В современном делопроизводстве каждая организация обязана обеспечить правильное оформление, хранение и, при необходимости, передачу архивных документов в государственный (муниципальный) архив. Данная статья подробно описывает нормативную базу, последовательность действий, требования к оформлению и контактные данные архивных подразделений.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс комплектования и передачи дел в архив:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет статус архивов, их функции и обязанности организаций‑источников.
2. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (утв. приказом Минкультуры РФ от № 447).
3. ГОСТ Р 6.30‑97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные формы документов» – регламентирует оформление листов, обложек, описи и актов.
4. Постановление Правительства РФ от № 1002 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта и использования архивных документов».

Классификация дел и номенклатура

Для упрощения комплектования в каждой организации формируется сводная номенклатура дел. Она отражает:

• Наименование дел (по подразделениям);
• Сроки хранения (постоянное, временное – более 10 лет, временное – до 10 лет);
• Объём (кол‑во листов, томов, электронных файлов).

Номенклатура утверждается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива организации. По требованию её необходимо пересматривать не реже одного раза в 5 лет или при изменении структуры организации.

Этапы подготовки дел к передаче в архив

Процесс подготовки дел делится на несколько логически связанных этапов.

1. Экспертиза ценности документов
   • Определение архивной, исторической, юридической и информационной ценности.
   • Разделение документов на категории: постоянное хранение, временное (свыше 10 лет) и временное (до 10 лет).
   • Согласование результатов экспертизы экспертной комиссией организации.
2. Формирование описи дел
   • Составление описи дел в соответствии с приложением 25 к Правилам архивного дела.
   • Указание: номер дела, наименование, срок хранения, количество листов, наличие электронных копий.
   • Подпись и визирование описи руководителем службы делопроизводства и руководителем архива.
3. Оформление документов
   • Нумерация листов (по ГОСТ Р 6.30‑97).
   • Оформление обложек (для дел постоянного и временного хранения).
   • Переплет (если требуется) – в соответствии с правилами архивного фонда.
4. Подготовка актов приема‑передачи
   • Акт подписывается уполномоченными представителями организации‑источника и архива.
   • В акте указываются: перечень передаваемых дел, их количество, дата передачи, подписи ответственных лиц.
5. Транспортировка документов
   • Согласование сроков доставки с архивом.
   • Выбор способа транспортировки (служебный автотранспорт, курьерская служба).
   • Обеспечение сохранности (упаковка, маркировка, страхование).
6. Приём‑передача в архив
   • Проверка правильности формирования дел сотрудником архива.
   • Подписание акта приема‑передачи обеими сторонами.
   • Внесение сведений о переданных делах в реестр архивных документов.

Сроки и график передачи

График передачи дел разрабатывается руководителем организации и согласуется с архивом. В типичном случае:

• Ежеквартальная передача дел, завершивших свой срок хранения.
• Экстренная передача в случае реорганизации, ликвидации подразделения или смены руководства.

Оформление описи и актов

Для каждого передаваемого дела оформляются следующие документы:

1. Опись дел – основной документ, содержащий полную информацию о содержимом дела.
2. Акт приема‑передачи – подтверждающий факт передачи и приемки.
3. Список документов, подлежащих уничтожению (если часть материалов уже не требуется хранить).

Все документы подписываются в двух экземплярах: один остаётся в организации‑источнике, второй передаётся в архив.

Транспортировка и приём‑передача

Транспортировка должна соответствовать требованиям ФЗ‑125 о сохранности архивных документов:

• Использовать специальные коробки или папки, защищённые от влаги и механических повреждений.
• Маркировать каждую упаковку номером дела и сроком хранения.
• При необходимости привлекать специализированные транспортные компании, имеющие лицензии на перевозку архивных материалов.

Ответственность и контроль

Согласно пункту 3.7 Федерального закона № 125‑ФЗ, специалисты структурных подразделений несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов. Контроль за процессом комплектования осуществляется:

• Внутренними аудиторами организации.
• Контрольно‑надзорными органами архивного фонда.
• Экспертной комиссией, формируемой из числа архивистов и руководителей подразделений.

Нарушения могут привести к административной ответственности, штрафам и дисциплинарным мерам.

Контактная информация

Официальный сайт

https://www.gosarchive.ru

Горячая линия

Телефон горячей линии: 8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная (офис): +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел экспертизы ценности документов: +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

info@gosarchive.ru

Личный кабинет

Для организаций‑источников доступен личный кабинет на портале государственных услуг. Через него можно:

• Отправлять электронные описи дел;
• Отслеживать статус передачи;
• Получать уведомления о предстоящих проверках.

Личный приём (приёмная)

Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5

Время работы: пн‑пт 09:00‑18:00 (без перерыва). Приём по предварительной записи.

График приёма

Отделы архива

• Отдел комплектования и приёма дел – отвечает за проверку и регистрацию передаваемых дел.
• Отдел экспертизы ценности документов – проводит оценку архивной и исторической ценности.
• Отдел электронного документооборота – принимает и оформляет электронные описи.
• Отдел информационно‑технического обеспечения – обеспечивает хранение в цифровом виде.

Руководство архива

Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович

Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑70

Электронная почта: director@gosarchive.ru

Отзывы и оценки качества работы

Отзывы о работе архива можно оставить на официальном портале госуслуг или в разделе «Отзывы» на сайте:

• https://www.gosarchive.ru/otzyvy
• Сервис «Рейтинг государственных услуг» – рейтинг 4,8/5 (по состоянию на 2026‑06‑23).

Для успешного комплектования и передачи дел в государственный архив необходимо:

1. Точно следовать нормативным документам (ФЗ‑125, Правила архивного дела, ГОСТ Р 6.30‑97).
2. Своевременно проводить экспертизу ценности и формировать описи.
3. Обеспечить правильное оформление (нумерация, обложка, переплет).
4. Согласовать график передачи с архивом и использовать официальные каналы (личный кабинет, акт приема‑передачи).
5. Контролировать процесс через внутренний аудит и при необходимости привлекать экспертов‑архивистов.

Соблюдение всех перечисленных требований гарантирует сохранность архивных документов, их юридическую силу и возможность дальнейшего использования в исторических, научных и правовых целях.