Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника․
В большинстве случаев она передаётся работнику при увольнении․ Однако в ряде ситуаций
книжка остаётся у работодателя и в дальнейшем попадает в архив организации․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от № 1321 (комментарий к нему)․
• Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 71, 73)․

Согласно Постановлению № 1321:

1. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работником при увольнении, хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет․
2. По истечении этого срока невостребованные книжки переводятся в архив организации и хранятся там 50 лет․
3. По прошествии 50‑летнего срока документы подлежат уничтожению․

Когда книжка попадает в архив?

Книжка может оказаться в архиве в следующих случаях:

• Работник не забрал трудовую книжку при увольнении (по своей вине или по обстоятельствам)․
• Работник скончался, а ближайшие родственники не запросили книжку․
• Организация находится в процессе ликвидации – все невостребованные книжки передаются в государственный (муниципальный) архив․
• Книжка оставлена в отделе кадров в связи с ошибкой оформления или отсутствием подписи получателя․

Порядок сдачи трудовой книжки в архив

Для корректного оформления сдачи необходимо выполнить следующие шаги:

Подготовка документов

• Список невостребованных трудовых книжек (форма «Учет трудовых книжек»)․
• Подтверждение того, что книжка действительно не востребована (подпись работника в личной карточке, запись в журнале выдачи)․
• Акт приёма‑передачи от отдела кадров в архив (подписывается руководителем отдела кадров и заведующим архивом)․

Оформление акта

Акт должен содержать:

• Дата и место составления․
• Перечень передаваемых книжек (фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер книжки)․
• Подписи ответственных лиц (начальник отдела кадров, заведующий архивом)․
• Печать организации․

Перемещение в архив

После подписания акта книжки помещаются в отдельный сейф/шкаф, где хранятся в условиях,
соответствующих требованиям к архивным документам (температура, влажность, защита от
пожара)․

Сроки и условия хранения в архиве

Как получить трудовую книжку из архива?

Если вам срочно нужна книжка (например, для трудоустройства), следует:

1. Обратиться в отдел кадров организации с письменным заявлением (можно через личный кабинет)․
2. Указать причину запроса и предоставить документ, удостоверяющий личность․
3. Отдел кадров направит запрос в архив․ При положительном решении вам будет выдана копия акта выдачи․
4. Получить книжку в отделе кадров (обычно в течение 5‑10 рабочих дней)․

Важно: если организация ликвидирована и книжка передана в государственный архив, запрос делается в государственный архив по месту нахождения организации․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли потребовать возврат книжки без объяснения причин?

Да․ Трудовой кодекс гарантирует работнику право на получение своей трудовой книжки в любой момент․
Если книжка находится в архиве, работодатель обязан её выдать в разумный срок․

Нужно ли платить за выдачу книжки из архива?

Согласно КонсультантПлюс, за выдачу (или дубликат) книжки может взиматься небольшая плата:
50 копеек за трудовую книжку, 30 копеек за вкладыш․ Однако в большинстве организаций эта плата отменена․

Что делать, если книжка утеряна?

Необходимо оформить заявление о потере, получить справку из отдела кадров и подать заявление
на выдачу дубликата в территориальный орган Пенсионного фонда РФ․

Можно ли хранить электронные копии трудовых книжек в архиве?

Электронные копии могут использоваться для внутреннего учета, но оригинал (бумажный документ)
должен храниться в архиве в соответствии с законодательством․

Контактная информация для обращений

Сдача трудовой книжки в архив – процесс, строго регламентированный законодательством․
Соблюдение сроков (2 года в кадровой службе, 50 лет в архиве) и правильное оформление актов
позволяют избежать юридических конфликтов и обеспечить возможность быстрого возврата документа
при необходимости․ При возникновении вопросов рекомендуется обращатся в отдел кадров или в
отдел архивного дела – контакты указаны выше․