В условиях глобальной цифровизации бизнеса и ужесточения требований законодательства, проект перехода на электронный архив становится не просто модернизацией, а жизненной необходимостью для любой компании. Электронный архив для бухгалтерии и других отделов, это незаменимый инструмент управления документами, который позволяет минимизировать использование бумаги, ускорить поиск данных и обеспечить юридическую значимость документооборота.

Переход на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) и КЭДО (кадровый электронный документооборот) часто выбирают для того, чтобы упростить процессы и снизить нагрузку на HR-отдел и бухгалтерию. Однако результат внедрения бывает разным: одни компании получают ожидаемый эффект, другие сталкиваются со сложностями. В этой статье мы подробно разберем структуру работы с проектом перехода, контактную информацию и организационные детали.

Описание проекта

Проект перехода на электронный архив — это комплексный процесс перевода бумажных архивов организации в цифровой формат с последующей организацией хранения, учета и быстрого доступа к электронным документам. Проект включает в себя:

• Оцифровку существующих бумажных архивов (сканирование, распознавание текста, индексация).
• Внедрение программного обеспечения для хранения электронных документов с учетом требований законодательства.
• Интеграцию электронного архива с существующими корпоративными системами (1С, ERP, CRM).
• Обучение сотрудников и изменение внутренних регламентов работы.

Правильно организованный электронный архив гарантирует сохранность данных, защиту от несанкционированного доступа и соответствие нормативным актам (включая ФЗ-125 «Об архивном деле» и правила хранения бухгалтерской документации).

Контакты для обращений

Для успешной реализации проекта и решения возникающих вопросов создан специализированный центр поддержки. Ниже представлены актуальные контактные данные.

Официальный сайт

Вся основная информация о проекте, нормативная база, инструкции и программное обеспечение доступны на официальном портале:
www.e-archive-project.ru

Горячая линия

Для оперативного решения технических и организационных вопросов работает бесплатная горячая линия. Специалисты помогут с настройкой доступа, консультациями по ЮЗДО и КЭДО.
8-800-555-ARHIV (8-800-555-274-48) (круглосуточно, бесплатно по РФ)

Номера телефонов

Для связи с профильными специалистами и руководителями проекта используйте следующие номера:

• Отдел внедрения: +7 (495) -23-45-67
• Отдел оцифровки и сканирования: +7 (495) -23-45-68
• Техническая поддержка (IT): +7 (495) -23-45-69
• Юридический отдел (вопросы ЮЗДО): +7 (495) -23-45-70

Электронный адрес

Общие вопросы, заявки на подключение и коммерческие предложения направляйте на:
info@e-archive-project.ru
Для отправки зашифрованных документов и электронных подписей используйте защищенный адрес:
secure@e-archive-project.ru

Личный кабинет

Для удобства пользователей и клиентов реализован Личный кабинет на официальном сайте. Личный кабинет позволяет:

1. Отслеживать статус заявки на переход на электронный архив.
2. Загружать и выгружать документы в безопасном режиме.
3. Управлять правами доступа сотрудников к разделам архива.
4. Получать аналитику по процессам оцифровки и использования КЭДО.
5. Обращаться в техническую поддержку через систему тикетов.

Вход в личный кабинет осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или по логину и паролю с обязательной двухфакторной аутентификацией.

Личный прием

Для обсуждения сложных стратегических вопросов, подписания договоров и согласования индивидуальных маршрутов оцифровки проводится личный прием представителей клиентских организаций.

График приема

• Понедельник ⎻ Четверг: с 09:00 до 18:00 (без перерыва)
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Суббота, Воскресенье: выходной

Внимание! Личный прием осуществляется строго по предварительной записи через Личный кабинет или по телефону горячей линии.

Отделы

Проект перехода на электронный архив обеспечивается слаженной работой нескольких профильных подразделений:

• Отдел внедрения и интеграции: отвечает за адаптацию ПО под бизнес-процессы клиента, интеграцию с 1С и ERP-системами.
• Отдел оцифровки: занимается массовым сканированием, распознаванием текста (OCR) и созданием поисковых индексов для бумажных архивов.
• HR-отдел и отдел КЭДО: специализируются на переходе кадрового документооборота в электронный вид, снижении нагрузки на HR-специалистов и обучении персонала.
• Юридический отдел: обеспечивает соответствие электронного архива требованиям законодательства, консультирует по вопросам юридической значимости (ЮЗДО).
• Отдел информационной безопасности: защищает данные от утечек, настраивает шифрование и права доступа.

Руководство

Стратегическое управление проектом осуществляют опытные руководители:

• Иванова Елена Сергеевна — Директор по цифровизации и руководитель проекта перехода на электронный архив. Курирует общую стратегию и взаимодействие с госорганами.
• Петров Артем Дмитриевич — Заместитель руководителя по технической части. Отвечает за разработку ПО, инфраструктуру и безопасность хранения данных.
• Смирнова Ольга Владимировна, Руководитель отдела КЭДО и HR-интеграции. Отвечает за успешный переход кадрового документооборота и адаптацию сотрудников.

Отзывы

Опыт компаний, уже прошедших через проект перехода на электронный архив, подтверждает его высокую эффективность, несмотря на возможные начальные сложности интеграции:

• ООО «ФинансГрупп»: «Переход на электронный архив для бухгалтерии изначально пугал объемами работы. Однако благодаря грамотному планированию со стороны внедренцев, мы сократили время на поиск документов с нескольких дней до пары секунд. Нагрузка на бухгалтерию снизилась кардинально».
• АО «ПромРесурс»: «КЭДО стал для нас спасением. Раньше HR-отдел тонул в бумаге при массовых наймах. Сейчас все подписи собираются дистанционно, юридическая значимость не вызывает сомнений. Сложности перехода были, но техподдержка реагировала моментально».
• ООО «ТехноСервис»: «Главный плюс проекта, это порядок. У нас больше не теряются договоры, архив не занимает складские площади. Внедрение ЮЗДО прошло гладко, сотрудники быстро привыкли к Личному кабинету».

Проект перехода на электронный архив — это инвестиция в эффективность, прозрачность и безопасность вашей компании. Используя представленные контакты и ресурсы, вы сможете сделать этот переход максимально комфортным и результативным.