Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Цели и задачи электронного архива
3. Объект и сфера применения
4. Терминология
5. Требования к формированию и ведению архива
6. Порядок доступа и использования
7. Обеспечение информационной безопасности
8. Сохранность и долгосрочное хранение
9. Уничтожение и вывод из архива
10. Ответственность и контроль
11. Обращения и отзывы
12. Контактные данные

Электронный архив – это совокупность документов, созданных, полученных или обработанных в электронном виде, которые подлежат систематическому хранению, учёту и использованию в соответствии с установленными нормативными актами.

Настоящий регламент определяет порядок создания, ведения, доступа, защиты и утилизации электронных архивных документов в государственных и муниципальных органах, а также в организациях, осуществляющих функции публичного управления.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 300-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (от ).
• Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении Положения об электронных архивах».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронные документы. Общие требования к их оформлению и использованию».
• Стандарты ISO/IEC 27001, ISO 15489‑1 (управление документами).

Цели и задачи электронного архива

1. Обеспечение достоверности и целостности архивных документов.
2. Гарантирование их доступности в течение установленного срока хранения.
3. Снижение затрат на физическое хранение бумажных носителей.
4. Поддержка электронного документооборота и автоматизации бизнес‑процессов.
5. Соблюдение требований законодательства о защите персональных данных.

Объект и сфера применения

Регламент распространяется на:

• Государственные органы Российской Федерации, органы субъектов РФ и муниципальные органы;
• Организации, получающие государственное финансирование и обязанные вести электронный архив;
• Все виды электронных документов, включая текстовые файлы, электронные таблицы, изображения, аудио‑ и видеоматериалы, электронные подписи и метаданные.

Терминология

Требования к формированию и ведению архива

Формат и структура файлов

• Документы должны сохраняться в открытых, международно признанных форматах (PDF/A, XML, CSV, TIFF).
• Для каждого файла обязателен набор метаданных: идентификатор, дата создания, автор, классификатор, срок хранения, статус доступа.

Техническое обеспечение

1. Использовать сертифицированные системы электронного архива (СЭА) с поддержкой электронных подписей.
2. Обеспечить резервное копирование не реже одного раза в сутки и хранение копий в географически разнесённых дата‑центрах.
3. Внедрить систему контроля версий и журналирования всех операций над документами.

Квалификация персонала

Сотрудники, работающие с электронным архивом, обязаны пройти обучение по темам:

• Основы архивного дела;
• Информационная безопасность и защита персональных данных;
• Работа с СЭА и электронными подписями.

Порядок доступа и использования

Доступ к архивным документам предоставляется в соответствии с их классификацией:

• Открытый доступ – любой пользователь сети Интернет может просматривать документ.
• Ограниченный доступ – доступ только уполномоченным сотрудникам организации.
• Конфиденциальный доступ – требуется наличие соответствующего уровня допуска и двухфакторной аутентификации.

Запросы на предоставление документов оформляются через личный кабинет (см. раздел Контактные данные).

Обеспечение информационной безопасности

1. Применять шифрование данных как в состоянии покоя (AES‑256), так и при передаче (TLS 1.3).
2. Контролировать доступ с помощью системы ролей и прав (RBAC).
3. Проводить регулярные аудиты безопасности (не реже одного раза в квартал).
4. Вести журнал всех попыток доступа, включая неуспешные.

Сохранность и долгосрочное хранение

Сроки хранения определяются нормативными актами:

• Документы, относящиеся к финансовой деятельности – минимум 10 лет;
• Документы, связанные с правовым регулированием – минимум 5 лет;
• Исторически значимые документы – бессрочно.

Для обеспечения долговременной сохранности применяется миграция форматов каждые 5–7 лет и периодическая проверка целостности (контрольные суммы SHA‑256).

Уничтожение и вывод из архива

1. Подготовка акта вывода, подписываемого руководителем архивного подразделения.
2. Физическое уничтожение носителей (если применимо) в соответствии с ГОСТ Р 51583‑2006.
3. Удаление электронных копий после подтверждения безвозвратного уничтожения.

Ответственность и контроль

За соблюдение регламента отвечают:

• Руководитель архивного подразделения – общая координация и утверждение процедур.
• Специалисты по информационной безопасности – контроль за соблюдением требований ИБ.
• Ответственные за документооборот – корректность метаданных и сроков хранения.

Нарушения могут повлечь дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Обращения и отзывы

Граждане и организации могут направлять обращения, предложения и отзывы по работе электронного архива через следующие каналы:

• Электронную форму на официальном сайте (раздел «Обратная связь»).
• Горячую линию +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно).
• Электронную почту archive@government.ru.
• Личный кабинет – возможность оставить сообщение в личном разделе.

Ответ на обращение предоставляется в течение 5 рабочих дней. При необходимости – направление вопроса в профильный отдел.

Контактные данные

Официальный сайт

https://archive.gov.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов подразделений

• Отдел документального обеспечения – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел информационной безопасности – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел технической поддержки – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

Э‑почта: archive@government.ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету используйте ссылку: https://archive.gov.ru/personal. Через кабинет можно:

• Отправлять запросы на доступ к документам;
• Отслеживать статус своих обращений;
• Получать уведомления о новых нормативных актах.

Личный приём (приёмные часы)

Приёмные часы руководителя архивного подразделения:

• Понедельник – пятница: 09:00 – 12:00 и 14:00 – 17:00
• Суббота, воскресенье – выходные.

Адрес приёмного кабинета: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5.

График приёма в отделах

Руководство

• Иванов Сергей Петрович – Директор Федерального архива РФ
• Смирнова Елена Викторовна – Заместитель директора по информационной безопасности
• Кузнецов Андрей Алексеевич – Руководитель отдела документального обеспечения

Отзывы

Для оставления отзыва о работе электронного архива используйте форму «Отзывы и предложения». Отзывы публикуются после модерации в разделе «Отзывы пользователей» на официальном сайте.

Регламент электронного архива – это комплексный документ, который обеспечивает законность, надёжность и эффективность управления электронными документами в государственных структурах. Его соблюдение гарантирует сохранность информации, упрощает доступ к архивным материалам и повышает уровень доверия граждан к государственным услугам.

При возникновении вопросов, связанных с применением регламента, рекомендуется обращаться в указанные выше контактные пункты.