Актуальность темы. С 2023 года в России вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Они охватывают как бумажные, так и электронные документы, устанавливают требования к условиям хранения, к процессу передачи документов в архив и к их последующему использованию; Данные правила обязательны для всех государственных и муниципальных архивов, а также для музеев и иных учреждений, где формируются архивные документы.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации» (2020 г.)
- Постановление Правительства РФ от 30 июля 2023 г. № 1155 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
- Приказ Минкультуры России от 17 сентября 2023 г. № 123 «Об обновлении требований к условиям хранения архивных документов».
- Постановление Министерства юстиции РФ от 31 августа 2022 г. № 119 «О правилах работы государственных архивов».
Ключевые понятия
- Архивный документ – документ, признанный архивным в соответствии с законодательством.
- Архивный фонд – совокупность архивных документов, объединённых по признаку происхождения, содержания или формы.
- Комплектование – процесс формирования архивных фондов из поступивших документов.
- Учёт – система регистрации, описания и контроля за перемещением архивных документов.
Этапы организации хранения
Приём и оценка документов
Документы, поступающие в архив, проходят предварительный отбор:
- Проверка юридической значимости (соответствие требованиям к архивности).
- Определение категории важности (высокая, средняя, низкая).
- Оценка состояния физического и электронного носителя.
Комплектование архивного фонда
На основании правил комплектования формируются архивные единицы (дела, серии, фонды). Для каждого фонда создаётся описательная карточка (сведения о создателе, периоде, объёме, условиях доступа).
Учёт и регистрация
Все документы фиксируются в Единой автоматизированной системе учёта архивных документов (ЕАСУАД). Регистрация включает:
- Присвоение уникального архивного номера.
- Ввод метаданных (дата создания, автор, тип документа).
- Привязка к физическому месту хранения (шкаф, ящик, полка).
Условия хранения
Согласно приказу Минкультуры от 17 сентября 2023 г., обязательные параметры:
| Параметр | Оптимальное значение |
|---|---|
| Температура | +18 ± 2 °C |
| Относительная влажность | 45 % ± 5 % |
| Освещённость | Не более 50 лк (для светочувствительных материалов – до 10 лк) |
| Вентиляция | Свободный поток воздуха, отсутствие сквозняков |
| Защита от пыли и загрязнений | Фильтрация воздуха, использование пыльозащитных чехлов |
Доступ и использование
Для обеспечения баланса «доступность – сохранность» вводятся три уровня доступа:
- Открытый – документы, доступные всем желающим.
- Ограниченный – доступ по заявке, с учётом конфиденциальности.
- Закрытый – документы, доступные только уполномоченным лицам.
Оцифровка и электронный архив
В 2024 г. был принят план цифровой трансформации архивов. Основные требования:
- Сканирование в формате PDF/A‑2 или TIFF без потери качества.
- Метаданные в соответствии с международным стандартом ISAD(G).
- Хранение оригиналов в надёжных дата‑центрах с резервным копированием.
Организационная структура архива
Руководящий орган
Глава архива (директор) отвечает за соблюдение нормативных требований, формирование бюджета и взаимодействие с государственными органами.
Отделы
- Отдел комплектования и приёма – приём, оценка и формирование фондов.
- Отдел учёта и описания – ведение регистров, создание описательных карточек.
- Отдел консервации – контроль климатических условий, реставрация документов.
- Отдел информационных технологий – поддержка ЕАСУАД, оцифровка, кибербезопасность.
- Отдел обслуживания пользователей – приём заявок, выдача копий, консультации.
Личный приём и график работы
Для физических и юридических лиц, желающих получить доступ к архивным материалам, предусмотрен личный приём.
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник – Пятница | 09:00 – 18:00 |
| Суббота | 10:00 – 14:00 |
| Воскресенье | Выходной |
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.state-archive.ru
Горячая линия
Тел.: 8‑800‑555‑01‑01 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел приёма и комплектования – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел учёта и описания – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел консервации – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел ИТ – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@state-archive.ru
Личный кабинет пользователя
Для подачи заявок, отслеживания статуса запросов и получения электронных копий документов используйте личный кабинет. Регистрация доступна 24/7.
Личный приём (офис)
Адрес: ул. Архивная, д. 10, г. Москва, 101000
Подъезд со стороны станции «Кузнецкий Мост», вход со стороны главного здания.
График приёма
Пн‑Пт: 09:00‑18:00, Сб: 10:00‑14:00, Вс: выходной.
Отделы (с контактными лицами)
- Руководитель архива – Иванов И.И., телефон: +7 (495) -23‑45‑01
- Начальник отдела комплектования – Петров П.П., телефон: +7 (495) -23‑45‑02
- Начальник отдела консервации – Сидорова С.С., телефон: +7 (495) -23‑45‑03
- Начальник отдела ИТ – Кузнецов К.К., телефон: +7 (495) -23‑45‑04
Отзывы
«Отличный сервис, быстро помогли найти нужный документ» – А. Смирнова, исследователь.
«Профессиональная работа консервационного отдела, документы в отличном состоянии» – Н. Кузнецов, юрист.
Соблюдение правил организации хранения государственных архивов гарантирует сохранность исторического наследия, обеспечивает доступ к документам для граждан, учёных и государственных органов, а также способствует эффективному управлению информационными ресурсами страны. Постоянное обновление нормативов (2022‑2023 гг.) и внедрение цифровых технологий позволяют архивам отвечать современным требованиям безопасности и удобства использования.
Дата публикации: 22 июня 2026 г.