Списки источников комплектования – это официальные реестры организаций, учреждений и граждан, документы которых передаются в архив для постоянного хранения. Такие списки формируются в соответствии с законодательством РФ (Федеральный закон «Об архивном деле», Приказ Минкультуры РФ № 150 от и локальными нормативными актами муниципального образования).
Что входит в понятие «источник комплектования»?
Источник комплектования – это юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуются архивные документы, подлежащие передаче в архив. К источникам относятся:
- Государственные органы (федеральные, региональные, муниципальные);
- Органы местного самоуправления (советы, администрации, комиссии);
- Государственные и муниципальные учреждения (школы, больницы, библиотеки, культурные центры);
- Негосударственные организации (частные компании, некоммерческие фонды, общественные объединения) – включаются на основании договора;
- Граждане – если в их деятельности образуются документы, представляющие историческую или культурную ценность (например, личные архивы, фотокарты, аудиовизуальные материалы).
Классификация источников комплектования
2.1 По уровню управления
- Федеральные органы (Министерства, службы, агентства).
- Региональные органы (управления, департаменты).
- Муниципальные органы (администрация, советы, комиссии).
2.2 По типу организации
- Образовательные учреждения (школы, детские сады, вузы).
- Здравоохранительные учреждения (поликлиники, больницы);
- Культурные и спортивные организации (музеи, театры, клубы).
- Предприятия и компании (промышленные, торговые, сельскохозяйственные).
- Некоммерческие и общественные организации.
2.3 По видам передаваемых документов
- Документы архивного фонда РФ (делопроизводственная, бухгалтерская, кадровая документация).
- Научно‑техническая документация.
- Аудиовизуальные материалы (фотографии, видеозаписи, аудиозаписи).
- Электронные архивы (базы данных, электронные письма, цифровые копии).
Как формируются списки источников комплектования?
Процедура формирования списка состоит из нескольких этапов:
- Идентификация потенциальных источников. На основании анализа деятельности муниципального образования составляется перечень всех юридических лиц, подлежащих обязательному комплектованию.
- Согласование с руководством органов. Руководители органов и учреждений подписывают акт о передаче документов в архив.
- Регистрация в реестре. После подписания всех документов информация вносится в Список источников комплектования муниципального архива и публикуется на официальном сайте архива.
- Контроль и актуализация. Ежегодно проводится проверка актуальности списка, вносятся изменения (добавление новых источников, исключение закрывшихся организаций).
Пример списка источников комплектования (муниципальное образование Котлас)
| # | Наименование организации | Тип организации | Вид передаваемых документов | Основание передачи |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Администрация муниципального образования Котлас | Орган местного самоуправления | Делопроизводственная, финансовая, кадровая документация | Закон РФ «Об архивном деле» |
| 2 | Школа № 12 г. Котлас | Образовательное учреждение | Учебные планы, аттестационные листы, фотокарты | Приказ Минобрнауки № 123/2023 |
| 3 | ООО «ТехноСервис» | Негосударственное предприятие | Техническая документация, проектные материалы | Договор № 45/2024 от |
| 4 | Гражданин Иванов И.И. | Физическое лицо | Личные архивы, фотокарты, аудиовизуальные материалы | Договор о передаче архивных материалов № 7/2025 |
Порядок передачи документов в архив
- Подготовка актов и договоров (юридический отдел архива).
- Согласование сроков и формата передачи (электронный/бумажный).
- Транспортировка (служба логистики архива) с соблюдением требований к сохранности.
- Регистрация поступивших материалов в Книге регистрации документов.
- Оценка состояния документов, их инвентаризация и размещение в фонд.
Почему списки источников комплектования важны?
Наличие актуального и полнoго списка гарантирует:
- Соблюдение законных требований по сохранению государственных и муниципальных документов;
- Полноту исторического и культурного наследия региона;
- Прозрачность работы архива и возможность контроля со стороны граждан и органов власти;
- Эффективное планирование архивных ресурсов (пространства, средств охраны, цифровизации).
Обратная связь и отзывы
Граждане и организации могут оставить отзыв о работе архива, а также задать вопросы по комплектованию документов. Отзывы публикуются в разделе «Отзывы» на официальном сайте и учитываются при улучшении сервисов.
Отзыв от директора школы № 12: «Сотрудники архива помогли быстро оформить передачу учебных материалов, предоставили удобный личный кабинет для отслеживания статуса документов. Спасибо за профессионализм!»
Отзыв от гражданина Петрова А.С.: «Благодарю архив за возможность передать семейные фотокарты в публичный фонд. Процесс был простым, а персонал вежливым и компетентным.»
Контактная информация для обращений
Официальный сайт
https://archive.kotlas.ru
Горячая линия
Тел.: +7 (8182) -5‑01‑23 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел делопроизводства – +7 (8182) -5‑01‑24
- Отдел договоров и юридический отдел – +7 (8182) -5‑01‑25
- Отдел цифровизации и электронных архивов – +7 (8182) -5‑01‑26
Электронный адрес
info@archive.kotlas.ru
Личный кабинет
Для подачи заявок, отслеживания статуса передачи и получения копий документов используйте личный кабинет. Регистрация доступна всем юридическим и физическим лицам.
Личный прием
Приём граждан и представителей организаций проводится по записи.
График приёма
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 17:00
- Суббота: 10:00 – 14:00 (по предварительной договорённости)
- Воскресенье: выходной
Отделы архива
- Отдел делопроизводства и архивного фонда
- Отдел договоров и правового обеспечения
- Отдел цифровых технологий и электронных архивов
- Отдел научно‑технической и аудиовизуальной документации
- Отдел работы с гражданами и общественными организациями
Руководство
Главный архивариус: Иванова Мария Петровна
Заместитель по работе с документами: Смирнов Алексей Викторович
Контактный телефон руководства: +7 (8182) -5‑01‑27
Отзывы
Оставить отзыв можно через форму «Обратная связь» на сайте или отправив письмо на feedback@archive.kotlas.ru.
Составление и поддержание актуального списка источников комплектования – фундаментальная задача муниципального архива, обеспечивающая сохранность исторической памяти и правовую надёжность документооборота в регионе.