Дата актуализации:  г․ 13:47

Правовая база

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет, что документы по личному составу (в т․ч; трудовые договоры) являются архивными документами․
2. Приказ Росархива от № 236 (утверждён Перечень типовых управленческих архивных документов) – фиксирует конкретные сроки хранения трудовых договоров и сопутствующих документов․
3. Трудовой кодекс РФ, ст․ 435, 444, 445 – регламентируют порядок формирования и ведения личных дел работников․
4. Постановление Правительства РФ № 55 от (в редакции 2024‑г․) – уточняет сроки хранения кадровой документации в зависимости от даты её создания․

Общие правила хранения трудовых договоров

• Трудовой договор относится к документам по личному составу и подлежит долговременному хранению в архиве организации․
• Документы хранятся в печатном виде (бумажный носитель) и/или в электронном виде при условии соблюдения требований к электронному документообороту (подпись, неизменяемость, резервное копирование)․
• Приём‑передача в архив осуществляется по акту, который подписывается уполномоченными лицами (руководитель отдела кадров и руководитель организации)․
• Сроки хранения считаются от даты окончания действия договора (или от даты увольнения, если договор расторгнут)․

Сроки хранения в зависимости от даты заключения договора

Период заключения договора	Срок хранения (с момента окончания действия договора)	Примечание
До  г․	75 лет	Документы считаются «документами, образованными до 1 янв․ 2003» и относятся к категории долговременного хранения․
С  по  г․	50 лет	Согласно Приказу Росархива № 236 (2020 г․) – срок уменьшён, но остаётся более 10 лет․
С  г․ и позже	3 года после окончания действия договора	Для новых договоров установлен более короткий срок, однако при наличии трудовых отношений в условиях тяжёлого или вредного труда срок увеличивается до 75 лет․

Особые случаи

• Трудовые договоры с условием тяжёлого/вредного труда – срок хранения увеличивается до 75 лет независимо от даты заключения․
• Служебные контракты, соглашения об изменении и расторжении – хранятся в том же сроке, что и основной трудовой договор․
• Документы, связанные с ГПХ (гражданско‑правовыми договорами), приравненные к трудовым договорам, также подпадают под указанные сроки (50/75 лет)․

Порядок организации хранения

1. Формирование личного дела – в него включаются трудовой договор, приказы о приёме, переводе, увольнении, справки, аттестационные листы и т․д․
2. Внутреннее хранение (оперативный срок) – до увольнения работника документы находятся в отделе кадров в порядке «дело‑папка»․ Срок оперативного хранения – до 3 лет после увольнения․
3. Передача в архив – после истечения оперативного срока (или сразу, если договор уже «завершён»), документы передаются в архив организации․ Оформляется акт передачи, в котором указывается:
   • наименование документа;
   • дата заключения и дата окончания действия;
   • срок хранения согласно Перечню;
   • номер архивного дела․
4. Электронный архив – при наличии системы электронного документооборота (1С:Документооборот, SAP, etc․) документы сканируются, подписываются квалифицированной электронной подписью и помещаются в электронный архив с теми же сроками․
5. Контроль и проверка – отдел внутреннего контроля периодически проверяет соответствие сроков хранения нормативным требованиям (раз в год)․

Ответственность за нарушение сроков хранения

Согласно статье 5․2 Федерального закона № 125‑ФЗ, нарушение требований к срокам хранения может привести к:

• Административной ответственности (штрафы до 300 000 руб․ для юридических лиц);
• Уголовной ответственности в случае умышленного уничтожения архивных документов, если это привело к тяжким последствиям․

Практические рекомендации работодателю

• Вести регистры учёта трудовых договоров (в бумажном и электронном виде) с указанием даты окончания действия и срока хранения․
• Установить в компании политику автоматической передачи в архив после 3‑х лет с момента увольнения․
• Обучать персонал отдела кадров правилам оформления актов передачи и работы с архивными системами․
• Регулярно проверять актуальность перечня сроков хранения (приём новых нормативных актов)․

---

Контактная информация для обращений

Официальный сайт

https://www․example-archive․ru

Горячая линия

Тел․: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов отдела кадров

• Москва: +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург: +7 (812) -87‑65‑43

Электронный адрес

archiv@company․ru

Личный кабинет

Для сотрудников: https://portal․company․ru/login

Личный приём (отдел кадров)

Адрес: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, офис 5

График приёма

Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00)

Отделы, отвечающие за хранение документов

1. Отдел кадров
2. Отдел архивного дела
3. Отдел внутреннего контроля

Руководство

• Генеральный директор – Иванов И․И․
• Директор по кадрам – Петрова А․С․
• Начальник отдела архивного дела – Смирнов В․В․

Отзывы

«Отдел кадров быстро оформил передачу документов в архив, всё сделано в полном соответствии с законодательством» – Мария К;, сотрудник отдела IT

«Горячая линия отвечает в течение 2‑х минут, помогли разобраться в сроках хранения» – Алексей Л․, руководитель проекта