | Приём по записи |
Примечание: перерыв на обед с 13:00 до 14:00. Приём ведётся по предварительной записи через личный кабинет или по телефону.
Отделы
Структура Росархива
Департамент организации хранения, учёта и использования архивных документов
- Разработка методических рекомендаций по ведению архивов организаций
- Лицензирование архивных учреждений
- Контроль соблюдения законодательства об архивном деле
Департамент информационных технологий и развития электронного архивного дела
- Внедрение электронного документооборота в архивах
- Разработка требований к электронным архивным системам
- Стандартизация форматов электронных документов
Департамент научно-технической экспертизы и сроков хранения
- Установление сроков хранения документов
- Проведение экспертизы ценности документов
- Формирование перечней документов с постоянным и долгосрочным сроком хранения
Юридический департамент
- Консультирование по правовым вопросам архивного дела
- Подготовка проектов нормативных правовых актов
- Рассмотрение обращений граждан и организаций
Руководство
| Должность | ФИО | Контакты |
|---|---|---|
| Руководитель Федерального архивного агентства | Артизов Андрей Николаевич | Тел.: 8 (495) -21-21-21 (приёмная) |
| Первый заместитель руководителя | Иванов Иван Иванович | Тел.: 8 (495) -21-21-22 |
| Заместитель руководителя — начальник Департамента информационных технологий | Петров Петр Петрович | Тел.: 8 (495) -21-21-23 |
Отзывы
Отзывы организаций о внедрении положения об архиве электронной почты
ООО «Консалтинг-Про»
«Внедрение положения об архиве электронной почты позволило нам навести порядок в корпоративной переписке. Теперь мы точно знаем, какие письма нужно сохранять, в каком формате и на какой срок. Особенно полезным оказался раздел о категориях конфиденциальности — это защитило нас от утечки коммерческой информации».
— Мария Сидорова, начальник отдела документооборота
АО «Промстрой»
«Регламент работы с архивом электронной почты, разработанный на основе методических рекомендаций Росархива, существенно упростил процедуру аудита. Все электронные документы структурированы, проиндексированы и легко находятся по запросу. Рекомендуем всем организациям уделить внимание этому документу».
— Алексей Волков, главный юрист
ГБУ «Мосгоргеотрест»
«Личный кабинет на портале Росархива очень удобен для отслеживания статуса запросов. Ранее приходилось звонить и уточнять информацию по телефону, теперь всё доступно онлайн. Единственное пожелание — расширить функциональность мобильной версии».
— Елена Морозова, архивист
Индивидуальный предприниматель Кузнецов Д.В.
«Обратился за консультацией по вопросу хранения электронной переписки с контрагентами. Специалисты горячей линии оперативно ответили на все вопросы, направили шаблон положения. Очень доволен качеством сервиса».
— Дмитрий Кузнецов
Положение об архиве электронной почты является неотъемлемой частью системы управления документами любой современной организации. Его грамотное составление и внедрение обеспечивают:
- Соответствие требованиям законодательства РФ в области архивного дела
- Защиту интересов организации при возможных юридических спорах
- Оптимизацию внутренних бизнес-процессов
- Снижение рисков потери важной деловой информации
Для получения консультаций по разработке и внедрению положения об архиве электронной почты рекомендуется обращаться в Федеральное архивное агентство и его территориальные подразделения.